Trợ Lý Giám Đốc

1. Xử lý thông tin:
- Là đầu mối nhận/cung cấp thông tin của Công ty, liên hệ với đối tác bên ngoài. Đảm bảo luồng thông tin thông suốt và đầy đủ trong mọi hoạt động của Công ty.
- Là đầu mối trong các giao dịch, trực điện thoại, kiểm tra hòm thư điện tử, ... tổng hợp, quản lý và sắp xếp các cuộc gặp mặt, làm việc với đối tác, Cơ quan nhà nước, ...
- Tiếp nhận, rà soát và soạn thảo các văn bản, tờ trình, hồ sơ, tài liệu nhận từ/hoặc gửi cho các đối tác/ bộ phận khác trong Công ty.
- Sắp xếp và tham dự các cuộc họp trong và ngoài Công ty khi được yêu cầu (liên hệ với các bộ phận, đối tác để lên kế hoạch và sắp xếp thời gian, địa điểm cuộc họp, thông báo tới những người liên quan và chuẩn bị các tài liệu cần thiết, ghi chép thông tin, các ý kiến và quyết định trong cuộc họp).
- Có trách nhiệm nắm rõ và nhắc trước Ban giám đốc về lịch làm việc (thời gian, địa điểm, công việc chi tiết) khi tiếp nhận lịch trình từ đối tác và theo kế hoạch đã phê duyệt.
- Biên dịch các tài liệu, văn bản, hợp đồng của đối tác nước ngoài bằng Tiếng anh, Tiếng Việt và soạn thảo các văn bản trả lời theo yêu cầu.
- Thực hiện chức năng phiên dịch khi làm việc với các đối tác nước ngoài.
2. Quản lý đối tác và giám sát công việc:
- Tổ chức và thực hiện kế hoạch công việc theo tháng, quý, năm. Phối hợp chặt chẽ với TVQL DA, TVGS và các nhà thầu xây dựng, đối tác khác
- Hỗ trợ Ban giám đốc trong công tác quản lý và giám sát chất lượng, tiến độ thực hiện các công việc của các đối tác và các phòng ban, cá nhân trong công ty theo đúng kế hoạch đã phê duyệt.
- Quản lý thông tin thanh toán, theo dõi việc thực hiện các Hợp đồng. Phối hợp thực hiện các khoản thanh toán cho đối tác, nhà thầu nước ngoài theo Hợp đồng.
- Cập nhật báo cáo diễn biến các hoạt động của công ty để kịp thời đề xuất Ban giám đốc và phối hợp với các đối tác, phòng ban hỗ trợ đối với các yêu cầu cần thiết;
3. Lưu trữ văn thư:
- Am hiểu về các loại giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ, tài liệu, bản vẽ, hồ sơ liên quan đến hoạt động, dự án của công ty.
- Thực hiện công việc lưu trữ một cách khoa học các file mềm/cứng để có thể nhanh chóng trích xuất thông tin khi nhận được yêu cầu từ Ban giám đốc.
- Tổng hợp và chuyển giao hồ sơ, tài liệu, thông tin kịp thời cho đối tác và/hoặc các bộ phận khác theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐTV và Giám đốc công ty.
4. Xây dựng và duy trì các mối quan hệ:
- Thực hiện vai trò là người kết nối trong các mối quan hệ giữa Chủ tịch HĐTV và Ban giám đốc với các đối tác và nhân sự khác trong công ty.
- Soạn thảo các văn bản, đề xuất, hồ sơ, công văn liên quan đến giao dịch của Công ty với đối tác và Cơ quan quản lý nhà nước.
- Tổng hợp thông tin, lập và gửi báo cáo công việc tuần/tháng của bộ phận.
- Tham gia vào quá trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự, phát triển nguồn nhân lực và xây dựng văn hóa Công ty theo yêu cầu thực tế.
5. Bảo mật thông tin:
Có trách nhiệm trong việc bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến mọi hoạt động của công ty, dự án triển khai, các thông tin tài chính và nhân sự của công ty.