Thư Ký Dự Án

A. Công việc tại văn phòng
1. Báo giá
- Thực hiện chọn sản phẩm và báo giá theo task từ Sales và các công ty thành viên
- Chuẩn bị Catalogue, Technical, Comply Spec
- Chuẩn bị các hồ sơ nộp thầu, hồ sơ đệ trình vật tư thiết bị theo yêu cầu
- Gửi task hỏi giá vật tư, thi công và các thông tin liên quan đến sản phẩm
- Soạn thảo các văn bản, giấy tờ nội bộ liên quan đến công việc, cuộc họp
- Thu thập, tổng hợp và kiểm tra các thông tin liên quan đến khối lượng, vật tư, nhân công, thiết bị phục vụ thi công từ các bộ phận chuyên môn và nhà thầu phụ.
- Phối hợp với phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, phòng vật tư và các bên liên quan để xác định chính xác phạm vi, khối lượng công việc cần báo giá.
- Soạn thảo hồ sơ báo giá thi công chi tiết, bao gồm bảng tính khối lượng, đơn giá, chi phí dự kiến và các điều kiện thi công theo yêu cầu dự án.
- Kiểm tra, rà soát các tài liệu, hợp đồng và biểu mẫu liên quan đến báo giá để đảm bảo tính chính xác, hợp lệ và tuân thủ quy định của công ty.
- Cập nhật và lưu trữ hồ sơ báo giá thi công theo đúng quy trình quản lý tài liệu của dự án.
- Hỗ trợ ban dự án trong việc trình duyệt, gửi và nhận phản hồi liên quan đến hồ sơ báo giá từ khách hàng hoặc nhà thầu.
- Báo cáo tiến độ hoàn thành hồ sơ báo giá theo kế hoạch và yêu cầu của quản lý dự án.
2. Đấu thầu
- Chuẩn bị, hoàn thiện và quản lý hồ sơ thầu (tender), bao gồm: hồ sơ năng lực, báo giá, bảng khối lượng, phương án kỹ thuật.
- Phối hợp với bộ phận kỹ thuật và Sales, thiết kế để tổng hợp thông tin cần thiết cho hồ sơ đấu thầu.
- Theo dõi lịch mời thầu, lịch nộp hồ sơ và các yêu cầu của chủ đầu tư.
- Hỗ trợ trả lời các câu hỏi, yêu cầu làm rõ từ phía chủ đầu tư trong quá trình tham gia thầu.
- Lưu trữ, quản lý hồ sơ đấu thầu và cập nhật kết quả thầu.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thương thảo hợp đồng khi trúng thầu
3. Thực hiện Hợp đồng - Công văn
- Thực hiện hợp đồng, phụ lục hợp đồng , tóm tắt hợp đồng kiểm tra lại các thông tin chính xác
- Scan SO, PO đính kèm lên hệ thống CRM, theo dõi tiền tạm ứng để chuyển trạng thái của hợp đồng
- Các công văn đi kèm theo khi dự án yêu cầu
- Theo dõi lưu trữ hồ sơ lên hệ thống và Bàn giao hồ sơ chứng từ cho bộ phận liên quan
4. Theo dõi thực hiện Dự án
- Theo dõi dự án sau khi hợp đồng được ký kết
- Theo dõi tiến độ hàng về để thông báo giao hàng cho khách
- Tạo phiếu bán hàng trên hệ thống Amis, tạo Project Task trên CRM trước khi giao hàng
- Chuẩn bị hồ sơ và trình ký chứng từ liên quan để giao hàng cho dự án
- Theo dõi công nợ
- Thực hiện quyết toán hoặc nghiệm thu hợp đồng
5. Bảo hành
- Theo dõi bảo hành các dự án
- Nhận thông tin và tạo ticket bảo hành trên CRM đồng thời cập nhật thông tin lên file theo dõi kỹ thuật và cập nhật file chung của bộ phận Sales cho từng dự án
- Theo dõi trạng thái xử lý của ticket và đốc thúc các bộ phận liên quan xử lý theo đúng deadline đề ra
- Đóng gói, gửi hàng bảo hành kèm các biên bản bàn giao cho khách hàng
6. Các công tác nội bộ
- Họp nội bộ, họp dự án với khách, trình hồ sơ tại công trình
- Scan hồ sơ, lưu trữ lên hệ thống
- Đặt xe công tác, đặt phòng họp, đặt văn phòng phẩm, tạo các yêu cầu xử lý hư hỏng, mua mới, đối với các vật tư thuộc phòng Sales
- Tổng hợp hóa đơn, chứng từ, nhập số liệu quyết toán quỹ dự án cho team sales
- Quản lý quỹ dự án và xử lý các chứng từ liên quan với kế toán
B. Công việc tại công trường
7. Hồ sơ chất lượng
- Chuẩn bị hồ sơ trình duyệt vật tư, bao gồm danh mục vật tư, thông số kỹ thuật, mẫu mã, nhà cung cấp đề xuất và các tài liệu liên quan.
- Cập nhật số liệu khối lượng thực hiện theo tuần để báo cáo cho các bộ phận
- Theo dõi số lượng đặt hàng của BCH so với hợp đồng, cảnh báo khi số lượng phát sinh vượt hợp đồng
- Theo dõi và cập nhật tiến độ thi công thực tế tại công trường gửi Phòng Kinh doanh và Ban Lãnh đạo, BCH công trường
- Thực hiện các hồ sơ giấy tờ, công văn trình ký và nộp hồ sơ khi có yêu cầu
8. Hành chính
- Đăng ký xe ra vào dự án
- Thực hiện các công tác hành chính tại văn phòng BCH: Mua văn phòng phẩm, máy tính, nước uống, thuê văn phòng, thuê nhà, thuê kho, thuê xe ...
9. Doanh thu và chi phí
- Lập hồ sơ thanh toán với chủ đầu tư/tổng thầu/nhà thầu phụ....
- Cập nhật và báo cáo chi phí phát sinh tại công trường, phối hợp với kế toán dự án để lập hồ sơ thanh toán, quyết toán.
10. Báo cáo
- Báo cáo định kỳ theo tuần/tháng (tiến độ, phát sinh, thu chi, hành chính, nhân sự,...)
11. Quản lý và lưu trữ hồ sơ
- Quản lý công tác giao nhận và lưu trữ hồ sơ liên quan đến thi công (hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ, biên bản nghiệm thu từng giai đoạn...).