Mẹo đơn giản để rèn luyện, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng

04/05/2020 03:34
Thời đại công nghệ số, từ lao động phổ thông như tài xế, lái xe đến nhân viên văn phòng, các chuyên gia trong nhiều ngành nghề khác nhau đều sẽ cần có kỹ năng tin học. Biết cách rèn luyện và phát triển kỹ năng tin học văn phòng giúp bạn tự tin, có thêm nhiều cơ hội việc làm, tiết kiệm thời gian xử lý công việc.

MỤC LỤC:
I. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
II. Tại sao kỹ năng tin học văn phòng lại quan trọng?
III. Những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết
IV. Cách rèn luyện, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng

Ngày nay, gần như mọi công việc đều đòi hỏi sự hiểu biết cơ bản về máy tính và tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng vô cùng quan trọng trong mọi ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng các bộ phần mềm Microsoft Office. Vì vậy, khi ứng tuyển việc làm dù là vị trí nhân viên hay quản lý thì kỹ năng tin học cũng được nhà tuyển dụng đánh giá cao.
ky nang tin hoc van phong
Kỹ năng tin học văn phòng quan trọng cho hầu hết các ngành nghề.

I. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?

Kỹ năng tin học văn phòng hiểu đơn giản là kỹ năng sử dụng máy tính để làm việc. Một người có kỹ năng tin học văn phòng sẽ thành thạo các thao tác trên máy, thành thạo những bộ công cụ cơ bản như Microsoft Office, phát hiện và khắc phục một số vấn đề đơn giản khi truy cập Internet,... Kỹ năng này được chia thành 2 phần chính là:
Kỹ năng phần cứng cho phép bạn vận hành máy tính, có thể chỉ đơn giản là cách bật và tắt thiết bị hoặc liên quan đến các tác vụ phức tạp hơn như kết nối máy với mạng, thay đổi bộ phận hoặc sửa chữa các thiết bị hỏng. Trên thực tế, nhiều công ty thuê thường nhân viên kỹ thuật cho những nhiệm vụ phức tạp.
Kỹ năng phần mềm giúp bạn sử dụng hiệu quả các chương trình và ứng dụng máy tính. Có một số kỹ năng phần mềm mà nhà tuyển dụng có thể coi là điều kiện tiên quyết như trình xử lý văn bản Microsoft Word chẳng hạn. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào vị trí công việc ứng tuyển mà bạn cần trang bị các kỹ năng phần mềm khác nhau, chẳng hạn nếu là một lập trình viên máy tính, bạn có thể phải biết nhiều ngôn ngữ mã hóa khác nhau như Python, C ++, Java hoặc HTML; Những người đang ứng tuyển vào các vị trí hỗ trợ quản trị có thể sẽ cần kinh nghiệm dùng Microsoft Office Suite, ứng dụng Google và phần mềm kế toán.

Đọc thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng công nghệ đáp ứng mọi yêu cầu công việc

II. Tại sao kỹ năng tin học văn phòng lại quan trọng?

Hầu hết các công việc hiện nay đều yêu cầu sử dụng máy tính, thiết bị di động hoặc ứng dụng phần mềm. Một số nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu kiến ​​thức hoặc kinh nghiệm trước với các ứng dụng cụ thể, trong khi một số khác có thể hỗ trợ đào tạo tại chỗ. Nếu bạn có kiến ​​thức làm việc về phần mềm thường được sử dụng, bạn có thể dễ dàng học cách sử dụng các chương trình mới hơn.
Cho dù bạn làm việc trong ngành dịch vụ khách hàng, sản xuất, dịch vụ thực phẩm hay công nghệ, nhà tuyển dụng vẫn sẽ sử dụng các ứng dụng máy tính để tự động hóa một số tác vụ nhất định, hợp lý hóa giao tiếp và hơn thế nữa.
Meo don gian de ren luyen nang cao ky nang tin hoc van phong
Ứng viên có kỹ năng tin học văn phòng tốt sẽ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

III. Những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết

Các loại kỹ năng máy tính mà nhà tuyển dụng mong đợi sẽ thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang xin việc làm quản lý văn phòng, bạn có thể sẽ phải có kiến ​​thức cơ bản về các chương trình xử lý văn bản, bảng tính, nền tảng email và các công cụ giao tiếp khác. Tuy nhiên, vẫn có một số kỹ năng máy tính cơ bản được sử dụng trong tất cả các ngành công nghiệp mà hầu hết những người xin việc cần biết.

1. Hệ điều hành (Windows và MacOS)

Một hệ điều hành là phần mềm hỗ trợ và quản lý các chức năng cơ bản của máy tính. Mặc dù có nhiều hệ điều hành khác nhau, hầu hết các nhà tuyển dụng đều dùng Windows hoặc MacOS. Bạn hãy dành thời gian tìm hiểu về 2 hệ điều hành này trước khi xin việc.

2. Office (Microsoft Office, G Suite)

Các bộ phần mềm Office bao gồm nhiều công cụ khác nhau như Microsoft Word, Outlook và Excel. Biết cách sử dụng các ứng dụng này có thể giúp bạn thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ trong công việc. Bộ xử lý Word như Microsoft Word hoặc Google Docs là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất. Nhà tuyển dụng thường cho rằng hầu hết các ứng viên đều biết cách sử dụng chương trình xử lý văn bản.

3. Phần mềm trình bày (PowerPoint, Keynote)

Bên cạnh đó, kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng cần thiết nhất trong công việc để trình bày và thuyết phục về một dự án hoặc sản phẩm, dịch vụ nên phần mềm hỗ trợ thuyết trình cũng rất quan trọng. Bạn nên biết cách tổ chức và trình bày ý tưởng bằng các phần mềm chuyên dụng như PowerPoint.

4. Bảng tính (Excel, Google Spreadsheets, v.v.)

Bảng tính là ứng dụng được dùng để sắp xếp dữ liệu và thông tin khác vào bảng và nhanh chóng tính toán số lượng. Bảng tính cũng có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu nâng cao. Một số nhà tuyển dụng có thể mong đợi bạn sở biết cơ bản về các phần mềm bảng tính.

5. Công cụ giao tiếp và cộng tác (Slack, Skype, v.v.)

Nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác để tăng hiệu suất công việc. Bạn có thể xem xét liệt kê các công cụ có liên quan mà bạn biết sử dụng trong hồ sơ xin việc.

6. Phần mềm kế toán (QuickBooks, FreshBooks, Xero, v.v.)

Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán rất quan trọng nếu bạn đang ứng tuyển vào các vị trí trong lĩnh vực tài chính hoặc kinh doanh.

7. Sử dụng mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instagram, Twitter)

Sử dụng thành thạo các phương tiện truyền thông xã hội là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu đối với các vị trí quan hệ công chúng, tiếp thị và quảng cáo.

Đọc thêm: "Dọn dẹp" tài khoản mạng xã hội trước khi đi xin việc

8. Trực quan hóa dữ liệu

Bên cạnh kiến ​​thức cơ bản về bảng tính, kỹ năng trực quan hóa dữ liệu cũng có thể hữu ích trong một số công việc đặc thù. Hiện nay, nhiều công cụ trực quan hóa dữ liệu được tích hợp vào các chương trình bảng tính như Excel, trong khi một số công cụ khác, như Tableau hoặc Datawrapper cho phép bạn lấy dữ liệu từ bảng tính để phân tích và hiển thị nâng cao hơn. Trực quan hóa dữ liệu đang ngày càng phổ biến khi phân tích dữ liệu trở nên quan trọng hơn đối với các doanh nghiệp.
Meo don gian de ren luyen nang cao ky nang tin hoc van phong

Làm thế nào để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng?

IV. Cách rèn luyện, nâng cao kỹ năng tin học văn phòng

Đối với kỹ năng tin học văn phòng, muốn thành thạo thì bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc dành thời gian để luyện tập nhiều. Excel hay Word, PPT, càng tập nhiều bạn sẽ càng quen và ghi nhớ các câu lệnh, các hàm hay tính năng cụ thể.
Trong khi đó, để biết cách dùng phần mềm chuyên ngành như phần mềm kế toán, HRIS (quản trị nhân sự), CMS (hệ thống quản trị nội dung), CRM (quản trị quan hệ khách hàng), ... thì bạn cần quen thuộc qua môi trường thực tế tại doanh nghiệp. Lúc đó, khả năng học hỏi và thích nghi sẽ là yếu tố tiên quyết quyết định thành công. Nhìn chung, để nâng cao kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần tự mày mò, chủ động thực hành trên máy và ghi nhớ. Ngay cả các phím tắt để in tài liệu hay chia sẻ thông tin qua công cụ hợp tác, quản lý dự án, càng biết nhiều sẽ càng có lợi cho công việc của bạn.
Dù bạn ứng tuyển vào bất cứ công việc gì thì kỹ năng tin học văn phòng cũng vô cùng hữu ích. Một số công việc đặc thù yêu cầu ứng viên có kỹ năng quản trị website tốt liên quan đến ngành công nghệ thông tin cũng cần bạn có kỹ năng sử dụng máy tính, phần mềm thì mới đảm nhận tốt công việc được giao. Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã nắm được kỹ năng tin học văn phòng là gì, từ đó trau dồi cho mình những kỹ năng cần thiết đáp ứng vị trí tốt nhất nhé.


Bình luận

Bài viết mới

Khi thương mại điện tử và mua sắm trực tuyến phát triển mạnh thì các vị trí việc làm online như nhân viên kinh doanh, cộng tác viên có nhu cầu tuyển dụng cao hơn. Đặc biệt, mức lương nhân viên kinh doanh online cũng rất lý tưởng nên thu hút không ít ứng viên. Để đảm nhận vị trí này, ngoài kinh nghiệm thì kỹ năng cũng là yếu tố quan trọng.
Có lẽ, bất cứ sinh viên ngành tài chính, kế toán, kiểm toán, ngân hàng nào cũng từng ít nhất một lần mong được đi thực tập, đi làm ở Big4. Tìm hiểu các kinh nghiệm ứng tuyển thực tập ở top 4 công ty kiểm toán mạnh nhất chưa bao giờ là muộn nếu bạn đã xác định rõ mục tiêu.
Dù tuyển dụng bất cứ vị trí nào thì nhà tuyển dụng cũng sẽ yêu cầu ứng viên có kỹ năng chuyên môn. Thế nhưng, chính xác thì các kỹ năng chuyên môn cần thiết cho các ngành là gì và nên được thể hiện thế nào trong CV ứng tuyển?
Cần nhiều yếu tố để chúng ta đạt được thành công trong công việc, cuộc sống, và việc xác định lộ trình sự nghiệp là một trong số đó. Không phải lý thuyết suông, con đường sự nghiệp được xác định rõ ràng sẽ giúp chúng ta định hướng, nỗ lực và thành công.
Thích ứng được coi là một khả năng, thậm chí là phẩm chất quan trọng để chúng ta nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới. Phát triển kỹ năng thích ứng không phải dễ, nhất là với các bạn cá tính mạnh hoặc quá hướng nội.
JobOKO
04/02/2020 13:28
Kỹ năng công nghệ là gì? đây là câu hỏi được rất nhiều người thắc mắc đặc biệt là những bạn đang đi làm hay có nhu cầu tìm việc làm mà khi nhà tuyển dụng có yêu cầu kỹ năng công nghệ. Thực tế định nghĩa này cũng khá dễ hiểu, các bạn có thể tham khảo cũng như tìm hiểu chi tiết hơn để có thể học và rèn luyện cho mình kỹ năng tốt nhất nhé.
JobOKO
07/09/2020 22:17
Trong một tập thể cũng như nhóm làm việc, trưởng nhóm hay người quản lý cần có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng bởi nếu không biết cách giao việc hợp lý, số lượng công việc cần thực hiện có thể sẽ bị trì trệ hoặc không cân đối giữa các nhân viên với nhau. Vậy làm thế nào để có kỹ năng phân công công việc tốt?
JobOKO
04/02/2020 02:13
Không phải ai cũng có kỹ năng quản lý khách hàng để tạo được sự tin tưởng cho người dùng sử dụng sản phẩm của công ty/doanh nghiệp. Nếu bạn ứng tuyển vào vị trí nhân viên bán hàng , trưởng bộ phận sale, thì kỹ năng quản lý khách hàng bạn cần trau dồi để có sự thành công trong công việc. Vậy vai trò và trách nhiệm của quản lý khách hàng là gì? Có những kỹ năng quản lý khách hàng nào?
JobOKO
15/05/2020 16:00
Tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng tư duy sáng tạo, nhà tuyển dụng kỳ vọng vào những nhân viên mới có tư duy độc lập, chủ động và có năng lực tạo ra những điều mới mẻ. Bạn đã biết cách rèn luyện tư duy sáng tạo hay chưa? Hãy bắt đầu với các phương pháp đơn giản và hiệu quả.
JobOKO
17/03/2022 16:30
Trong vô vàn những ứng dụng tuyệt vời của trắc nghiệm MBTI thì việc sử dụng kết quả giúp phát triển kỹ năng mềm cho nhân viên, tăng cường khả năng thích nghi, hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp được đánh giá rất cao và áp dụng tại nhiều tập đoàn lớn nhất thế giới.
JobOKO
20/01/2022 15:30
Cho dù bạn đang phụ trách bất cứ công việc gì, bạn cũng cần có sự cẩn thận, tỉ mỉ. Sự cẩn thận, tỉ mỉ giúp đảm bảo chất lượng công việc và tăng hiệu suất làm việc của bạn. Không những vậy, nếu như mỗi nhân viên đều làm việc cẩn thận, chú ý đến từng chi tiết nhỏ của công việc thì công ty sẽ vận hành ổn định và phát triển bền vững.
JobOKO
17/10/2021 09:30
Một tương lai tốt đẹp sẽ không đến với những ai mãi dậm chân tại chỗ. Học hỏi, rèn luyện để bản thân ngày một xuất sắc, thích nghi tốt với những thay đổi liên tục trong công việc là điều kiện tiên quyết để bạn có sự nghiệp nổi bật. Chưa biết bắt đầu từ đâu? Hãy để các kỹ năng phát triển bản thân dẫn dắt bạn.
JobOKO
15/10/2021 13:30
Kỹ năng phản biện được cho là một trong những kỹ năng quan trọng nhất cả trong học tập, nghiên cứu khoa học cũng như trong quá trình làm việc, công tác. Vậy chính xác thì kỹ năng phản biện là gì và có những cách nào để rèn luyện tư duy phản biện?
JobOKO
07/12/2021 09:30
Kỹ năng teamwork được nhà tuyển dụng coi là một trong những tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá ứng viên. Trong môi trường chuyên nghiệp, cách bạn tương tác, làm việc nhóm cũng quyết định hiệu suất công việc, thành công và thăng tiến.
JobOKO
02/09/2022 19:58
Những người giỏi quan sát không chỉ biết học hỏi từ những điều đúng đắn, mới mẻ mà còn biết tránh những sai lầm. Cũng vì vậy mà kỹ năng quan sát trở thành một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong học tập, công việc và cuộc sống.
Giải thưởng của chúng tôi: