Hành Chính Văn PhòngViện nghiên cứu và phát triển sản phẩm thiên nhiên

1. Công việc Admin hành chính văn phòng: (50%)
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho BLĐ.
• Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của BLĐ.
• Nhận và theo dõi lưu chuyển tờ trình từ các phòng ban.
• Truyền đạt thông tin của BLĐ đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho BLĐ.
• Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của BLĐ (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn).
• Quản lý, sắp xếp, lưu trữ các văn bản, chứng từ, hồ sơ có hệ thống và dễ dàng theo dõi, tìm kiếm khi cần;
- Quản lý các tài khoản công ty (hiện có)
- Lập các báo cáo công việc theo định kỳ hoặc theo yêu cầu công việc
Mua và đề xuất thanh toán VPP, công cụ dụng cụ để phục vụ công việc hàng ngày
• Thực hiện đề xuất thanh toán điện, nước, vệ sinh hàng tháng.
• Các công việc hành chính phát sinh trong quá trình làm việc (sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị,...).
• Các quan hệ đối nội và đối ngoại khi cần thiết. Chăm sóc khách hàng (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm...).
• Các công việc khác theo sự phân công của BLĐ.
2. Tuyển dụng nhân sự (30%)
• Lên kế hoạch tuyển dụng cho công ty, đảm bảo đáp ứng nhu cầu nhân lực
- Hỗ trợ thực hiện truyền thông thông tin tuyển dụng, thu thập, sàng lọc hồ sơ ứng viên.
- Sắp xếp lịch phỏng vấn ứng viên.
- Phối hợp hỗ trợ thực hiện quy trình tiếp nhận Nhân sự mới: gửi Thư mời nhận việc, thông báo nhân sự mới, phối hợp các phòng ban chuẩn bị chỗ ngồi/ công cụ làm việc cho nhân viên mới
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh và chiến lược của công ty.
• Đưa ra giải pháp giải quyết các vấn đề liên quan tuyển dụng và định hướng phù hợp cho team tuyển dụng
• Tham mưu, đề xuất cho Ban Giám đốc giải quyết các vấn đề thuộc chuyên môn Hành chính - Nhân sự
• Theo dõi kế hoạch tuyển dụng, phỏng vấn nhân sự
• Thực hiện tiếp đón nhân sự mới.
• Đưa ra giải pháp giải quyết các vấn đề liên quan tuyển dụng và định hướng phù hợp cho team tuyển dụng
3. Công việc về nhân sự:(20%)
• Thực hiện giám sát, phổ biến nội quy, đào tạo nhân viên mới giữ vững văn hóa doanh nghiệp và theo sát nhân sự trong quá trình làm việc.
• Tìm hiểu các vấn đề của nhân viên liên quan tới tiến độ làm việc và lý do khi thực hiện các hoạt động kém hiệu quả để kịp thời có kế hoạch khích lệ phù
• Giám sát và đánh giá năng lực của nhân viên theo tháng, theo quý, theo năm
• Đề xuất thưởng phạt, tuyển mới hoặc cảnh báo về tình trạng nhân sự kịp thời với BGĐ
• Làm HĐ thử việc, HĐLĐ, tiếp nhận và quản lý hồ sơ nhân sự
• Thực hiện làm bảng công hàng tháng cho nhân sự.