Thư Ký Kinh Doanh (Phòng Kinh Doanh Dự Án)

1. Phối hợp bộ phận Presales đối với công trình thi công.
2. Chuẩn bị Hồ sơ dự thầu (Hồ sơ năng lực, báo giá, ...) để tham gia đấu thầu theo từng Khách hàng.
3. Chuẩn bị hàng hóa (thiết bị + đặt hàng ngoài) theo yêu cầu kinh doanh
- Làm Đơn đặt hàng trên phần mềm
- Làm Phiếu bảo hành trên phần mềm
- Làm Đơn hàng đặt ngoài (trong và ngoài nước), kiểm tra tình hình tồn kho hàng hóa sau đó phối hợp với phòng mua hàng và kế toán để theo dõi tiến độ hàng về.
4. Thực hiện việc xuất hàng
- Đơn gọi hàng của khách hàng (mail, văn bản...)
- Dựa vào Đơn gọi hàng để làm Đơn hàng trên phần mềm
- Bộ chứng từ gửi hàng: Hóa đơn GTGT, Biên bản bàn giao, Đơn gọi hàng
- Chuyển phiếu xuất và bộ chứng từ đến kho để giao hàng
5. Thông tin đến Phòng quản lý dự án về công việc thi công: Tên công trình/Dự án, địa điểm lắp đặt, nội dung, dự toán, thời gian yêu cầu...
6. Kiểm tra hàng mượn thi công để làm đơn hàng xuất hóa đơn (nếu có)
7. Nhận hàng dư (thiết bị, vật tư thi công) từ công trình và trả nhập kho chuyển đến bộ phận liên quan.
8. Soạn thảo các văn bản liên quan đến kinh doanh: Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, Biên bản giao nhận, Biên bản nghiệm thu, Bảng quyết toán khối lượng, Biên bản thanh lý hợp đồng,...
9. Cung cấp các văn bản, hồ sơ: catalogue, CO, CQ và chứng từ hải quan theo yêu cầu của Kinh doanh.
10. Hỗ trợ kinh doanh các giấy tờ phát sinh theo yêu cầu của khách hàng: Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán, bảo lãnh ngân hàng, các giấy chứng nhận, thông báo, công văn....
11. Thực hiện các thủ tục thanh toán của Kinh doanh.
12. Theo dõi hàng mượn Demo, thi công, nhập kho của kinh doanh.
13. Theo dõi, thực hiện từ đầu Dự án đến khi kết thúc Dự án:
- Theo dõi tiến độ thi công mỗi ngày
- Theo dõi các công tác theo từng điều khoản Hợp đồng: thời gian giao hàng, thanh toán, nghiệm thu, quyết toán...
- Tập hợp hồ sơ và thực hiện quyết toán công trình
14. Theo dõi dự trù, đề xuất gọi hàng thiết bị theo dự trù của kinh doanh.
15. Báo cáo doanh số, tình hình thực hiện DA theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu từ Trưởng/Phó phòng/Ban Tổng Giám đốc.
16. Lưu trữ hồ sơ kinh doanh và chuyển các hồ sơ liên quan cho Phòng kế toán lưu.
17. Chấm công hàng tháng Phòng kinh doanh.
18. Phối hợp với các bộ phận để hoàn thành công việc.
19. Tham gia các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Công ty.
20. Thực hiện chế độ Báo cáo công việc theo quy định của Công ty.
21. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng/Phó phòng Kinh doanh và Ban Giám đốc phân công.
22. Đảm bảo không tiết lộ bí mật về thông tin dự án/chiến lược kinh doanh của công ty/ cơ chế giá của công ty.