Financial Close là gì? doanh nghiệp có cần quan tâm đến quy trình quản lý tài chính?

MỤC LỤC:
1. Financial Close là gì?
2. Doanh nghiệp có cần quan tâm nhiều đến Financial Close​?
3. Lý do Financial Close thường nhàm chán và cách khắc phục

Để có thể kiểm soát tình hình tài chính, các kế hoạch chi phí,... doanh nghiệp buộc phải kiểm tra toàn bộ dữ liệu, số liệu theo định kỳ vào mỗi tháng. Bằng cách tối ưu hóa các phần của quy trình này, doanh nghiệp có thể hạn chế nguy cơ để xảy ra các vấn đề lớn, tạo ra các nút thắt trong quản trị tài chính và các vấn đề nghiêm trọng khác. Xác định mức Financial Close đầy đủ sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về công ty của bạn và giúp công ty đo lường, cải thiện các quy trình báo cáo tài chính.

Cùng tìm hiểu về Financial Close

1. Financial Close là gì?

Financial Close là một quy trình trong quản lý tài chính, đề cập đến các nhiệm vụ chính như xem xét và giảm số dư tài khoản trước khi chu kỳ kế toán kết thúc. Financial Close bắt đầu bằng việc ghi lại mục nhật ký cho từng giao dịch và hoạt động, sau đó đến việc xem xét, cân đối và báo cáo.
Tại hầu hết các doanh nghiệp, Financial Close có thể được tiến hành khoảng 3 ngày một lần. Điều này có nghĩa là tất cả các mục nhật ký của họ luôn được cập nhật, các giao dịch có rủi ro cao được chiều chỉnh lại trong khi vẫn còn thời gian để tiến hành một loạt các hoạt động phân tích và chuẩn bị báo cáo.

Financial Close cũng tồn tại một số nguy cơ, rủi ro nhất định vì hoạt động tài chính của các công ty thường phụ thuộc nhiều vào các ước tính, tích lũy (có thể không chính xác). Do những nguyên nhân như vậy, giai đoạn xem xét trong Financial Close là rất quan trọng. Xác thực dữ liệu thông qua xem xét bảng cân đối kế toán và đối chiếu tài khoản sẽ giúp giảm rủi ro và gian lận.

2. Doanh nghiệp có cần quan tâm đến Financial Close​?

Đối với các công ty đang thực sự hoàn thành Financial Close trong 3 ngày, bạn cần phải chú ý đến cả tốc độ và sự chính xác. Đôi khi, một công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại có thể mắc sai lầm hoặc không được tiến hành đúng theo tiêu chuẩn. Ví dụ, doanh nghiệp của bạn dùng phương pháp nào để tiến hành Financial Close, có phải chỉ đơn thuần là chuyển tiếp các hoạt động gần đây thành một danh sách đơn giản trong sổ cái?
Một vấn đề khác là sổ sách kế toán có được chú ý và cập nhật chính xác, phục vụ tốt cho quá trình phân tích số liệu? Nhân viên có hiểu chất của các tài khoản và kỳ vọng, mục tiêu tài chính không?
Doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm tới Financial Close vì nếu công ty không xác thực dữ liệu, công ty có thể gặp rủi ro hoặc thậm chí phải đối phó với các vấn đề pháp lý. Khi tiến hành Financial Close, điều quan trọng mà doanh nghiệp phải chú ý là cân nhắc, xác định đến tất cả các lĩnh vực rủi ro và nguy cơ tồn tại để chuẩn bị trước giải pháp tài chính nhằm giảm thiểu rủi ro đó. Đó là mục tiêu thực sự của Financial Close và là bước không thể thiếu trong toàn bộ quy trình.

Doanh nghiệp có nên ứng dụng Financial Close trong công việc hay không?

3. Lý do Financial Close thường nhàm chán và cách khắc phục

3.1. Tại sao Financial Close nhàm chán, tẻ nhạt?

Đội ngũ nhân viên tài chính kế toán luôn phải dành thời gian và năng lượng khổng lồ để đảm bảo mọi quy trình quản lý tài chính diễn ra trơn tru. Trong đó, Financial Close bị cho là một trong những hoạt động nhàm chán, tẻ nhạt nhất vì:

• Financial Close rất đơn điệu, yêu cầu nhân viên phải nhập dữ liệu thủ công.
• Thường xuyên xảy ra vô số lỗi đơn giản, tốn thời gian để giải quyết.
• Thiếu biên lai và các tài liệu cần thiết khác.
• Nhiều khoản thanh toán không được xác định trong khi thực tế cần được xác định.
• Các mục trùng lặp thậm chí có thể là dấu hiệu của hành vi gian lận.

Những thách thức này ảnh hưởng đến toàn bộ đội ngũ nhân viên tài chính kế toán, đặc biệt là những người ở tuyến đầu. Và cho dù bạn có chuẩn bị tốt đến đâu, chúng dường như xảy ra mỗi tháng.
Các vấn đề với Financial Close xảy ra chủ yếu là do quy trình Financial Close cổ điển tồn tại nhiều vấn đề, chẳng hạn như:

• Toàn bộ quá trình Financial Close không nhất quán.
• Hệ thống quản trị dữ liệu của công ty không cho phép truy cập dữ liệu trong thời gian thực. Đây là một vấn đề lớn đối với các nhóm tài chính, đặc biệt là trong các công ty xử lý số lượng lớn các báo cáo chi phí.
• Thiếu tiêu chuẩn hóa trong toàn doanh nghiệp.
• Quy trình Financial Close tự động hóa không.

3.2. Cách khắc phục những vấn đề của Financial Close

Nếu công việc của bạn có liên quan mật thiết đến quá trình Financial Close, tất cả những vấn đề trên đều sẽ rất quen thuộc. May mắn thay, vẫn có những biện pháp để khắc phục và giải quyết tốt nhất. Trước hết bạn cần làm việc chăm chỉ để thực hiện những cải tiến nhỏ, nâng cao hiệu suất công việc của bản thân và toàn bộ bộ phận. Bên cạnh đó, bạn cũng cần có các hệ thống hỗ trợ Financial Close phù hợp, bao gồm ứng dụng công nghệ cũng như quy trình của riêng bạn để quản lý chi phí mà mọi số liệu khác.

Giải pháp tốt nhất vẫn là quản lý chi tiêu tự động. Financial Close là bước cuối cùng trong quản lý, thống kê số liệu tài chính nên cần có cách tiếp cận tổng hợp, toàn diện đối với chi tiêu của công ty. Như chúng ta đã thấy ở trên, nếu thông tin bạn nhận được trình bày kém và đầy lỗi, Financial Close sẽ trở thành khó khăn hơn rất nhiều. Tuy nhiên, nếu dữ liệu đó ở đúng định dạng và được gửi đến đúng người, đúng giờ thì Financial Close sẽ khá trơn tru.

Điều đó có nghĩa là, nếu bạn muốn sửa quy trình Financial Close thì trước hết bạn phải tìm cách tự động hóa quản lý chi tiêu. Để làm được điều đó, bạn cần một nền tảng quản lý chi tiêu tốt cung cấp:

• Quy trình được xác định rõ ràng.
• Dữ liệu cập nhật, đồng bộ theo thời gian thực.
• Tiêu chuẩn hóa và quản lý chi phí hiệu quả.
• Tự động hóa đơn giản.