Chuyên Viên Thu Mua Vật Tư

Lập kế hoạch và triển khai thu mua vật tư
Phối hợp với nhân viên kế hoạch sản xuất, các phòng ban để nắm rõ nhu cầu vật tư (bao pp, pe, túi, tem, mực in, nhãn, thùng carton, chai, xô, cal, màng co, dây đai v.v.)
Tiếp nhận yêu cầu mua sắm công cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất (máy in, tủ bàn ghế, dụng cụ cơ khí, thiết bị cầm tay, đồ bảo hộ, khay trộn, xẻng, máy hàn, cân, dụng cụ phòng thí nghiệm, dụng cụ vệ sinh, vật tư sửa chữa, v.v.)
Xác định số lượng, chủng loại cần mua dựa trên nhu cầu sản xuất, định mức tồn kho, thời gian giao hàng
Theo dõi định mức tồn kho để đảm bảo mức tồn hợp lý, tránh thiếu hụt hoặc tồn kho lâu
Sắp xếp và điều phối luân chuyển hàng về cho từng kho cho phù hợp
Dự báo số lượng nhu cầu dựa trên sản lượng sản xuất và định mức đơn hàng chưa sản xuất
Dự đoán giá cả thị trường biến động và đề xuất mua hàng hợp lý
Xây dựng kế hoạch thu mua ngắn hạn và dài hạn
Tìm kiếm, quản lý & đánh giá nhà cung cấp
Tìm kiếm, lựa chọn và đàm phán với nhà cung cấp bao bì theo tiêu chí: chất lượng in ấn, độ bền, đúng mẫu mã thiết kế, chi phí hợp lý
Xây dựng và cập nhật danh sách nhà cung cấp theo từng nhóm
Yêu cầu báo giá, gửi mẫu bao bì - đàm phán hợp đồng (giá, thời gian, thanh toán, các điều khoản kèm theo...)
So sánh, phân tích báo giá, chất lượng, dịch vụ
Đàm phán giá cả, điều khoản hạn mức thanh toán, thời gian giao hàng
Duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài và phát triển thêm nguồn cung ứng mới
Thực hiện mua hàng
Lập và gửi đơn đặt hàng, trình sếp duyệt đơn hàng
Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp và ký hợp đồng nguyên tắc
Tìm kiếm xe vận chuyển hàng về (nếu có) hoặc đàm phán bên bán vận chuyển luôn hàng về tới kho
Theo dõi tiến độ giao hàng, phối hợp bộ phận kho, QC để nhận hàng và kiểm tra
Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn và kiểm tra hóa đơn đầu vào
Giải quyết các vấn đề phát sinh như chậm giao hàng, hàng lỗi, thiếu hàng
Kiểm soát chất lượng và chi phí
Phối hợp với phòng chất lượng, kho, sản xuất, bảo trì để kiểm tra nghiệm thu hàng hóa khi nhập kho
Theo dõi công nợ và đối chiếu với nhà cung cấp
Đề xuất giải pháp tối ưu chi phí
Kiểm tra và nhận phiếu COA, phiếu test chứng từ của nhà cung cấp
Đề xuất test nguyên liệu khi cần thiết
Xử lý phế liệu & rác thải
Tìm kiếm nhà thu mua ve chai, phế liệu
Tiến hành bán ve chai, phế liệu
Xử lý những vật loại không bán được đưa qua rác thải
Liên hệ xử lý rác thải theo quy định
Quản lý hồ sơ, chứng từ, thanh toán
Lưu trữ hợp đồng, báo giá, đơn hàng, hóa đơn, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho
Đảm bảo chứng từ đầy đủ để phục vụ cho kế toán và kiểm toán
Phối hợp với bộ phận kế toán để đảm bảo thanh toán đúng hạn
Phối hợp với bộ phận kho để đối chiếu hàng tồn kho
Báo cáo định kỳ về tiến độ thu mua, tình hình bao bì nhà cung cấp, giá cả biến động của thị trường
Đề xuất cải tiến quy trình mua nhằm giảm rủi ro, tăng hiệu quả