Content Services Platform là gì? cách chọn nền tảng dịch vụ nội dung tốt nhất

Trong thực tế, nhu cầu quản lý và sử dụng hiệu quả nội dung doanh nghiệp luôn đượ chú trọng, đầu tư. Mọi tổ chức đang ngày càng phải đối mặt với nhiều thông tin, thậm chí là tình trạng hỗn loạn thông tin. Phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) luôn hướng đến việc mang lại trật tự và kiểm soát cho nội dung của bạn nhưng điều này thường đi kèm với chi phí về tính khả dụng và giá trị kinh doanh. Nhiều công ty cho biết họ không quan tâm đến việc quản lý nội dung ở đâu và như thế nào mà chỉ muốn tập trung vào cách nó được tận dụng. Để làm được như vậy, Content Services Platform trở thành lựa chọn phù hợp nhất.

MỤC LỤC:
I. Content Services Platform là gì?
II. Cách chọn nền tảng dịch vụ nội dung tốt nhất

Tìm hiểu chi tiết về Content Services Platform

Trong nhiều năm qua, mô hình ECM truyền thống quản lý kho lưu trữ nội dung trung tâm của doanh nghiệp dần được chuyển sang Content Services Platform để sử dụng như một phương tiện phân phối nội dung đến đúng người, đúng thời điểm.

I. Content Services Platform là gì?

Công ty nghiên cứu và tư vấn toàn cầu Gartner (Mỹ) giải thích rằng thị trường công nghệ nội dung số trên mạng đang phát triển theo 3 lĩnh vực: Nền tảng, ứng dụng và thành phần. Content Services Platform hay còn gọi là Nền tảng dịch vụ nội dung có thể được coi là sự phát triển của các giải pháp ECM sẵn có. Content Services Platform có các kho lưu trữ riêng và tích hợp với các kho lưu trữ khác để cung cấp quyền quản lý vòng đời nội dung doanh nghiệp, truy cập thông tin và quản trị nói chung.
Content Services Platform cũng cung cấp tất cả các chức năng quản lý nội dung, trước đây là một phần của ECM: Quản lý tài liệu, quản lý hồ sơ, quản lý quy trình công việc, tự động hóa quy trình kinh doanh, thu thập và lập chỉ mục dữ liệu, phân loại và phân loại dữ liệu, quản trị, phân tích, lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Các tính năng mới trong Content Services Platform giúp người dùng doanh nghiệp đơn giản hóa việc tích hợp với các ứng dụng chính thúc đẩy quy trình kinh doanh. Thay vì phải truy cập vào một hệ thống riêng để làm việc với từng nội dung, thông qua Content Services Platform, nội dung sẽ được cung cấp trực tiếp trong giao diện người dùng của ứng dụng quy trình.
Nội dung được quản lý trong Content Services Platform sẽ được tự động phân loại dựa trên quy trình liên quan. Ngoài ra, nội dung cũng được làm phong phú với siêu dữ liệu bổ sung từ ứng dụng chính. Siêu dữ liệu sau đó sẽ cung cấp một cảnh quan đa dạng hơn hỗ trợ phân tích và tự động hóa. Ngoài ra, Content Services Platform còn có thể cho phép triển khai các ứng dụng được xây dựng theo nhu cầu, mục đích sử dụng của người dùng.

Những cách lựa chọn Content Services Platform để sử dụng hiệu quả

II. Cách chọn nền tảng dịch vụ nội dung tốt nhất

Có rất nhiều Content Services Platform trên thị trường. Khi chọn Content Services Platform bạn cần căn cứ dựa trên nhu cầu sử dụng, kinh phí. Các tính năng chính mà bạn nên tìm kiếm khi chọn Content Services Platform phải bao gồm:

1. Trải nghiệm người dùng trực quan

Trước đây, trải nghiệm người dùng của một số phần mềm ECM thường bị chia rẽ và không thân thiện với người dùng. Ngày nay, các Content Services Platform tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm người dùng đơn giản, trực quan dựa trên việc phân phối nội dung theo ngữ cảnh và doanh nghiệp cụ thể. Nó tạo ra một trải nghiệm dễ sử dụng, có thể cấu hình và dựa trên vai trò, trong đó nội dung được quản lý ngay tại nền tảng và được sử dụng trong ứng dụng chính.

2. Nội dung thông minh

Bước đầu tiên trên con đường hiện đại hóa quy trình quản lý nội dung của doanh nghiệp là chuyển đổi từ nội dung vật lý sang nội dung kỹ thuật số. Content Services Platform phải cung cấp tính năng thu thập và chuyển đổi nội dung thông minh, hiệu quả, không chỉ từ giấy in sang số hóa mà còn từ nhiều nguồn nội dung bao gồm email, chia sẻ tệp, ứng dụng doanh nghiệp và mạng xã hội. Đây là bước đầu tiên thiết yếu trong việc tự động hóa các quy trình kinh doanh của bạn và thực hiện các tác vụ ECM truyền thống như quản lý tài liệu, quản lý hồ sơ và tuân thủ.

3. Quản lý tài liệu

Bên cạnh đó, Content Services Platform cũng phải tổ chức và phân phối nội dung trên các ứng dụng chính, đòi hỏi một cách tiếp cận mới để quản lý tài liệu. Các giải pháp dịch vụ nội dung tốt nhất đã chuyển từ cấu trúc thư mục phân cấp sang các không gian làm việc kỹ thuật số do người dùng điều khiển trong đó nội dung được tổ chức tự nhiên hơn nhiều để phù hợp với yêu cầu và sở thích công việc cá nhân của người dùng.

4. Quản lý hồ sơ

Giống như ECM trước đó, Content Services Platform phải có khả năng quản lý hồ sơ toàn doanh nghiệp. Các nền tảng dịch vụ nội dung tốt nhất tập trung vào các quyết định chính sách và sau đó áp dụng các chính sách đó cho nội dung trong ứng dụng và xử lý các silo trên toàn doanh nghiệp. Bằng cách cung cấp một nền tảng có cấu trúc và minh bạch để duy trì hồ sơ, Content Services Platform giúp nâng cao vị thế của công ty, đảm bảo tuân thủ và giảm rủi ro kiểm toán và kiện tụng.

5. Phân loại dữ liệu

Phân loại dữ liệu nằm là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của Content Services Platform, vì vậy khi bạn lựa chọn cho mình một nền tảng dịch vụ nội dung, bạn phải tập trung kiểm tra tính năng này. Phân loại dữ liệu thông minh cho phép nội dung được tổ chức trong Content Services Platform và được gắn thẻ để truy xuất nhanh, quản lý hồ sơ và tuân thủ. Các tính năng phân loại và phân loại dữ liệu phổ biến bao gồm các trình quản lý siêu dữ liệu thông minh, gắn thẻ tệp OCR/ICR và phân loại dựa trên chính sách hoặc vai trò.

6. Hợp tác và năng suất

Content Services Platform liên kết chặt chẽ nội dung với ứng dụng. Một Nền tảng dịch vụ nội dung phải có khả năng tương tác với các ứng dụng, quy trình và nguồn thông tin khác. Các nền tảng hàng đầu cung cấp tích hợp liền mạch vào các hệ thống doanh nghiệp và ngành kinh doanh để tăng năng suất. Ngoài ra, giải pháp nội dung nên dễ sử dụng và có tính năng chia sẻ tệp bên trong và bên ngoài an toàn để tăng cường hợp tác cả trong tổ chức cũng như với các đối tác và khách hàng.