Câu hỏi tình huống cho nhân viên mua hàng, thu mua kèm gợi ý trả lời

MỤC LỤC:
I. Câu hỏi phỏng vấn tình huống cho nhân viên mua hàng và gợi ý trả lời​
II. Một số câu hỏi phỏng vấn tình huống cho nhân viên thu mua khác

Những câu hỏi tình huống để phỏng vấn nhân viên thu mua

Thông qua những câu hỏi này, nhà tuyển dụng sẽ xác định được khả năng của ứng viên trong việc xử lý các vấn đề xảy ra trong quá trình mua hàng, liệu họ có đủ năng lực để giải quyết các tình huống khó khăn hay không và liệu họ có thể duy trì một thái độ làm việc tích cực trước những căng thẳng trong công việc hay không?

I. Câu hỏi phỏng vấn tình huống cho nhân viên mua hàng và gợi ý trả lời​

1. Hãy kể lại một lần bạn đã phải đàm phán với một nhà cung cấp khó tính. Kết quả bạn đạt được như thế nào?

Với câu hỏi này, bạn nên thể hiện một thái độ thật bình tĩnh và trình bày rõ ràng mục tiêu của bạn là gì, tại sao bạn lại không đồng ý với thỏa thuận ban đầu và bạn đã làm thế nào để thuyết phục nhà cung cấp đồng ý với mình.
Gợi ý trả lời: "Khi mới đi làm, tôi từng được giao đàm phán và đặt hàng với nhà cung cấp của công ty. Thực tế, 2 bên đã hợp tác từ lâu nhưng với tôi thì là lần đầu. Họ không chỉ ý kiến với quy trình làm việc (đã thực hiện từ trước đó) mà còn nâng giá nguyên liệu. Ban đầu, tôi đã hơi lúng túng nhưng sau đó, tôi hiểu rằng đàm phán và thuyết phục là một phần không thể thiếu trong công việc.
Có thể vì họ chưa có sự tin tưởng với người mới là tôi. Tôi đã kiên nhẫn gửi email giải thích rõ tình huống và lịch sự nhưng kiên quyết với mức giá hợp lý. Để chắc chắn, tôi cũng chủ động tìm kiếm thêm thông tin về các nhà cung cấp khác để nếu không thể tiếp tục hợp tác, tôi sẽ đề xuất phương án thay thế hợp lý. Cuối cùng, 2 bên đã đi đến thống nhất và đạt được thỏa thuận có lợi cho công ty tôi".

Đọc thêm: Các bước giúp nâng cao kỹ năng đàm phán

2. Theo bạn, giữa mức giá và chất lượng sản phẩm, yếu tố nào quan trọng hơn và bạn ưu tiên điều gì trong quá trình đàm phán với khách hàng?

Rất khó để đưa ra câu trả lời chính xác cho câu hỏi này. Câu trả lời sẽ tùy thuộc vào ngành nghề, công ty mà bạn ứng tuyển. Ví dụ, nếu bạn thu mua hàng hóa cho một cửa hàng đồ lưu niệm thì chắc chắn giả cả sẽ được ưu tiên hơn. Lý do là bởi chất lượng không phải là điều gì đó quá quan trọng đối với khách du lịch.
Ngược lại, nếu bạn làm việc cho một nhà hàng nổi tiếng thì chắc chắn chất lượng phải quan trọng hơn giá cả bởi giá cả không phải là mối quan tâm của những người ăn uống ở các nhà hàng sang trọng.
Gợi ý trả lời: "Đối với một nhà sản xuất hay phân phối, chất lượng nguyên vật liệu hay sản phẩm đương nhiên là yếu tố quan trọng, cần được ưu tiên. Tuy nhiên, mức giá cũng tương tự như vậy. Để đánh giá chính xác tầm quan trọng của 2 yếu tố này, tôi sẽ dựa vào chỉ đạo của sếp và quy định của công ty, căn cứ theo đối tượng khách hàng tiềm năng.
Vì nếu công ty bán sản phẩm cho đối tượng khách có mức thu nhập trung bình - khá mà nhập hàng giá quá cao, dù chất lượng tốt đến đâu cũng có thể sẽ không bán được và ngược lại. Tôi cho rằng nhiệm vụ của một nhân viên thu mua, mua hàng là cố gắng đặt được sản phẩm tốt với giá hợp lý nhất, có thể bán được có lãi và mở rộng tập khách hàng. Quan hệ và sự khéo léo trong giao tiếp, khả năng tìm tòi, nghiên cứu về các nhà cung cấp sẽ quyết định thành công".

3. Hãy tưởng tượng bạn rất muốn mua hàng từ nhà cung cấp A nhưng lại không thể trả mức giá quá cao mà họ đưa ra. Bạn sẽ làm thế nào?

Với câu hỏi này, bạn sẽ có một vài cách trả lời khác nhau. Ví dụ, bạn có thể đề nghị hợp tác lâu dài, quảng cáo của họ trên mạng xã hội, đặt hàng với số lượng lớn,... để có được mức giá tốt hơn.
Gợi ý trả lời: "Đàm phán giá là một phần bắt buộc trong toàn bộ quy trình mua hàng, đặt hàng và nhân viên mua hàng hay thu mua nào cũng phải biết. Dù vậy, vẫn luôn có những tình huống xảy ra - đàm phán thành công hoặc thất bại, 1 bên cứng rắn hoặc 2 bên đều nhượng bộ một chút. Trong trường hợp không thể trả mức giá quá cao mà nhà cung cấp đưa ra, tôi sẽ thử tìm cách cung cấp cho họ một số nhượng bộ như hỗ trợ tiếp thị, quảng cáo miễn phí nhưng với tôi, sẽ luôn có phương án dự phòng. Tôi không để mình rơi vào thế bị động chỉ vì coi nhà cung cấp đó là duy nhất, không thể thay thế".

4. Hãy kể về một lần mà những đóng góp của bạn giúp giảm đáng kể chi phí tổng thể của đơn hàng.

Mục tiêu làm việc của nhân viên thu mua là mua hàng chất lượng cao với giá cả phải chăng. Ứng viên tiềm năng sẽ là người có kinh nghiệm trong việc mua hàng giảm giá hoặc đàm phán với khách hàng để có mức giá tốt nhất cũng như được hoàn trả chi phí mua hàng một cách dễ dàng và đầy đủ khi hàng hóa không đạt chất lượng.
Gợi ý trả lời: "Cho dù đơn hàng lớn hay nhỏ nhưng nếu có thể hạ giá thành, chi phí thì vẫn mang lại lợi ích nhất định cho công ty. Tôi đã từng độc lập xử lý một đơn hàng với nhà cung cấp Trung Quốc, trong đó, nhờ đàm phán mà tôi giảm giá được 1% tổng giá trị, với đơn hàng hơn 10 tỷ đồng thì đó cũng là con số đáng kể. Sau đó, tôi cũng làm việc với nhà vận chuyển, cố gắng xin họ giảm giá được một chút nữa. Như vậy, mỗi đơn hàng đều có thể tiết kiệm được kha khá".

5. Bạn làm thế nào để xác định được nhu cầu mua hàng của công ty tại từng thời điểm cụ thể và số lượng bao nhiêu là đủ?

Nhân viên thu mua sẽ phải xác định được khi nào thì cần mua hàng và số lượng là bao nhiêu. Đặt hàng có thể là việc đơn giản nhưng xác định thời điểm và số lượng cần đặt thì không hề dễ dàng. Bạn có thể sử dụng phần mềm và báo cáo từ những năm trước của công ty để xác định xem số lượng cần mua trung bình đối với mỗi mặt hàng là bao nhiêu.
Gợi ý trả lời: "Thực tế, nhân viên mua hàng không thể tự ý ra quyết định về việc đặt hàng ở đâu, mua hàng với số lượng bao nhiêu... Cần có sự phối hợp giữa các bộ phận. Tôi sẽ làm việc với đơn vị sản xuất hoặc nhân viên kinh doanh, thường xuyên theo dõi cập nhật số liệu nguyên vật liệu đã sử dụng/sản phẩm đã bán, hàng tồn kho, nhu cầu của khách đang tăng hay giảm... sau đó đề xuất về số lượng sản phẩm, hàng hóa hợp lý, đợi phê duyệt của sếp rồi sẽ tiến hành bước tiếp theo".

6. Khi nhà cung cấp không tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng, bạn sẽ làm thế nào?

Bạn có thể tùy vào mức độ vi phạm hợp đồng của nhà cung cấp để đưa ra phương án hợp lý. Việc vi phạm này là vì lý do khách quan hay chủ quan? Khi trả lời phỏng vấn, hãy luôn nhớ tập trung vào việc khắc phục sự cố trước để đảm bảo tiến độ công việc của các bên rồi mới nghĩ đến việc quy trách nhiệm là của ai và mỗi bên cần phải chịu trách nhiệm như thế nào.
Gợi ý trả lời: "Hợp đồng mua bán, hợp tác được lập ra cần có sự tuân thủ của cả 2 bên và chắc chắn sẽ bao gồm cả phần truy cứu trách nhiệm. Nếu nhà cung cấp không tuân thủ điều khoản trong đó, tôi sẽ trao đổi với họ, hỏi lý do và đề nghị xử lý theo điều khoản như đền bù,... Nếu nghiêm trọng hoặc là nhà cung cấp lâu năm, tôi sẽ cần báo cáo và trao đổi, xin ý kiến sếp nhưng thường thì nếu gây thiệt hại lớn, mất uy tín, tôi sẽ đề xuất hủy bỏ hợp tác".

Đọc thêm: Nhân viên thu mua có cần giỏi tiếng Anh không?

Nhân viên thu mua sẽ gặp những câu hỏi phỏng vấn nào?

II. Một số câu hỏi phỏng vấn tình huống cho nhân viên thu mua khác

7. Nếu như chỉ mua hàng từ một nhà cung cấp duy nhất, bạn làm thế nào để biết được mức giá như vậy đã hợp lý hay chưa?
8. Khi cấp trên yêu cầu bạn phải cắt giảm chi phí mua hàng ngay lập tức chỉ trong một khoảng thời gian rất ngắn, bạn sẽ làm thế nào?
9. Với một nhà cung cấp mới, bạn làm thế nào để xác định được họ có phải là nhà cung cấp uy tín hay không?
10. Nếu cấp trên yêu cầu đặt hàng vượt xa ngân sách cho phép, bạn sẽ làm thế nào?
11. Giả sử bạn có hai sự lựa chọn như sau: Một nhà cung cấp sản phẩm chất lượng cao nhưng giá thành cũng rất cao. Nhà cung cấp còn lại có mức giá thấp hơn nhưng chất lượng sản phẩm kém. Bạn sẽ chọn nhà cung cấp nào?
12. Theo bạn, khó khăn lớn nhất của nhân viên mua hàng là gì? Bạn đã làm thế nào để vượt qua khó khăn đó?
13. Hãy kể về một lần bạn mua hàng thất bại. Nó có ảnh hưởng gì đến công việc chung của toàn công ty hay không? Bạn đã khắc phục bằng cách nào?
14. Bạn đã gặp phải những áp lực nào trong công việc? Bạn đã vượt qua áp lực đó bằng cách nào?
15. Bạn đã khi nào phạm sai lầm do không hiểu ý đối tác hoặc truyền đạt sai ý kiến của mình với đối tác hay chưa?
16. Thách thức lớn nhất bạn gặp phải khi làm việc nhân viên thu mua là gì? Bạn đã vượt qua nó bằng cách nào?
17. Bạn có tự tin với kỹ năng đàm phán của mình hay không? Hãy lấy ví dụ chứng minh.
18. Bạn có bí quyết gì hoặc thực hiện theo những nguyên tắc gì trong việc duy trì mối quan hệ hợp tác với nhà cung cấp hay không?
19. Thành tích lớn nhất của bạn khi làm nhân viên mua hàng là gì? Bạn học được gì trong quá trình làm việc để đạt được thành tích này?
20. Theo bạn, có nhất định phải đến gặp riêng nhà cung cấp hay không? Nếu không thì vì sao? Nếu có, bạn nên sắp xếp thời gian và địa điểm như thế nào?
Bên cạnh những câu hỏi tình huống dành cho nhân viên mua hàng trên đây chắc chắn khi các bạn tham gia ứng tuyển nhân viên mua hàng sẽ cần tham khảo và lựa chọn cho mình thông tin để học hỏi nhiều hơn. Nhà tuyển dụng nào cũng mong muốn tìm kiếm được ứng viên phù hợp và có nhiều tố chất tích cực. Vì thế nếu bạn muốn ứng tuyển việc làm này, hãy đem lại sự tin tưởng và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ những mẫu CV xin việc nhân viên mua hàng hay bản CV xin việc nhân viên thu mua, ngay từ đầu để cơ hội việc làm được tốt hơn nhé.