Nhân Viên Báo Giá Và Chăm Sóc Khách Hàng

Mô tả Công việc
TỔNG QUÁT VỀ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc: Nhân viên Báo giá và Chăm sóc khách hàng
Tổ/nhóm & Phòng/Đơn vị: Phòng Đường biển
Nơi làm việc: Tầng 8, Tòa nhà Phú Nhuận Plaza, 82 Trần Huy Liệu, Phường Cầu Kiệu, TP.HCM và/hoặc các địa điểm khác theo yêu cầu công việc.
MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
- Đảm bảo hàng hóa được thông quan một cách hợp lệ và nhanh chóng tại các cửa khẩu, tuân thủ đúng quy định pháp luật về xuất nhập khẩu và các thủ tục liên quan
QUAN HỆ BÁO CÁO VÀ GIÁM SÁT:
Chức danh công việc của cấp trên trực tiếp: Trưởng Phòng Đường biển
Chức danh công việc của cấp dưới trực tiếp: Không có
TRÁCH NHIỆM VÀ NHIỆM VỤ:
Đối với công việc chính
Quản lý chứng từ & khai hải quan
- Kiểm tra chứng từ lô hàng khai HQ đầy đủ và chính xác. Yêu cầu khách bổ sung hoặc chỉnh sửa chứng từ nếu có sai sót.
- Tập hợp đầy đủ chứng từ khai HQ sau khi đã điều chỉnh và có xác nhận của khách hàng về chứng từ cuối cùng của lô hàng.
- Tiếp nhận thông tin lô hàng/đề nghị booking từ Đại lý - Khách hàng - Nhân viên Sales của Phòng.
Kết quả đầu ra của nhiệm vụ
- 100% bộ chứng từ lô hàng được kiểm tra đầy đủ, chính xác trước khi khai HQ.
- Hạn chế tối đa sai sót chứng từ dẫn đến sửa tờ khai, phát sinh chi phí hoặc chậm hàng.
Báo giá & tư vấn khách hàng
- Tư vấn khách hàng, nhân viên sales, xuất, nhập về những thông tư, quy định mới của các cơ quan chuyên ngành có liên quan đến mặt hàng xuất nhập khẩu và tư vấn giá chào
- Liên hệ với Đại lý nước ngoài/Khách hàng đề nghị báo giá/làm giá cho lô hàng theo yêu cầu Incoterm :FOB/CIF/FCA/Ex-works,..
- Liên hệ với Hãng tàu/Vendor/Kho/Cảng làm việc về giá cước tàu đường biển/giá trucking nội địa/giá TTHQ/ chi phí Kho bãi,... và báo giá cho Đại lý/Khách hàng/Sales theo yêu cầu.
Kết quả đầu ra của nhiệm vụ
- Báo giá đúng, đầy đủ các chi phí liên quan theo từng Incoterm.
- Tư vấn chính xác và đầy đủ theo quy định
- Tỷ lệ báo giá cạnh tranh và đạt hiệu quả chuyển đổi booking.
- Cập nhật kịp thời thay đổi về quy định hải quan,
Điều phối booking & vận chuyển
- Liên hệ, theo dõi đối với các nhà vận chuyển thích hợp để vận chuyển lô hàng đã thông quan theo kế hoạch.
- Làm việc với Hãng tàu để lấy booking đặt chỗ.
- Kiểm tra và gửi booking đặt chỗ cho khách hàng, gửi thông tin lô hàng cho các bộ phận làm việc liên quan và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa (kế hoạch đóng hàng, số lượng hàng, ngày đi, ngày đến, ...).
Kết quả đầu ra của nhiệm vụ
- Booking được thực hiện đúng kế hoạch, đúng lịch tàu/yêu cầu khách hàng.
- Theo dõi sát tiến độ đóng hàng, vận chuyển và xử lý phát sinh kịp thời.
- Tỷ lệ lô hàng vận chuyển đúng tiến độ cam kết.
- Hạn chế phát sinh lưu cont, lưu bãi, delay hoặc chi phí ngoài kế hoạch.
Chăm sóc & cập nhật khách hàng
- Báo cáo trực tiếp với trưởng phòng nếu xảy ra vấn đề phát sinh ngoài trách nhiệm cho phép.
- Cập nhật thông tin hàng hóa cho Đại lý/Khách hàng về tình trạng lô hàng đang thực hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
- Khách hàng/đại lý được cập nhật đầy đủ tình trạng lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển.
Kết quả đầu ra của nhiệm vụ
- Xử lý nhanh các vấn đề phát sinh liên quan đến booking, chứng từ, vận chuyển.
- Duy trì mức độ hài lòng và mối quan hệ tốt với khách hàng/đại lý.
Quản lý chi phí & hệ thống
Kiểm tra lại giá mua (Invoice/Debit Note) của các nhà cung cấp liên quan đến lô hàng (Hãng tàu/Vendor vận chuyển,..), và nhập giá bán/Debit Note cho Đại lý/Khách hàng trên hệ thống FAST.
Kết quả đầu ra của nhiệm vụ
- Kiểm tra chính xác Invoice/Debit Note từ hãng tàu/vendor.
- Nhập liệu giá mua - giá bán đầy đủ, đúng trên hệ thống.
Quản lý nhà cung cấp
- Duy trì và phát triển các mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ (Hãng tàu, Vendor vận chuyển,..).
- Làm file hoa hồng của Khách hàng/Hãng tàu (nếu có) và chuyển file cho Kế toán.
Kết quả đầu ra của nhiệm vụ
- Duy trì quan hệ tốt với khách hàng.
- Chủ động tìm kiếm và cập nhật các nhà cung cấp có giá cạnh tranh.
Các công việc khác
Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên.
CÁC QUY TRÌNH CÔNG VIỆC LIÊN QUAN
- Các Quy trình ISO
- Quy trình: theo quy trình của Công ty quy định
THẨM QUYỀN
Quyết định
Các vấn đề liên quan đến phạm vi nhiệm vụ và trách nhiệm công việc được giao.
Yêu cầu/ Đề xuất
- Yêu cầu: Các bộ phận tuân thủ quy trình, nghiệp vụ theo quy định Công ty
- Đề xuất: Cải tiến quy trình làm việc để đạt hiệu quả cao hơn.
Tham chiếu thông tin
Nội quy, quy chế, quy định, quy trình của Công ty.
QUAN HỆ CÔNG VIỆC:
Bên trong Công ty
Nhân viên trong cùng phòng ban và các đồng nghiệp khác.
Bên ngoài Công ty
Nhà cung cấp, đối tác, các cơ quan hải quan, bảo hiểm...