PHÓ PHÒNG HÀNH CHÍNH

Mô tả Công việc
1. Hành Chính​
- Chịu trách nhiệm phân công công việc và giám sát các hoạt động hành chính của đảm bảo điều kiện làm việc cho Xây dựng kế hoạch chi phí hành chính & theo dõi, kiểm soát thực hiện;
- Xây dựng quy chế văn thư lưu trữ và giám sát, quản lý việc ban hành văn bản, chính sách theo sự chỉ đạo của Ban Tổng Giám Đốc;
- Lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, chuyển phát nhanh...;
- Quản lý tài sản, duy tu bảo trì tài sản văn phòng đảm bảo hoạt động tốt. Quản lý con dấu, bảo quản và sử dụng dấu;
- Kiểm soát việc thực hiện các quy định về vệ sinh, môi trường, PCCC, an ninh của văn phòng;
- Quản lý việc sử dụng CCDC, TSCĐ, các trang thiết bị làm việc của Công ty;
- Tổ chức công tác hậu cần sự kiện, hội họp tại công ty.
2. Quản lý khu vực
- Cập nhật liên tục/ triển khai cho các nhân sự cấp dưới nắm bắt các thông tin thay đổi từ sơ đồ tổ chức, sơ đồ chức danh để đưa vào công việc có liên quan;
- Tổng hợp và phân tích các yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban/ bộ phận phù hợp với định biên nhân sự từ đó xây dựng chiến lược tuyển dụng và bổ dụng hợp lý;
- Kết hợp phỏng vấn/ triển khai quy trình phỏng vấn online và offline để tuyển chọn ứng viên và đảm bảo tuân thủ các bước của quy trình tuyển dụng;
- Kiểm tra việc thực hiện, đánh giá kết quả các chỉ số, các hoạt động công việc của các chuyên viên/ nhân viên nhân sự và đôn đốc nhân sự hoàn thiện KPIs;
- Xây dựng cơ cấu tổ chức, chính sách, đánh giá nhân sự của khu vực quản lý (chính sách tạo nguồn nhân sự nội bộ, chính sách bổ nhiệm, quy định chức danh, chính sách luân chuyển nhân sự ....); - Xây dựng các chính sách tạo môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp phù hợp.
3. Báo cáo công việc
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc;
- Thực hiện các báo cáo định kỳ và phát sinh theo yêu cầu theo yêu cầu của Trưởng bộ phận;
- Tham vấn với Trưởng Bộ Phận về việc xác định các vấn đề và đề xuất các giải pháp để giải quyết;
- Cải tiến qui trình, qui định, chính sách, hướng dẫn công việc liên quan.