Chuyên viên Hành chính

Mô tả Công việc
Phụ trách kiểm soát các vấn đề liên quan đến hành chính văn phòng, các sự kiện và truyền thông nội bộ
1. Quản lý công cụ, tài sản văn phòng
• Thực hiện mua sắm, theo dõi, kiểm soát định mức, số lượng tổng thể quy định cho các dịch vụ như Văn phòng phẩm, Vệ sinh, vv... hàng tuần, tháng, quý và cập nhật vào hệ thống hồ sơ thanh toán cho các dịch vụ sử dụng
• Thiết lập và kiểm soát quy chuẩn về các thiết bị văn phòng. Đảm bảo hiệu quả sử dụng, kéo dài tuổi thọ tài sản, và tạo môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp
• Đảm bảo tất cả các thủ tục mua sắm công cụ dụng cụ, thiết bị văn phòng,.......... và thanh toán tuân thủ theo chính sách phúc lợi của công ty, các quy định tài chính và quy trình phê duyệt
2. Tổ chức các sự kiện nội bộ
• Tổ chức thực hiện và kiểm tra thanh toán về việc mua hàng hóa cho các sự kiện đặc biệt của công ty như: Dã ngoại, Bánh Trung Thu, Tiệc cuối năm, quà Tết, vv
• Hỗ trợ lên kế hoạch về chi phí, tổ chức các sự kiện, hội nghị, cuộc họp tại công ty như Họp quý, 6 tháng, tổng kết năm, tân niên
• Tổ chức các sự kiện trong năm như: Trang trí Trung Thu, Noel, Tết,..
• Phối hợp với Nhân sự Tập đoàn tổ chức Company trip, YEP, 8/3, 20/10,...
• Làm việc với đối tác, cơ quan ban ngành, tổ chức và thanh toán chi phí các khóa học PCCC, ATVSLĐ, Quản lý toà nhà theo quy định.
• Quản lý hồ sơ hành chính của công ty.
• Làm việc với nhà cung cấp, quản lý, theo dõi và cấp phát đồng phục cho toàn nhân viên công ty.
3. Truyền thông nội bộ
• Soạn thảo, biên tập và quản lý nội dung cho các thông báo truyền thông nội bộ, email gởi đến toàn thể nhân viên.
• Làm việc chặt chẽ với Phòng Nhân sự và các bộ phận khác để đảm bảo thông tin liên lạc nội bộ thống nhất trong toàn tổ chức