[ Đà Nẵng] ADMIN OFFICER

Mô tả Công việc
Thực hiện các công việc liên quan đến chứng từ, tài liệu:
- Kiểm soát và chuyển chứng từ, văn kiện, bưu kiện gửi đi và gửi đến đúng đối tượng, đúng địa chỉ một cách nhanh chóng và tiết kiệm.
- Ghi chép thông tin của chứng từ, văn kiện, bưu kiện để phục vụ công việc kiểm tra, lữu trữ, ...
- Tổng hợp và lưu trữ giấy giao hàng, hóa đơn của nhà cung cấp và chuyển cho Kế toán vào cuối tháng để thanh toán.
- Phụ trách gửi & nhận VPP chuyển đến các BP liên quan.
Quản lý Văn phòng phẩm và thực phẩm
- Nắm rõ số lượng, chủng loại các loại VPP có trong kho VPP để xuất khi cần thiết và tiến hành đặt mua khi cần (Kiểm kho tối thiểu 1 lần/tháng)
- Đảm bảo VPP luôn có sẵn trong kho để tránh các hoạt động liên quan bị gián đoạn.
- Kiểm soát cấp phát, sử dụng VPP để đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý, tránh lãng phí hoặc biển thủ.
- Lập báo cáo hằng tháng về việc đặt mua, nhập, xuất VPP.
- Liên hệ nhà cung cấp để đảm bảo nước uống cho kho luôn đầy đủ; Đảm bảo trong kho luôn có đủ mì tôm, cà phê,... và cấp phát đầy đủ cho nhân viên làm ca đêm; Đặt cơm, nhận cơm đúng thời gian, số lượng.
Cấp phát, kiểm soát đồ BHLĐ
- Cấp phát đồ bảo hộ (giày bảo hộ, áo phản quang, găng tay len, khẩu trang,...) cho công nhân đến nhận việc và thu hồi khi công nhân nghỉ việc và có ký nhận rõ ràng.
- Thường xuyên kiểm tra số lượng đồ BH còn mới, đã qua sử dụng, đánh giá chất lượng để cấp phát tiếp, đặt mua mới hoặc tiêu hủy và có ghi chép rõ ràng.
- Phát đồ BHLĐ ( áo phản quang, giày BH) cho khách đến tham quan kho.
Thực hiện thủ tục đăng kí ra vào cổng
- Đăng kí thông tin bảo lãnh làm thẻ vào cổng tạm thời cho: ứng viên đến phỏng vấn, nhà cung cấp đến giao hàng, đơn vị thi công đến lắp đăt/bảo hành/sửa chữa, khách hàng của công ty vào tham quan kho.
- Đăng kí thông tin làm thẻ vào cổng cố định cho: nhân viên của công ty đến nhận việc, nhân viên của ITL Corp làm việc tại kho; tài xế lái xe văn phòng của ITL Corp; nhân viên của bên cung cấp dịch vụ nhân lực (thu tiền và thanh toán hộ) và thu hồi thẻ khi nhân viên nghỉ việc.
- Cập nhật danh sách nhân viên hằng tháng để đăng kí thẻ giữ xe cho nhân viên.
Đảm bảo công tác vệ sinh
- Kiểm tra, đôn đốc nhân viên Vệ sinh thực hiện công việc, đảm bảo khu vực văn phòng và kho và sân trước văn phòng luôn sạch sẽ.
- Cấp phát và kiểm tra việc sử dụng các dụng cụ vệ sinh, hóa chất cần thiết để tránh lãng phí.
- Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ và sẵn sàng khi có các cuộc họp nội bộ hoặc họp với khách hàng, khách hàng đến thăm.
Kiểm soát thẻ nhân viên, thẻ khách
- Thu thập, tiếp nhận thông tin, hình ảnh của nhân viên để làm thẻ nhân viên.
- Phát thẻ Visitor/thẻ khách cho khách đến tham quan kho và thu hồi đủ số lượng.
- Thu hồi lại thẻ nhân viên khi nhân viên nghỉ việc.
Hỗ trợ các công việc liên quan đến HR
- Đón tiếp nhân viên mới khi đến nhận việc
- Hỗ trợ team Tuyển dụng tiếp nhận hồ sơ của nhân viên
- Tiến hành chấm công Overtime cho nhân viên.
- Một số công việc liên quan khác.
- Chấm công và theo dõi OS.
Theo dõi và xử lý phế liệu
- Kiểm tra phế liệu để gọi nhà thầu vào xử lý kịp thời tránh gây mất vệ sinh/ mỹ quan tại Kho.
Thực hiện các chế độ Công Đoàn
- Theo dõi tình hình nhân viên, phụ trách hướng dẫn và làm các chế độ Công Đoàn cho từng trường hợp phát sinh.
- Tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên: 8/3, 20/10, Company Trip, Party...
Hỗ trợ & Hướng dẫn nhân viên sử dụng thẻ BHSK Bảo Việt
- Nhận hồ sơ khám chữa bệnh từ nhân viên, lập bồi thường gửi BH Bảo Việt thanh toán cho nhân viên.
Hỗ trợ C&B chương trình khám sức khỏe định kỳ
- Nhận thông tin từ C&B để sắp xếp lịch khám cho nhân viên kho và theo dõi đến khi hoàn tất.
Đặt mua các Nguyên vật liệu hỗ trợ vận hành
- Hỗ trợ nhận thông tin và tiến hành đặt hàng các NVL cần thiết hỗ trợ vận hành.
- Đặt đồng phục/ làm thẻ nhân viên hàng năm.