Mẹo đơn giản để rèn luyện, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng

04/05/2020 03:34
Thời đại công nghệ số, từ lao động phổ thông như tài xế, lái xe đến nhân viên văn phòng, các chuyên gia trong nhiều ngành nghề khác nhau đều sẽ cần có kỹ năng tin học. Biết cách rèn luyện và phát triển kỹ năng tin học văn phòng giúp bạn tự tin, có thêm nhiều cơ hội việc làm, tiết kiệm thời gian xử lý công việc.

MỤC LỤC:
I. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
II. Tại sao kỹ năng tin học văn phòng lại quan trọng?
III. Những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết
IV. Cách rèn luyện, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng

Ngày nay, gần như mọi công việc đều đòi hỏi sự hiểu biết cơ bản về máy tính và tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng vô cùng quan trọng trong mọi ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng các bộ phần mềm Microsoft Office. Vì vậy, khi ứng tuyển việc làm dù là vị trí nhân viên hay quản lý thì kỹ năng tin học cũng được nhà tuyển dụng đánh giá cao.
ky nang tin hoc van phong
Kỹ năng tin học văn phòng quan trọng cho hầu hết các ngành nghề.

I. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?

Kỹ năng tin học văn phòng hiểu đơn giản là kỹ năng sử dụng máy tính để làm việc. Một người có kỹ năng tin học văn phòng sẽ thành thạo các thao tác trên máy, thành thạo những bộ công cụ cơ bản như Microsoft Office, phát hiện và khắc phục một số vấn đề đơn giản khi truy cập Internet,... Kỹ năng này được chia thành 2 phần chính là:

Kỹ năng phần cứng cho phép bạn vận hành máy tính, có thể chỉ đơn giản là cách bật và tắt thiết bị hoặc liên quan đến các tác vụ phức tạp hơn như kết nối máy với mạng, thay đổi bộ phận hoặc sửa chữa các thiết bị hỏng. Trên thực tế, nhiều công ty thuê thường nhân viên kỹ thuật cho những nhiệm vụ phức tạp.

Kỹ năng phần mềm giúp bạn sử dụng hiệu quả các chương trình và ứng dụng máy tính. Có một số kỹ năng phần mềm mà nhà tuyển dụng có thể coi là điều kiện tiên quyết như trình xử lý văn bản Microsoft Word chẳng hạn. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào vị trí công việc ứng tuyển mà bạn cần trang bị các kỹ năng phần mềm khác nhau, chẳng hạn nếu là một lập trình viên máy tính, bạn có thể phải biết nhiều ngôn ngữ mã hóa khác nhau như Python, C ++, Java hoặc HTML; Những người đang ứng tuyển vào các vị trí hỗ trợ quản trị có thể sẽ cần kinh nghiệm dùng Microsoft Office Suite, ứng dụng Google và phần mềm kế toán.

Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng công nghệ đáp ứng mọi yêu cầu công việc

II. Tại sao kỹ năng tin học văn phòng lại quan trọng?

Hầu hết các công việc hiện nay đều yêu cầu sử dụng máy tính, thiết bị di động hoặc ứng dụng phần mềm. Một số nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu kiến ​​thức hoặc kinh nghiệm trước với các ứng dụng cụ thể, trong khi một số khác có thể hỗ trợ đào tạo tại chỗ. Nếu bạn có kiến ​​thức làm việc về phần mềm thường được sử dụng, bạn có thể dễ dàng học cách sử dụng các chương trình mới hơn.

Cho dù bạn làm việc trong ngành dịch vụ khách hàng, sản xuất, dịch vụ thực phẩm hay công nghệ, nhà tuyển dụng vẫn sẽ sử dụng các ứng dụng máy tính để tự động hóa một số tác vụ nhất định, hợp lý hóa giao tiếp và hơn thế nữa.

Meo don gian de ren luyen nang cao ky nang tin hoc van phong
Ứng viên có kỹ năng tin học văn phòng tốt sẽ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

III. Những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết

Các loại kỹ năng máy tính mà nhà tuyển dụng mong đợi sẽ thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang xin việc làm quản lý văn phòng, bạn có thể sẽ phải có kiến ​​thức cơ bản về các chương trình xử lý văn bản, bảng tính, nền tảng email và các công cụ giao tiếp khác. Tuy nhiên, vẫn có một số kỹ năng máy tính cơ bản được sử dụng trong tất cả các ngành công nghiệp mà hầu hết những người xin việc cần biết.

1. Hệ điều hành (Windows và MacOS)

Một hệ điều hành là phần mềm hỗ trợ và quản lý các chức năng cơ bản của máy tính. Mặc dù có nhiều hệ điều hành khác nhau, hầu hết các nhà tuyển dụng đều dùng Windows hoặc MacOS. Bạn hãy dành thời gian tìm hiểu về 2 hệ điều hành này trước khi xin việc.

2. Office (Microsoft Office, G Suite)

Các bộ phần mềm Office bao gồm nhiều công cụ khác nhau như Microsoft Word, Outlook và Excel. Biết cách sử dụng các ứng dụng này có thể giúp bạn thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ trong công việc. Bộ xử lý Word như Microsoft Word hoặc Google Docs là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất. Nhà tuyển dụng thường cho rằng hầu hết các ứng viên đều biết cách sử dụng chương trình xử lý văn bản.

3. Phần mềm trình bày (PowerPoint, Keynote)

Bên cạnh đó, kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng cần thiết nhất trong công việc để trình bày và thuyết phục về một dự án hoặc sản phẩm, dịch vụ nên phần mềm hỗ trợ thuyết trình cũng rất quan trọng. Bạn nên biết cách tổ chức và trình bày ý tưởng bằng các phần mềm chuyên dụng như PowerPoint.

4. Bảng tính (Excel, Google Spreadsheets, v.v.)

Bảng tính là ứng dụng được dùng để sắp xếp dữ liệu và thông tin khác vào bảng và nhanh chóng tính toán số lượng. Bảng tính cũng có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu nâng cao. Một số nhà tuyển dụng có thể mong đợi bạn sở biết cơ bản về các phần mềm bảng tính.

5. Công cụ giao tiếp và cộng tác (Slack, Skype, v.v.)

Nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác để tăng hiệu suất công việc. Bạn có thể xem xét liệt kê các công cụ có liên quan mà bạn biết sử dụng trong hồ sơ xin việc.

6. Phần mềm kế toán (QuickBooks, FreshBooks, Xero, v.v.)

Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán rất quan trọng nếu bạn đang ứng tuyển vào các vị trí trong lĩnh vực tài chính hoặc kinh doanh.

7. Sử dụng mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instagram, Twitter)

Sử dụng thành thạo các phương tiện truyền thông xã hội là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu đối với các vị trí quan hệ công chúng, tiếp thị và quảng cáo.

Đọc thêm: "Dọn dẹp" tài khoản mạng xã hội trước khi đi xin việc

8. Trực quan hóa dữ liệu

Bên cạnh kiến ​​thức cơ bản về bảng tính, kỹ năng trực quan hóa dữ liệu cũng có thể hữu ích trong một số công việc đặc thù. Hiện nay, nhiều công cụ trực quan hóa dữ liệu được tích hợp vào các chương trình bảng tính như Excel, trong khi một số công cụ khác, như Tableau hoặc Datawrapper cho phép bạn lấy dữ liệu từ bảng tính để phân tích và hiển thị nâng cao hơn. Trực quan hóa dữ liệu đang ngày càng phổ biến khi phân tích dữ liệu trở nên quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp.

Meo don gian de ren luyen nang cao ky nang tin hoc van phong

Làm thế nào để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng?

IV. Cách rèn luyện, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng

Đối với kỹ năng tin học văn phòng, muốn thành thạo thì bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc dành thời gian để luyện tập nhiều. Excel hay Word, PPT, càng tập nhiều bạn sẽ càng quen và ghi nhớ các câu lệnh, các hàm hay tính năng cụ thể.

Trong khi đó, để biết cách dùng phần mềm chuyên ngành như phần mềm kế toán, HRIS (quản trị nhân sự), CMS (hệ thống quản trị nội dung), CRM (quản trị quan hệ khách hàng), ... thì bạn cần quen thuộc qua môi trường thực tế tại doanh nghiệp. Lúc đó, khả năng học hỏi và thích nghi sẽ là yếu tố tiên quyết quyết định thành công. Nhìn chung, để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần tự mày mò, chủ động thực hành trên máy và ghi nhớ. Ngay cả các phím tắt để in tài liệu hay chia sẻ thông tin qua công cụ hợp tác, quản lý dự án, càng biết nhiều sẽ càng có lợi cho công việc của bạn.

Dù bạn ứng tuyển vào bất cứ công việc gì thì kỹ năng tin học văn phòng cũng vô cùng hữu ích. Một số công việc đặc thù yêu cầu ứng viên có kỹ năng quản trị website tốt liên quan đến ngành công nghệ thông tin cũng cần bạn có kỹ năng sử dụng máy tính, phần mềm thì mới đảm nhận tốt công việc được giao. Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã nắm được kỹ năng tin học văn phòng là gì, từ đó trau dồi cho mình những kỹ năng cần thiết đáp ứng vị trí tốt nhất nhé.


Bình luận

JobOKO
03/03/2021 12:15
Giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất mà nhà tuyển dụng nào cũng tìm kiếm ở ứng viên. Người sở hữu kỹ năng này có phản ứng ...
JobOKO
02/08/2021 13:30
Cho dù bạn đang phụ trách bất cứ công việc gì, bạn cũng cần có sự cẩn thận, tỉ mỉ. Sự cẩn thận, tỉ mỉ giúp đảm bảo chất lượng công việc và tăng hiệu...
JobOKO
04/02/2020 15:31
Một tương lai tốt đẹp sẽ không đến với những ai mãi dậm chân tại chỗ. Học hỏi, rèn luyện để bản thân ngày một xuất sắc, thích nghi tốt với những thay ...
JobOKO
04/02/2020 12:12
Những người giỏi quan sát không chỉ biết học hỏi từ những điều đúng đắn, mới mẻ mà còn biết tránh những sai lầm. Cũng vì vậy mà kỹ năng quan sát trở...
JobOKO
05/07/2021 17:30
Kỹ năng phản biện được cho là một trong những kỹ năng quan trọng nhất cả trong học tập, nghiên cứu khoa học cũng như trong quá trình làm việc, công...
JobOKO
13/01/2020 16:30
Mỗi ngày chúng ta chỉ có khoảng thời gian nhất định để hoàn thành công việc được giao, tuy nhiên với khối lượng lớn các dự án, kế hoạch cùng dồn vào...
JobOKO
04/10/2020 13:00
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn tìm kiếm kỹ năng chốt đơn hàng ở nhân viên sale thuộc bộ phận kinh doanh của công ty mình. Vậy kỹ năng chốt đơn...
JobOKO
09/07/2020 06:30
Tinh thần trách nhiệm không tự nhiên sinh ra, nó đòi hỏi sự rèn luyện trong suốt quá trình trưởng thành, học tập và làm việc. Nó có thể bắt nguồn các ...
JobOKO
13/01/2020 07:14
Không phải chỉ những nhà quản lý cấp cao, những người lão luyện trong kinh doanh hay các quan chức chính phủ, ngoại giao mới cần đàm phán. Thực tế,...
JobOKO
23/09/2019 14:57
Nói ra vấn đề của mình, nói về câu chuyện của người khác, tất cả đều không khó bằng việc thực sự kiên nhẫn và lắng nghe ý kiến, quan điểm, ý tưởng...
Giải thưởng của chúng tôi: