Nhân viên Sales Admin cum Receptionist

* Hỗ trợ đại lý/ Agent support:
- Quản lý nhóm các đại lý, hỗ trợ đại lý về thủ tục thanh toán phí môi giới.
- Cập nhật & Thông báo các chính sách bán hàng liên quan của dự án theo Tháng/Quý.
- Quản lý giỏ hàng công bố ra cho đại lý.
- Hỗ trợ các sự kiên bán hàng cùng đại lý.
- Làm các báo cáo liên quan tới giỏ hàng bán ra, thanh toán phí môi giới của đại lý, ... và các báo cáo khác theo yêu cầu.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
- Manage the network of agents and support them with brokerage fee payment procedures.
- Update and announce monthly/quarterly project-related sales policies to agents.
- Manage the official inventory list released to agents
- Support sales events in collaboration with agents.
- Prepare reports related to sold inventory, brokerage fee payments, and other reports as requested.
- Perform other agent-related tasks as assigned by the management.
* Hỗ trợ khách hàng/ Customer support:
- Soạn thảo và hướng dẫn Khách hàng ký kết các hồ sơ giao dịch mua bán căn hộ: Thỏa thuận đặt cọc, ký HĐMB, Làm hồ sơ chuyển nhượng Hợp đồng mua bán cho khách hàng, tất toán HĐMB, thanh lý HĐMB, ...
- Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ pháp lý, nộp thuế và hoàn thiện thủ tục xin cấp GCN.
- Quản lý & xử lý công nợ đến hạn và quá hạn: Phối hợp kế toán để lập báo cáo thủ tục, công nợ định kỳ/quá hạn gửi tới khách hàng.
- Quản lý và xử lý hồ sơ vay vốn của khách hàng
- Quản lý lưu trữ các chứng từ hợp đồng, thanh lý, ...
- Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng sau bán tại dự án: Giải đáp thắc mắc, khiếu nại, hướng dẫn các thủ tục phát sinh, ...
- Tiếp nhận đặt lịch ký kết hồ sơ với khách hàng, đối chiếu doanh số bán hàng, hỗ trợ các sự kiện bán hàng, ...
- Thực hiện các báo cáo về công nợ, về tình trạng thủ tục với khách hàng và các báo cáo khác theo yêu cầu.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
- Draft and guide customers in signing transaction documents for apartment purchases, including Deposit Agreements, Sales and Purchase Agreements (SPAs), procedures for SPA transfers, SPA finalization, SPA termination, etc.
- Assist customers in preparing legal documents, fulfilling tax obligations, and completing procedures for Certificate of Ownership application.
- Manage and handle due and overdue receivables: coordinate with the accounting department to prepare periodic/overdue debt reports to be sent to customers.
- Manage and process customers' mortgage application documents.
- Organize and archive contracts, liquidation documents, and other transaction-related paperwork.
- Provide post-sale customer care for the project: handle inquiries, complaints, and guide customers through arising procedures.
- Schedule signing appointments with customers, reconcile sales figures, and support sales events.
- Prepare reports on receivables, document processing status with customers, and other reports as required.
- Perform other tasks assigned by the management.
* Thực hiện công tác lễ tân & hành chính/ Reception & Administrative tasks:
- Trực quầy lễ tân, đón tiếp và hướng dẫn khách đến tham quan.
- Dẫn khách xuống thăm quan căn hộ mẫu tại dự án, giới thiệu nội thất bàn giao tại căn hộ & quản lý đồ bảo hộ dành cho khách tham quan tại công trình dự án.
- Xử lý các cuộc gọi từ hotline hỗ trợ khách hàng và yêu cầu dịch vụ.
- Quản lý thư điện tử và phản hồi các yêu cầu từ khách hàng.
- Thực hiện các công việc hành chính: Yêu cầu thanh toán, hóa đơn và xử lý dịch vụ EMS.
- Quản lý các vật tư văn phòng: đồ dùng văn phòng, thiết bị và đồ đạc.
- Hỗ trợ quản lý trong các công việc vận hành hàng ngày, bàn giao căn hộ, kiểm tra và hỗ trợ khách tham quan.
- Phối hợp các phòng ban liên quan triển khai thực hiện kế hoạch chăm sóc và thăm hỏi khách hàng trong các dịp lễ, tết, ...
- Hỗ trợ các sư kiện bán hàng của dự án.
- Làm các báo cáo liên quan tới lượng khách hàng tới thăm quan nhà mẫu, kênh hotline và các báo cáo khác theo yêu cầu.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
- Staff the reception desk, welcome and guide customers coming for Sales Gallery.
- Take guests to visit the model apartment at the project, introduce the interior handover at the apartment & manage protective gear for visitors at the project site.
- Handle incoming calls from the customer support hotline and service requests.
- Manage email communications and respond to customer inquiries.
- Perform administrative tasks such as payment requests, invoicing, and EMS service handling.
- Manage office supplies, equipment, and furnishings.
- Assist the management team with daily operations, apartment handovers, inspections, and visitor support.
- Coordinate with relevant departments to carry out customer care plans and holiday greetings during special occasions (e.g. Tet, holidays, etc.).
- Support project sales events.
- Prepare reports related to model unit visitor traffic, hotline interactions, and other reports as requested.
- Perform other tasks assigned by the management.
* Nội dung công việc sẽ trao đổi chi tiết tại buổi phỏng vấn.
* Job details will be discussed at the interview.
* Thời gian làm việc: 9:00 AM - 6:00 PM, 7-9 ngày nghỉ/tháng không cố định thứ 7 & Chủ nhật.
* Working hours: 9:00 AM - 6:00 PM, 7-9 days off/month, not fixed on Saturday & Sunday.