Nhân Viên Hành Chính Tổng Hợp (Làm Tại Yên Bái)

* Về Hành chính:
- Kiểm tra việc thực hiện quy định, nội quy lao động của các bộ phận trong BQL
- Phối hợp với các bộ phận HCNS Công ty thực hiện công việc: tìm kiếm ứng viên, tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách,... cho các bộ phận của ban quản lý.
- Hỗ trợ tổ chức và thực hiện các phong trào tập thể, sinh hoạt văn hóa.
- Thực hiện việc mua sắm hành chính, trang thiết bị, CCDC, vật tư vật liệu tại BQL.
- Quản lý việc thực hiện công việc của nhân viên lễ tân, quản lý các kho BQL, tài sản văn phòng.
- Quản lý việc chấm công và tính công cho nhân viên BQL.
- Trực tiếp giải quyết, liên hệ các công việc và thủ tục liên quan đến cơ quan chức năng, chính quyền địa phương, ban ngành chuyên môn như UBND Phường, quận, thanh tra giao thông, Sở Công thương, Sở Tài nguyên môi trường.
- Trực tiếp tham gia và phối hợp cùng các BP liên quan đón tiếp các đoàn kiểm tra liên ngành đến làm việc tại BQL: Công an phường, Công an PCCC, Quản lý thị trường,...
- Phối hợp cùng các bộ phận BQL xin cấp giấy phép hành chính như: PCCC, An ninh trật tự, tài nguyên MT, (chủ nguồn thải, xả thải)...
* Về Kế toán:
- Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán tại BQL
- Kiểm soát các khoản thu, chi tại BQL
- Thực hiện thu, chi tiền mặt đúng chính sách trong phạm vi trách nhiệm. Hạch toán chính xác, đầy đủ các nghiệp vụ quỹ tiền mặt và làm các báo cáo về quỹ tiền mặt.
- Thực hiện các thông báo, theo dõi, kiểm soát công nợ tiền thuê mặt bằng, phí dịch vụ, tiền điện, nước, quảng cáo hàng tháng của khách hàng.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo để xử lý các trường hợp khách hàng có công nợ khó đòi
- Cập nhật các phiếu nhập, xuất vào file nhập xuất tồn (Kho hành chính, Kho vật tư kỹ thuât, Kho vật tư kỹ thuật cũ, hỏng, kho thanh lý, kho marketing...). Cuối tháng đi kiểm kê kho
- Kiểm tra các bộ hồ sơ thanh toán
- Tham gia xây dựng và tổng hợp ngân sách khoán hàng năm. Theo dõi, đối chiếu với định mức khoán chi của từng bộ phận theo Ngân sách đã được duyệt. Gửi bảng chi phí phân bổ cho các bộ phận có căn cứ thực hiện khoán, tham mưu cho Ban GĐ có quyết định trong việc phê duyệt cho các khoản chi.
- Quan hệ với các cơ quan chức năng, ban ngành chuyên môn, các khách hàng, đối tác, đơn vị cung cấp dịch vụ trong phạm vi công việc được giao. Quan hệ tốt với chính quyền địa phương, khách hàng và đối tác quan trọng của Tòa nhà
- Phối hợp với các phòng ban liên quan trong công ty để tổng hợp các thông tin liên quan tới công việc kế toán và giám sát tài chính; Phối hợp với các phòng ban khác trong công ty và phòng tài chính của văn phòng tập đoàn trong việc yêu cầu hướng dẫn nghiệp vụ.
* Về KSDV:
- Kiểm tra hàng ngày và định kỳ các dịch vụ và tiện ích của toà nhà.
- Giám sát tính tuân thủ quy trình của các nhà thầu an ninh, làm sạch, bảo trì kỹ thuật..
- Đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn an toàn, an ninh, vệ sinh, cảnh quan.. theo yêu cầu của Chủ đầu tư và Công ty.
- Đảm bảo các hoạt động bảo dưỡng được tiến hành theo đúng yêu cầu về an toàn lao động.
- Phòng ngừa, giảm thiểu tối đa rủi ro về tài sản cho Chủ đầu tư.
- Quản lý giám sát hoạt động các bộ phận Ban quản lý để duy trì dịch vụ đến khách hàng.
- Thực hiện vai trò là cầu nối thông tin giữa khách hàng, nhà thầu với Ban QLVH.
- Kiểm soát hình ảnh toàn nhà và khu vực hành lang chung, gian hàng.
* Về CSKH:
- Thực hiện các công việc liên quan đến chăm sóc cho khách hàng tại dự án và giải quyết các đề xuất, khiếu nại liên quan.
- Đón tiếp khách ra vào Tòa nhà.
- Tiếp nhận hồ sơ thủ tục làm sổ đỏ căn hộ từ Cư dân; khách thuê và quản lý khách thuê.
- Soạn công văn nhắc nhở, phúc đáp, thông báo.
- Thu hồi công nợ khách hàng.
* Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp Quản lý