Mô tả công việc
Theo dõi thông tin thầu & kế hoạch tham gia
- Tiếp nhận, rà soát thông tin mời thầu/mời chào giá (HSMT/RFQ/RFP), điều kiện tham dự, thời hạn và yêu cầu pháp lý.
- Lập checklist hồ sơ, timeline chuẩn bị; nhắc việc các bộ phận liên quan theo deadline.
- Chuẩn bị các thủ tục đăng ký, mua/nhận HSMT, khảo sát hiện trường (nếu có), tham dự làm rõ thầu.
Chuẩn bị hồ sơ năng lực & pháp lý doanh nghiệp
- Thu thập, cập nhật và quản lý bộ hồ sơ pháp lý: ĐKKD, điều lệ, ủy quyền, chữ ký mẫu, chứng chỉ hành nghề/năng lực, báo cáo tài chính, bảo hiểm, ISO... (tùy yêu cầu).
- Xây dựng/duy trì "thư viện" hồ sơ năng lực: profile công ty, danh sách hợp đồng tương tự, nhân sự chủ chốt, thiết bị, năng lực tài chính.
- Soạn thảo/hoàn thiện biểu mẫu hành chính: đơn dự thầu, cam kết, thỏa thuận liên danh, bảng kê khai, form theo HSMT.
Lập & hoàn thiện hồ sơ dự thầu (HSDT/HSĐX)
- Phối hợp phòng kỹ thuật/thiết kế/QA lập hồ sơ kỹ thuật: biện pháp thi công, tiến độ, thuyết minh kỹ thuật, nhân sự - thiết bị, an toàn - môi trường, kiểm soát chất lượng.
- Phối hợp phòng dự toán/kinh doanh lập hồ sơ tài chính: bảng giá dự thầu, BOQ, điều kiện thương mại, điều khoản thanh toán, bảo hành...
- Kiểm tra tính tuân thủ HSMT: hình thức, số lượng bản, niêm phong, ký đóng dấu, hiệu lực hồ sơ, bảo lãnh dự thầu...
- In ấn, đóng quyển, đóng gói, niêm phong và thực hiện nộp hồ sơ đúng quy định & thời hạn.
Quản lý bảo lãnh, công văn, hợp đồng liên quan
- Thực hiện thủ tục xin phát hành: bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng... (làm việc với ngân hàng/bảo hiểm).
- Soạn thảo/cập nhật công văn đối ngoại: làm rõ, gia hạn hiệu lực HSDT, xác nhận, đề nghị thanh toán mua HSMT...
- Theo dõi kết quả thầu; chuẩn bị hồ sơ thương thảo, hoàn thiện hợp đồng theo yêu cầu.
Quản lý hồ sơ
- Bàn giao bộ hồ sơ trúng thầu cho bộ phận triển khai/ban điều hành dự án.
- Theo dõi các thủ tục đầu vào: hợp đồng, phụ lục, bảo lãnh, tạm ứng, nghiệm thu - thanh toán (phần hồ sơ).
- Lưu trữ hồ sơ dự án theo quy định, đảm bảo truy xuất nhanh khi kiểm tra/đối soát.
Lưu trữ - quản trị dữ liệu - báo cáo
- Quản lý file cứng và file mềm (share drive): phân quyền, đặt tên, version control, nhật ký cập nhật.
- Báo cáo định kỳ: danh mục gói thầu tham gia, tiến độ chuẩn bị, tỷ lệ trúng thầu, nguyên nhân trượt thầu, chi phí dự thầu.
Yêu cầu
Trình độ/Kinh nghiệm
- Tốt nghiệp CĐ/ĐH.
- Có 2 năm kinh nghiệm làm hồ sơ thầu/hồ sơ dự án (ưu tiên lĩnh vực CNTT, cung cấp thiết bị...).
Kiến thức
- Hiểu quy trình đấu thầu và thành phần hồ sơ (HSMT/HSDT, HSĐX, BOQ...).
- Nắm các yêu cầu pháp lý/công chứng/ủy quyền/đóng dấu; biết sử dụng mạng đấu thầu (nếu áp dụng) là lợi thế.
Kỹ năng
- Cẩn thận, kiểm soát checklist tốt, chịu áp lực deadline.
- Soạn thảo văn bản, trình bày hồ sơ chuyên nghiệp.
- Tin học văn phòng (Word/Excel), PDF, scan/in ấn; quản lý file khoa học.
- Giao tiếp và phối hợp đa phòng ban.
Quyền lợi
Thu nhập: Lương cứng từ 12 triệu đồng / tháng trở lên (Thỏa thuận theo năng lực ứng viên)
Thời gian làm việc: 8h00 - 12h00 và 13h30 - 17h30 (Thứ 2 - Thứ 6) + thời gian làm việc theo yêu cầu công việc
Được đào tạo về sản phẩm, quy trình, thủ tục
Đảm bảo đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, nghỉ phép theo quy định của nhà nước.
Hưởng chế độ phúc lợi hàng năm của Công ty : du lịch, hiếu hỷ....
Công ty tạo mọi điều kiện để nhân viên có cơ hội thăng tiến phát huy tốt nhất khả năng của mình, giúp nhân viên tìm được vị trí công việc phù hợp với năng lực.
Môi trường làm việc trẻ trung, hòa đồng và gắn kết.
Bảo hiểm xã hội, Du lịch hàng năm, Thưởng tháng 13, Thưởng hiệu quả làm việc
Thông tin khác
Thời gian làm việc
Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:00 đến 17:30)
Thông tin chung
Nơi làm việc
- - Hà Nội: Tòa Mỹ Đình Plaza 2, ngõ 2 Nguyễn Hoàng, Phường Từ Liêm (quận Nam Từ Liêm cũ)