Thư ký Khoa Nghệ thuật ứng dụng và Sản xuất truyền thôngTRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Mô tả Công việc
1) TRÁCH NHIỆM
- Có trách nhiệm ghi biên bản các cuộc họp, giao ban Khoa, họp Hội đồng khoa học Khoa và các biên bản họp khác theo sự phân công của lãnh đạo Khoa;
- Tiếp nhận các công văn đến, đi, các đơn, thư khiếu nại của phụ huynh, học viên, sinh viên; vào sổ theo dõi theo qui định hiện hành; chuyển công văn cho Lãnh đạo Khoa ghi ý kiến xử lý hoặc phân công người xử lý; sau đó, photo và chuyển văn bản, thư, đơn đến người (hoặc Phòng, Ban, Khoa khác) có trách nhiệm xử lý; vào sổ theo dõi ngày chuyển văn bản, đơn, thư để có thể kiểm tra trách nhiệm xử lý của người được phân công (hoặc Phòng, Ban, Khoa tiếp nhận) trong các cuộc họp giao ban;
- Soạn thảo các văn bản: báo cáo, các công văn liên hệ với bên ngoài khi có yêu cầu của Lãnh đạo Khoa; tiếp khách liên hệ công tác, giảng viên, học viên, sinh viên đúng tác phong viên chức của Trường: lịch thiệp, nhã nhặn;
-Làm hợp đồng giảng dạy cho giảng viên thỉnh giảng, theo dõi các thủ tục liên quan đến giảng viên thỉnh giảng trong suốt quá trình giảng dạy của giảng viên; tính thù lao giảng dạy cho giảng viên thỉnh giảng, thù lao vượt chuẩn giảng viên cơ hữu, chịu trách nhiệm tạm ứng và thanh toán tạm ứng các khoản kinh phí theo đúng qui định và trách nhiệm;
-Thực hiện công tác về văn thư, lưu trữ (bảo đảm, lưu trữ tài liệu, sử dụng và tiêu hủy định kỳ văn bản theo qui chuẩn của ISO và qui định của Trường);
-Có trách nhiệm kiểm tra khối lượng thực hiện Thời khóa biểu, lịch trình giảng dạy từng môn học của giảng viên; theo dõi quá trình giảng dạy về tiến độ, yêu cầu giảng viên nộp bảng điểm, đề cương bài giảng, đề thi giữa kỳ, cuối kỳ đúng thời hạn
2) CÁC NHIỆM VỤ
- Theo dõi biên bản cuộc họp và dự thảo Kế hoạch năm học trình Lãnh đạo Khoa; trên cơ sở này, lên chương trình đào tạo từng học kỳ gởi đến Phòng Đào tạo, thông báo thời khóa biểu dạy và học cho giảng viên và người học (thư mời giảng, thời khóa biểu từng lớp, giới thiệu giảng viên mới trên lớp, tổ chức các cuộc gặp mặt giảng viên đầu học kỳ...); theo dõi việc nghỉ, dạy bù với mục tiêu phải bảo đảm quyền lợi học tập đầy đủ của người học; quản lý Sổ đầu bài, lịch trình giảng dạy của giảng viên;
-Viết dự thảo các kế hoạch đào tạo, phân bổ thời khoá biểu và giờ giảng dạy cho phù hợp;
-Phối hợp với Phòng kiểm định và giám sát nội bộ: nộp Lịch trình giảng dạy, Thời khóa biểu, Kế hoạch dự giờ, Kế hoạch thanh tra đào tạo cho Phòng đúng hạn định;
-Lập kế hoạch cho sinh viên và học viên trả nợ các môn học trong học kỳ hè trình Lãnh đạo Khoa, làm việc với Phòng Đào tạo để bố trí phòng học và lên thời khóa biểu;
-Phối hợp với Phòng Đào tạo lập danh sách xử lý học vụ hàng năm, danh sách xét học bổng, danh sách sinh viên, học viên nợ học phần thông qua việc xử lý học vụ từ Phòng Đào tạo, trình Lãnh đạo Khoa xem xét, có ý kiến thống nhất với Phòng Đào tạo, để trình Ban Giám Hiệu xử lý học vụ hàng năm;
3) NHIỆM VỤ KHÁC
-Hoàn thành nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Khoa và Nhà trường giao.