Mô tả công việc của Trưởng nhóm tổ chức sự kiện

Trưởng nhóm tổ chức sự kiện đóng một vai trò quan trọng trong việc điều tiết, phân công công việc cho nhân viên tổ chức sự kiện, từ khâu chuẩn bị dụng cụ, thiết bị cho tới khâu set up hay phục vụ trong quá trình diễn ra sự kiện. Thiếu đi trưởng nhóm, sự kiện sẽ khó có thể diễn ra như ý muốn hoặc công tác tổ chức sẽ thiếu khoa học, mất nhiều thời gian chuẩn bị.

MỤC LỤC:
1. Mô tả công việc của Trưởng nhóm tổ chức sự kiện
2. Yêu cầu về bằng cấp, kỹ năng đối với trưởng nhóm tổ chức sự kiện

Công việc của Trưởng nhóm tổ chức sự kiện là làm gì?

1. Mô tả công việc của Trưởng nhóm tổ chức sự kiện

Trưởng nhóm sự kiện có thể làm việc trong các công ty tổ chức sự kiện, tiệc cưới, tại các khách sạn hay bộ phận nhân sự của công ty, tập đoàn lớn. Công việc cụ thể của bạn sẽ phụ thuộc vào quy mô nhân sự và lĩnh vực sự kiện nhưng nhìn chung, các trách nhiệm chính sẽ gồm có:

• Làm việc với khách hàng để tìm hiểu về mục đích tổ chức sự kiện, thời gian, địa điểm, các yêu cầu cụ thể của họ.
• Nếu khách hàng chưa có thông tin về địa điểm tổ chức cụ thể thì có thể gợi ý một vài cái tên phù hợp.
• Lên phương án tổ chức, dự trù nhân sự, ngân sách và báo giá cho khách hàng.
• Đàm phán giá cả với khách hàng, các đối tác, nhà cung cấp khác.
• Lên kế hoạch, phân công công việc cụ thể cho nhân viên tổ chức sự kiện.
• Điều phối việc vận chuyển, sắp xếp và bài trí phụ kiện, đồ đạc.
• Phân công nhân viên phục vụ theo từng khu vực trong quá trình diễn ra sự kiện.
• Chịu trách nhiệm xử lý các sự cố, tình huống bất ngờ xảy ra trước, trong và sau sự kiện.
• Giám sát việc tháo dỡ đồ đạc sau khi tổ chức sự kiện.
• Kiểm soát ngân sách, hạch toán lại chi phí cuối cùng và báo cho khách hàng.
• Họp bàn với cấp trên, đồng nghiệp để rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.

Đọc thêm: Ngành tổ chức sự kiện có vất vả không? thu nhập như thế nào?

2. Yêu cầu về bằng cấp, kỹ năng đối với trưởng nhóm tổ chức sự kiện

Trưởng nhóm tổ chức sự kiện cần phải có bằng tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học trở lên các chuyên ngành Marketing, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Truyền thông, Báo chí, Tổ chức sự kiện,... và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành.
Với những người làm công việc tổ chức sự kiện thì yếu tố sức khỏe luôn là điều kiện tiên quyết. Càng khi sự kiện đến gần, họ sẽ càng phải làm việc nhiều thời gian hơn, sử dụng tối đa công suất của mình để hoàn thành công việc. Không chỉ khâu chuẩn bị, họ còn phải liên tục căng mình trong quá trình diễn ra sự kiện và dọn dẹp sau khi kết thúc. Càng vào những thời điểm bận rộn như đầu năm, cuối năm thì công việc của họ lại càng vất vả. Không có sức khỏe tốt, họ sẽ chắc chắn không thể theo nghề.

Kỹ năng, phẩm chất Trưởng nhóm tổ chức sự kiện cần có

Yêu cầu thứ hai chính là kỹ năng sắp xếp và sự cẩn thận, tỉ mỉ. Tổ chức sự kiện là sự tổng hòa của rất nhiều công việc khác nhỏ hơn, từ chuẩn bị nhân sự, ngân sách, set up, phục vụ, ... cho tới những công việc không tên khác. Điều này đòi hỏi họ phải có kỹ năng tổ chức, sắp xếp và phân công công việc một cách hiệu quả. Nếu không, họ sẽ rất dễ rơi vào tình trạng bị quá tải, công việc đình trệ, vỡ kế hoạch.
Bên cạnh đó, trưởng nhóm tổ chức sự kiện cũng phải là người:

• Có kỹ năng giao tiếp tốt.
• Quyết đoán, linh hoạt trong cách xử lý vấn đề.
• Khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
• Kỹ năng quản lý thời gian và quản lý tài chính.
• Khả năng đa nhiệm.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Nhân viên Tổ chức sự kiện

Với những người làm việc trong lĩnh vực quản lý sự kiện thì sự yêu nghề cũng cực kỳ quan trọng. Đây sẽ là động lực để họ vượt qua những thời điểm khó khăn, mệt mỏi và luôn duy trì sự tự tin, nhiệt huyết trong công việc.
Vị trí trưởng nhóm tổ chức sự kiện đòi hỏi yêu cầu chuyên môn và kỹ năng cao nên không phải ai cũng có thể dễ dàng trúng tuyển. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ rất nhiều cơ hội việc làm trong ngành này như nhân viên tổ chức sự kiện, chuyên viên tổ chức sự kiện,... Nếu bạn có sự nỗ lực, cố gắng đảm nhận tốt vai trò thì sẽ có nhiều cơ hội thăng tiến lên vị trí cao như trưởng nhóm tổ chức sự kiện. Để biết rõ hơn về công việc của nhân viên tổ chức sự kiện, bạn có thể tham khảo thêm trong bài viết dưới đây.
Xem thêm: Công việc của Nhân viên Tổ chức sự kiện là làm gì?