Mô tả công việc
I) Nhiệm vụ chính
Tổ chức, vận hành hiệu quả toàn bộ hoạt động của Bộ phận Hành Chính - Nhân sự.
Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hỗ trợ tốt nhất cho các phòng ban trong công ty.
Chịu sự chỉ đạo, giao việc và đánh giá của TN kỹ thuật/TPKD/BGĐ.
II) Nhiệm vụ cụ thể
Công tác Hành chính:
Quản lý điều xe, đặt vé, đặt phòng, mua sắm văn phòng phẩm và trang thiết bị.
Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, thực hiện thanh toán chi phí hành chính văn phòng.
Thực hiện công tác lễ tân, nhận - gửi công văn, tiếp khách, chuẩn bị hậu cần phòng họp.
Soạn thảo, lưu trữ công văn, chính sách, thông báo nội bộ.
Quản lý con dấu và các giấy tờ hành chính liên quan
Thực hiện các thủ tục pháp lý, đăng ký kinh doanh, giấy phép,...
Là đầu mối làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ hành chính như: an ninh, vệ sinh, PCCC, điện, nước, VPP,.... Theo dõi chất lượng dịch vụ và phối hợp xử lý phát sinh.
Công tác Nhân sự:
Theo dõi chấm công, nghỉ phép, đơn từ, lịch làm việc của nhân viên.
Phối hợp kế toán trong công tác tính lương, BHXH, thông báo tăng/giảm nhân sự.
Quản lý và đề xuất các chương trình phúc lợi theo quy chế.
Lập kế hoạch và tổ chức chương trình nghỉ dưỡng, sinh nhật, lễ tết nội bộ theo qui chế công ty.
Công tác tuyển dụng - Onboarding:
Tiếp nhận yêu cầu và lên kế hoạch tuyển dụng -> báo cáo Giám đốc phê duyệt
Đăng tin, sàng lọc hồ sơ, tổ chức phỏng vấn.
Phối hợp với các phòng ban:
Đánh giá kết quả và lựa chọn ứng viên thử việc
Xây dựng kế hoạch đào tạo thử việc
Đánh giá kết thúc thử việc -> báo cáo Giám đốc phê duyệt
Soạn thảo HĐLĐ, hướng dẫn, giới thiệu cho Nhân viên mới về chính sách, qui định của Công ty.
Tổng hợp, báo cáo tình hình tuyển dụng định kỳ.
Tổ chức sự kiện và quan hệ đối nội/ đối ngoại:
Chủ trì phối hợp với các BP/phòng ban tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo: kế hoạch, ngân sách, hậu cần.
Chuẩn bị in ấn tài liệu, liên hệ nhà thầu sự kiện tổ chức, tiếp đón khách mời.
Là đầu mối làm việc, giải quyết và duy trì mối quan hệ với các cơ quan chức năng.
Báo cáo công việc
Báo cáo tình hình công việc, các vấn đề phát sinh và các báo cáo chuyên môn theo yêu cầu của PGĐ/GĐ
Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo và phân công của PGĐ/GĐ.
Yêu cầu
III) Tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc
Trình độ học vấn tối thiểu:
Đại học chuyên ngành Quản trị nhân lực, Hành chính văn phòng, Luật, hoặc ngành liên quan.
Ưu tiên có các chứng chỉ nghiệp vụ về nhân sự, quản trị hành chính
Trình độ tin học:
Sử dụng thành thạo Word, Excel, phần mềm
quản lý nhân sự, máy văn phòng
Ứng dụng công nghệ AI là lợi thế.
Trình độ ngoại ngữ: Giao tiếp tốt.
Kinh nghiệm:
Từ 2 -3 năm trở lên ở vị trí tương đương tại công ty thương mại, phân phối có quy mô tương đương.
Có kinh nghiệm tổ chức sự kiện là một lợi thế.
Kỹ năng:
Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian và tổng hợp thông tin tốt.
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử nội bộ và đối ngoại chuyên nghiệp.
Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính chuẩn chỉnh.
Thái độ, phẩm chất:
Chính trực, trung thực, trách nhiệm, cẩn thận.
Tận tâm và nhiệt huyết, có tinh thần cầu tiến và ham học hỏi.
Quyết đoán, có khả năng giải quyết vấn đề tốt.
Chịu được áp lực, linh hoạt và thích ứng nhanh.
Yêu cầu khác:
Có thể đi công tác
Có bằng lái xe ô tô B2 trở lên là một lợi thế.
Quyền lợi
- Du lịch hàng năm cùng Công ty
- Môi trường năng động, chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến cao ...
- Công ty đảm bảo các chế độ phúc lợi của nhà nước như: BHXH, BHYT, BHNT;
- Được hưởng các chính sách phúc lợi theo quy định của Công ty;
Thông tin khác
Thời gian làm việc
Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:00 đến 17:30)
Thứ 7 (từ 08:00 đến 12:00)
Thông tin chung
Nơi làm việc