Kinh nghiệm xin việc làm Chuyên viên Hành chính

MỤC LỤC:
1. Chuẩn bị xin việc Chuyên viên Hành chính
2. Mẹo viết CV Chuyên viên Hành chính
3. Lời khuyên cho các cuộc phỏng vấn Chuyên viên Hành chính

Chuyên viên Hành chính thực hiện nhiệm hành chính tại văn phòng. Đây là vai trò cần thiết trong hầu hết các doanh nghiệp. Ứng viên muốn xin việc vào vị trí này phải có CV xin việc hay hồ sơ xin việc phù hợp, nổi bật với kinh nghiệm và kỹ năng quản trị văn phòng, soạn thảo và sắp xếp giấy tờ, biết cách giao tiếp và tương tác trong cuộc phỏng vấn.

Bí quyết xin việc làm Chuyên viên hành chính chuyên nghiệp

Kinh nghiệm xin việc làm Chuyên viên Hành chính

Nếu bạn đang xem xét phát triển sự nghiệm như một Chuyên Viên Hành Chính, dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để xin việc làm thành công:

1. Chuẩn bị xin việc Chuyên viên Hành chính

1.1. Hoàn thành chương trình học từ trung cấp trở lên

Nhà tuyển dụng thường yêu cầu Chuyên Viên Hành Chính có bằng cấp từ trung cấp trở lên. Bạn có thể học về Hành chính học, Khoa học Quản lý, Quản trị kinh doanh hoặc liên quan. Các chương trình học sẽ cung cấp cho bạn các nguyên tắc cơ bản của quản lý hành chính, cách xử lý văn bản, đánh máy, sử dụng phần mềm quản trị văn phòng,... Thông qua đó, bạn có rèn luyện và có kinh nghiệm thực tế để có thể làm tốt ở vai trò Chuyên Viên Hành Chính sau khi ra trường.

1.2. Rèn luyện các kỹ năng

Ngoài trình độ giáo dục phù hợp, ứng viên Chuyên Viên Hành Chính cũng phải sở hữu các kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc. Các kỹ năng này liên quan đến giao tiếp, tương tác, quản lý thời gian, sắp xếp công việc, xử lý văn bản, bảng tính, ứng dụng kế toán và phần mềm dành riêng cho nhiệm vụ hành chính.

Đọc thêm: Những kỹ năng mềm quyết định sự thăng tiến của bạn trong tương lai

1.3. Tích lũy kinh nghiệm

Có nhiều cách để bạn có được kinh nghiệm làm việc trước khi xin vào vị trí Chuyên Viên Hành Chính. Ngay từ khi còn đi học, bạn có thể tình nguyện cho một tổ chức trong cộng đồng, thực tập tại các văn phòng hoặc hỗ trợ hoạt động tập thể,... Thông qua đó bạn sẽ có cơ hội tìm hiểu các nhiệm vụ của một Chuyên Viên Hành Chính và biết được một số yêu cầu cơ bản của nhà tuyển dụng tiềm năng.

1.4. Tạo CV Chuyên Viên Hành Chính

Một khi bạn đã có trình độ và kỹ năng giáo dục để áp dụng cho công việc Chuyên Viên Hành Chính, việc tiếp theo bạn cần làm là tạo một bản CV chuyên nghiệp. Điều quan trọng là bạn phải cá nhân hóa từng bản CV xin việc gửi cho các công ty khác nhau.

1.5. Bắt đầu xin việc

Tìm việc làm Chuyên Viên Hành Chính có thể đơn giản hoặc tốn thời gian, tùy thuộc vào tình hình của thị trường lao động, năng lực và sự may mắn của bạn. Ngày nay, bạn nên tìm kiếm công việc trên nhiều kênh, từ trang web của công ty đến các trang web tuyển dụng và mạng xã hội. Thông qua những kênh này, bạn sẽ thấy nhiều vị trí tuyển dụng hơn, có thể cân nhắc dựa trên tiền lương và các điều kiện làm việc.

Khi bạn đang tìm kiếm công việc Chuyên Viên Hành Chính, nếu bạn không thể tìm được công việc hành chính, hãy thử ứng tuyển các vai trò trợ lý hoặc lễ tân văn phòng, hành chính nhân sự,... Các vai trò đó đều có một số điểm chung với những chức năng chồng chéo và thường yêu cầu cùng một bộ kỹ năng.

2. Mẹo viết CV Chuyên viên Hành chính

Khi viết CV cho vị trí Chuyên Viên Hành Chính, bạn cần chú ý đến các nội dung sau:

2.1. Sử dụng đúng định dạng

Chuyên Viên Hành Chính là vai trò công việc cấp đầu vào và yêu cầu CV theo định dạng thời gian đảo ngược. Tuy nhiên, tùy thuộc vào kinh nghiệm và các yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng mà bạn có thể chuyển sang dùng CV định dạng chức năng hoặc kết hợp.

Cần chuẩn bị những gì khi xin việc làm Chuyên viên hành chính?

2.2. Trình bảy đủ 5 phần quan trọng trong CV

CV Chuyên Viên Hành Chính của bạn cần phải có ít nhất 5 phần:

• Tiêu đề với thông tin liên lạc.
• Trình độ chuyên môn/Đào tạo.
• Phần kỹ năng.
• Kinh nghiệm làm việc.
• Các thông tin bổ sung về hoạt động cộng đồng hoặc sở thích.

2.3. Cụ thể hóa CV

Cụ thể hóa CV cho thấy thời gian, công sức và nỗ lực của bạn từ việc nghiên cứu thông báo tuyển dụng, mô tả công việc để viết CV xin việc hành chính nhân sự theo yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng. Hành động này có thể giúp bạn có lợi thế hơn các ứng viên khác, đặc biệt là với công việc Chuyên Viên Hành Chính vốn yêu cầu sự cẩn thận, chi tiết.

2.4. Định lượng thành tích với số liệu

Thay vì chỉ liệt kê nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn bằng từ ngữ, hãy sử dụng số liệu thống kê để định lượng đóng góp của bạn tại nơi làm việc. Ví dụ, bạn có thể đề cập đến số tiền bạn đã tiết kiệm được cho công ty thông qua việc tìm kiếm và hợp tác với cửa hàng văn phòng phẩm mới.

2.5. Làm nổi bật những điểm quan trọng bằng tính từ

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy làm nổi bật những điểm quan trọng trong CV Chuyên Viên Hành Chính của bạn với tính từ. Một số tính từ phù hợp để đưa vào CV của Chuyên Viên Hành Chính bao gồm: Tận tâm, siêng năng, chuyên nghiệp, có hệ thống, tháo vát và nhất quán.

Đọc thêm: 10 từ cần có trong CV của bạn để "hạ gục" nhà tuyển dụng

3. Lời khuyên cho các cuộc phỏng vấn Chuyên viên Hành chính

Khi phỏng vấn giúp Chuyên Viên Hành Chính, bạn nên chú ý để để lại ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng. Một số lưu ý hàng đầu là:

• Đúng giờ: Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả phỏng vấn. Đúng giờ cho thấy bạn là người kỷ luật và nghiêm túc trong công việc.
• Thực hành trả lời các câu hỏi phỏng vấn: Đọc kỹ mô tả công việc để xác định các kỹ năng và yêu cầu mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm ở ứng viên. Điều này sẽ giúp bạn dự đoán các câu hỏi phỏng vấn có thể được đề cập đến và thử trả lời.
• Mang theo các tài liệu cần thiết: Bên cạnh việc đúng giờ thì bạn cũng nên mang theo tài liệu cần thiết như CV, bút, sổ ghi chú nhỏ.
• Hãy dành thời gian suy nghĩ: Trước khi bạn trả lời các câu hỏi của người phỏng vấn, hãy dành ít nhất vài giây để suy nghĩ thật kỹ. Nhà tuyển dụng thường kỳ vọng Chuyên Viên Hành Chính có kỹ năng lắng nghe tích cực, cẩn thận và chi tiết.
• Đừng quên cảm ơn người phỏng vấn: Trước khi rời cuộc phỏng vấn, bạn nên cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn. Bạn cũng có thể gửi một lời cảm ơn qua email sau khi về nhà để nhấn mạnh với họ về bản thân bạn, cho thấy bạn là ứng viên tốt nhất cho vị trí Chuyên Viên Hành Chính. Ngoài ra, hành động này cũng cho thấy bạn khéo léo, biết cách tương tác và xây dựng mối quan hệ - những phẩm chất cần có ở Chuyên Viên Hành Chính.

Hiện nay có rất nhiều các doanh nghiệp tuyển dụng với nhiều vị trí khác nhau, nếu bạn đang tìm việc làm chuyên viên pháp chế, chuyên viên hành chính nhân sự, chuyên viên tư vấn giáo dục... Tất cả các công việc được cập nhật chi tiết và đầy đủ trên JOBOKO.com, hãy cùng tham khảo cũng như tìm kiếm và lựa chọn cho mình việc làm phù hợp nhất.