Performance Plan là gì? Cách viết kế hoạch cải thiện hiệu suất

MỤC LỤC:
I. Performance Plan là gì?
II. Những lợi ích kế hoạch hiệu suất mang lại cho doanh nghiệp
III. Cách viết kế hoạch cải thiện hiệu suất
IV. Khi nào nên thực hiện kế hoạch cải thiện hiệu suất?
V. Làm sao để cải thiện Performance Plan?

Performance Plan là gì?

I. Performance Plan là gì?

Performance Plan trong tiếng Việt là Kế hoạch hiệu suất hoặc Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP), đề cập đến một tài liệu kinh doanh chính thức giải thích các mục tiêu đặt ra cho một nhân viên cụ thể. Nó cũng phác thảo các vấn đề hiệu suất tiềm năng cản trở tiến trình của nhân viên trong việc đạt được các mục tiêu đó. Các Performance Plan thường bị coi là dấu hiệu cảnh báo nhân viên nhưng chúng cũng nhằm khuyến khích nhân viên nỗ lực nhiều hơn trong công việc.

II. Những lợi ích kế hoạch hiệu suất mang lại cho doanh nghiệp

Một Performance Plan cho nhân viên thể hiện rằng doanh nghiệp hiểu rõ về những thách thức hiện tại và mục tiêu dài hạn của nhân viên, sau đó sẵn sàng hỗ trợ tích cực cho họ. Trong khi đó, nhân viên có khả năng tham gia nhiều hơn và làm việc hiệu quả hơn khi họ thật sự hiểu những gì doanh nghiệp mong đợi ở họ. Performance Plan phác thảo chi tiết bất kỳ vấn đề hoặc hành vi nào đang gây ra sự cố, hành động khắc phục cần thực hiện để cải thiện và những tài nguyên nào công ty sẵn sàng cung cấp để hỗ trợ.

Các Performance Plan không chỉ được thiết kế cho những nhân viên có hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu ở ngay hiện tại mà còn dành cho những người hiện đang cảm thấy tự tin trong vai trò công việc của mình. Performance Plan có thể được sử dụng để tăng tính di động của nhân viên, cho phép họ chuyển sang vai trò cấp cao hơn hoặc chuyển sang vai trò mà họ cảm thấy phù hợp hơn. Tất cả những điều này tạo ra một lực lượng lao động được đào tạo tốt hơn, tài năng hơn.
XEM THÊM: Học cách quản lý thời gian, cải thiện hiệu suất công việc

III. Cách viết kế hoạch cải thiện hiệu suất

Dưới đây là một số bước mà bộ phận nhân sự của doanh nghiệp phải làm theo khi viết Performance Plan:

• Xác định hiệu suất hoặc các vấn đề hành vi cần cải thiện.
• Giải thích kỳ vọng hiệu suất và hành vi.
• Cung cấp các đề xuất hữu ích để cải thiện hiệu suất của nhân viên.
• Lên lịch các cuộc họp tiến độ với nhân viên.
• Phác thảo hậu quả của việc không đáp ứng tiêu chuẩn.

1. Xác định hiệu suất hoặc các vấn đề hành vi cần cải thiện

Ý tưởng cốt lõi về Performance Plan bắt nguồn từ các vấn đề của nhân viên trong công việc. Những vấn đề này có thể liên quan đến hiệu suất, hành vi hoặc cả hai. Khi tạo một Performance Plan cho nhân viên, việc đầu tiên bạn cần làm là tập trung xác định vấn đề cần khắc phục.

2. Giải thích kỳ vọng hiệu suất và hành vi

Cùng với việc xác định một vấn đề cụ thể, bạn cũng cần giải thích những kỳ vọng hoặc đặt ra những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được cho nhân viên. Ví dụ nếu hiệu suất công việc được xác định bằng cách đáp ứng hạn ngạch nhiệm vụ thì bạn hãy rõ ràng về hạn ngạch tối thiểu cho nhân viên. Nhân viên có thể căn cứ vào đó, coi đó như một cơ sở để cải thiện hoặc thực hiện mục tiêu cụ thể.

3. Cung cấp các đề xuất hữu ích để cải thiện hiệu suất của nhân viên

Sau khi bạn đã đặt ra những kỳ vọng cho nhân viên của mình, hãy tiến thêm một bước và cung cấp các tài nguyên hữu ích để hỗ trợ cho họ. Các tài nguyên này thường bao gồm đào tạo bổ sung, tài nguyên thông tin như hướng dẫn sử dụng và thậm chí là các công cụ vật lý tùy thuộc vào vai trò công việc cụ thể.

4. Lên lịch các cuộc họp tiến độ với nhân viên

Một khi bạn đưa ra Performance Plan cho nhân viên của bạn, bạn cần gặp họ vào những giai đoạn nhất định và thảo luận trực tiếp về hiệu suất của họ. Hãy lên lịch cho các cuộc họp tiến độ để hai bên thống nhất được các vấn đề, mục tiêu và tìm ra tiếng nói chung.

5. Phác thảo hậu quả của việc không đáp ứng tiêu chuẩn

Tất cả các Performance Plan cần phải có khung thời gian để cải thiện, trong đó bao gồm cả những hậu quả nếu nhân viên vẫn không đáp ứng được yêu cầu mà công ty đặt ra.

Để cải thiện Performance Plan phải làm sao?

IV. Khi nào nên thực hiện kế hoạch cải thiện hiệu suất?

Performance Plan được thực hiện tốt nhất khi một nhân viên gặp khó khăn. Cho dù năng suất làm việc của họ bị giảm hay họ bắt đầu nghỉ việc nhiều hơn, đó đều là những vấn đề nghiêm trọng mà người quản lý cần chú ý. Như đã đề cập ở trên, Performance Plan là kế hoạch giúp cải thiện hiệu suất công việc hoặc thái độ và hành vi của nhân viên để đáp ứng với yêu cầu thực tế. Mục tiêu hàng đầu của Performance Plan là trao cho nhân viên cơ hội, giúp họ định hướng và nỗ lực nhiều hơn để có kết quả công việc tốt nhất.
Các tuyến giao tiếp mở rất quan trọng với Performance Plan vì nó giúp nhân viên và công ty hiểu nhau hơn, cùng nhau tìm ra giải pháp có lợi cho cả hai bên. Người quản lý phải tiếp cận với nhân viên để xem họ cần gì và cố gắng cung cấp hỗ trợ trong khả năng cho phép.
XEM THÊM: Ngưng lãng phí thời gian để tránh giảm hiệu suất công việc

V. Làm sao để cải thiện Performance Plan?

• Lắng nghe nhân viên của bạn và cho họ cơ hội giải thích về các vấn đề: Performance Plan là một quá trình hợp tác. Nhân viên cần được nói lên suy nghĩ của họ và giải thích về những nguyên nhân khiến họ gặp vấn đề trong công việc.

• Giảm bớt các vấn đề tại nơi làm việc: Công ty nên tìm hiểu xem có phải nhân viên cảm thấy không có tương lai, sự nghiệp khi làm việc tại văn phòng? Liệu họ có sẵn sàng cho một vai trò nhiều thách thức hơn? Họ có đang phải giải quyết các vấn đề cá nhân ngoài phạm vi của doanh nghiệp? Nếu có những vấn đề như vậy thì doanh nghiệp cũng phải nắm được một cách cụ thể vì chỉ có như vậy bạn mới có thể xây dựng Performance Plan phù hợp nhất.

• Tập trung vào các khía cạnh tích cực của mối quan hệ giữa nhân viên với công ty: Trong Performance Plan, bạn hãy nhấn mạnh các phẩm chất có giá trị của nhân viên và làm việc với họ để tìm cách nâng cao những mặt tích cực này.

• Cung cấp cho nhân viên một con đường rõ ràng: Nhân viên cần hiểu mục tiêu của bản thân và mục tiêu chung của công ty, sau đó thực hiện các hành động cần thiết để đáp ứng kỳ vọng về hiệu suất và hành vi. Mục tiêu của họ càng chính xác thì họ càng dễ đạt được. Những mục tiêu mơ hồ sẽ phản tác dụng.

• Thường xuyên xem xét tiến độ của nhân viên: Theo dõi hiệu suất của nhân viên và liên lạc với họ theo định kỳ để giữ cho họ có động lực là phần đặc biệt quan trọng trong Performance Plan. Bất kể nhân viên nào cũng sẽ đánh giá cao việc có cơ hội thể hiện quan điểm trong công việc để từ đó cải thiện, nâng cao năng suất công việc.