Mô tả công việc của Nhân viên Tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện có thể là nhân viên chuyên tổ chức sự kiện, truyền thông trong nội bộ công ty hoặc làm trong các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Trách nhiệm chính của họ bao gồm chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị, kịch bản cho sự kiện, giám sát tổ chức và thực hiện,...

MỤC LỤC:
1. Mô tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện​​
2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí nhân viên tổ chức sự kiện
3. Những ai phù hợp làm Nhân viên tổ chức sự kiện?

Yêu cầu công việc của Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

1. Mô tả công việc của nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm làm việc theo hướng dẫn của quản lý, xử lý rất nhiều nhiệm vụ khác nhau từ khi tiếp nhận ý tưởng tới các bước tiến hành để một sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện bao gồm:

• Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc phòng ban trong công ty, lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
• Đánh giá quy mô sự kiện, đề xuất các quy trình tiến hành chuẩn bị cho sự kiện.
• Lập kế hoạch, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và báo cáo ngân sách.
• Thuê địa điểm, liên hệ với các nhà cung cấp vật tư, thiết bị, thực phẩm, trang trí,...
• Bốc dỡ thiết bị từ xe tải và sắp xếp bàn ghế cho các sự kiện.
• Đảm bảo xác định và sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời, công nhân viên,... hợp lý.
• Chú ý đến các tiêu chí an toàn.
• Làm việc theo hướng dẫn của người quản lý tổ chức sự kiện.
• Đảm bảo hội trường sự kiện sạch sẽ và có tổ chức.
• Đảm bảo cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời, ấn tượng.
• Bảo mật thông tin liên quan đến sự kiện khi được yêu cầu.
• Đảm nhận vai trò của người chào đón khách trong một số trường hợp.
• Chuẩn bị, thiết lập thiết bị chiếu sáng và âm thanh.
• Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ thức ăn và đồ uống, quà tặng cho khách trong sự kiện.
• Phân phối, cung cấp thông tin hữu ích cho người tham dự sự kiện.
• Kiểm tra thiết bị xem có bị hỏng hóc sau khi sử dụng không.
• Theo dõi, giám sát các hoạt động cho đến khi sự kiện kết thúc.
• Báo cáo kết quả công việc với người quản lý.

Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Nhân viên Tổ chức sự kiện

Những kỹ năng nhân viên tổ chức sự kiện cần có

2. Yêu cầu trình độ và kỹ năng với vị trí nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau để đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao:

• Tốt nghiệp trung học trở lên (bằng cử nhân được ưu tiên).
• Kinh nghiệm làm nhân viên tổ chức sự kiện, nhà hàng/khách sạn hoặc liên quan.
• Kỹ năng tổ chức xuất sắc.
• Siêng năng và chú ý đến chi tiết.
• Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời cả bằng lời nói và văn bản, thái độ thân thiện, khéo léo.
• Sức khoẻ tốt, năng động, nhiệt huyết.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt, phản ứng nhanh, sáng tạo.
• Khả năng làm việc chuyên nghiệp dưới áp lực.
• Khả năng đa nhiệm tuyệt vời.
• Kỹ năng quản lý xung đột.

Đọc thêm: Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên Tổ chức sự kiện

3. Những ai phù hợp làm Nhân viên tổ chức sự kiện?

Nhân viên tổ chức sự kiện có thể không phải là một vai trò yêu cầu cao với trình độ, bằng cấp nhưng điều đó không có nghĩa là ai cũng sẽ làm tốt trong vai trò này. Khi tuyển dụng Nhân viên tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần xác định được những tiêu chí để đánh giá và phân loại ứng viên, sau đó lựa chọn đúng người. Về phần mình, ứng viên cũng cần cân nhắc kỹ xem liệu mình có phù hợp với nghề không? Có đáp ứng được công việc và có gắn bó lâu dài cũng như phát triển sự nghiệp được không.
Những người phù hợp nhất để làm Nhân viên tổ chức sự kiện là:

• Người năng động và sáng tạo: Công việc của Nhân viên tổ chức sự kiện xoay quanh việc lên kế hoạch và triển khai các sự kiện lớn nhỏ khác nhau, phục vụ cho những mục đích khác nhau với yêu cầu chi tiết khác nhau. Người năng động sẽ luôn có động lực và xử lý các nhiệm vụ với thái độ tích cực nhất, đồng thời sự sáng tạo cho phép bạn đổi mới không ngừng, tìm kiếm và đưa ra những ý tưởng độc nhất vô nhị làm hài lòng khách hàng.
• Có khả năng tổ chức tốt: Để chuẩn bị và thực hiện các sự kiện, bạn sẽ luôn ở trong trạng thái bận rộn, hết lo việc này lại đến việc khác. Nếu không thể quản lý thời gian, sắp xếp và tổ chức công việc hợp lý thì dễ bị rối rắm và cũng ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện.
• Người cầu toàn: Không phải ai cầu toàn cũng làm Nhân viên tổ chức sự kiện nhưng chắc chắn chỉ những người có phẩm chất này mới hợp làm trong vai trò đó. Bạn sẽ vừa phải có sự tỉ mỉ, cẩn thận, chú ý đến từng tiểu tiết, không chấp nhận sự qua loa nhưng bạn cũng cần có tầm nhìn, có khả năng bao quát.
• Có sức khỏe tốt, nhanh nhẹn: Làm sự kiện có thể phải đi gặp đối tác, nhà cung cấp, khách hàng liên tục, phải đi công tác vài ngày, v.v. Nhanh nhẹn và sức khỏe thể chất tốt là những yếu tố cần thiết để hoàn thành công việc cũng như gắn bó lâu dài với nghề nghiệp.

Mô tả công việc Nhân viên Tổ chức sự kiện cung cấp những thông tin đầy đủ nhất về vị trí này, giúp ứng viên hiểu rõ về trách nhiệm của mình và xem bản thân có phù hợp hay không. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng có thể căn cứ để viết thông báo tuyển dụng đầy đủ, chính xác hơn. Ngành sự kiện có nhiều tiềm năng phát triển, nhiều cơ hội việc làm và chủ yếu hợp với những người trẻ đam mê, nhiệt huyết.