Operations Executive (đà lạt, long an, kiên giang, tiền giang)

1. Công tác hỗ trợ giáo viên (GV) và quản lý trợ giảng (TA) tại cơ sở
- Giám sát hàng ngày hành chính, tác phong kỷ luật của đội ngũ GV& TA, có báo cáo định kỳ gửi đến CM để CM xử lý kỷ luật theo qui định của VUS. Tiếp nhận các yêu cầu, phản hồi hoặc khiếu nại của GV & TA và thông tin đến CM để có hướng xử lý. Phổ biến và theo dõi việc thi hành các nội quy, quy định, triển khai mới theo yêu cầu.
- Ghi nhận và hỗ trợ giải quyết các phát sinh trong ca trực trực tiếp từ GV& TA, và qua các yêu cầu GV gửi từ hệ thống phần mềm. Hỗ trợ giải đáp thắc mắc của GV liên quan đến tài liệu giảng dạy.
- Hỗ trợ lên lớp coi thi hoặc điều phối người coi thi thay cho GV trong các trường hợp khẩn cấp hoặc khi GV có sự cố.
- Chuẩn bị tài liệu và lên lịch đào tạo cho CM đào tạo TA mới sau khi tiếp nhận trợ giảng mới về cơ sở.
- Điều phối TA trực ca và hướng dẫn công tác hỗ trợ GV khi CM yêu cầu.
2. Công tác học vụ, thời khóa biểu
- Chuẩn bị tất cả tài liệu cho lớp khai giảng (class folders GV TA và tài liệu phát cho HV), giáo trình cho GV, tài liệu phụ giảng, các tài liệu liên quan đến thi và kiểm tra (thùng đề thi, danh sách HV, in mid-term reports, in biểu mẫu nhận xét, v.v...).
- Giao và nhận đề thi, bảng điểm thi giữa khóa, cuối khóa cho GV, nhập điểm (tất cả các loại điểm) của HV.
- Điểm danh GV& TA hàng ngày tại phòng GV trước giờ học, và qua hệ thống camera đầu giờ học.
- Báo cáo và đặt mua giáo trình giảng dạy, văn phòng phẩm, giáo cụ liên quan đến giảng dạy (theo qui trình), sắp xếp và lưu giữ giáo trình, giáo cụ, văn phòng phẩm đảm bảo phục vụ nhu cầu sử dụng của GV cho công tác giảng dạy.
- Kiểm tra Class Folder giấy (sau này sẽ là class online) hàng tuần, theo dõi, xử lý và trả nhận xét của GV. Thông tin đến CM, Regional TQM các thông tin có liên quan để phối hợp xử lý.
- Lấy feedback đầu khóa và survey cuối khóa của HV về tình hình giảng dạy của GV tại cơ sở và gửi Regional TQM.
- Xếp lớp: xếp GV cho các lớp mới, lớp dạy thế, theo dõi GV nhận lịch dạy online, cập nhật lịch rỗi, ngày nghỉ phép của giáo viên. Làm bảng giờ tính lương GV/TA gửi CM & TQM.
- Tạo Course Outlines: lớp mới, lớp ôn thi Cambridge, lớp ôn thi học kỳ,...
3. Công tác phối hợp với các phòng ban
- Thông báo cho HV và PH các hoạt động ngoại khóa, hội thảo,.... Tham gia các hoạt động ngoại khóa và hội thảo được tổ chức trong và ngoài cơ sở, hỗ trợ điều phối một số hoạt động học thuật tại cơ sở.
- Hỗ trợ CM trong công tác đảm bảo an toàn an ninh, quản lý cơ sở vật chất, vệ sinh và điều phối mảng Dịch vụ học đường và tuân thủ (SSC). Kiểm tra định kì về cơ sở vật chất tại cơ sở, có đề xuất thay thế sửa chữa với CM để CM xem xét và đề nghị với Bộ phận SSC.
- Phối hợp với Quản lý vùng SSC thực hiện đúng quy trình đề xuất, thanh toán theo quy định, quản lý số lượng và chất lượng tài sản và tuân thủ đúng quy trình quản lý, sử dụng tài sản.
- Kiểm soát và xử lý rủi ro tại cơ sở theo đúng quy trình SSC.
4. Công tác hành chính cơ sở
- Lưu trữ hồ sơ, sổ sách, biểu mẫu và tài liệu hành chính theo yêu cầu của CM
- Thực hiện đầy đủ các yêu cầu báo cáo theo quy định.