Hỗ trợ Bộ phận Dự án thông qua việc quản lý hồ sơ - điều phối thông tin - kiểm soát quy trình, đảm bảo các dự án được triển khai đúng trình tự, đầy đủ hồ sơ, không ách tắc nghiệm thu và thanh toán. Cụ thể như sau:
Thiết lập, quản lý và lưu trữ hệ thống hồ sơ dự án khoa học (bản cứng và bản mềm), đảm bảo dễ tra cứu.
Chuẩn hóa và quản lý biểu mẫu dùng chung cho bộ phận Dự án (biên bản, công văn, đề nghị, báo cáo...).
Là đầu mối tiếp nhận - phân loại - in ấn - luân chuyển giữa BP Dự án, Công trường, CĐT, các phòng ban nội bộ...
Theo dõi tình trạng hồ sơ của từng dự án: Hồ sơ pháp lý, Hồ sơ kỹ thuật, Hồ sơ nghiệm thu, Hồ sơ thanh toán - quyết toán.
Phối hợp với
Quản lý dự án: Rà soát tính đầy đủ của bộ hồ sơ nghiệm thu, thanh toán.
Phối hợp với QA/QC chuẩn bị các biểu mẫu, văn bản liên quan.
Theo dõi tiến độ nộp hồ sơ thanh toán của các dự án.
Tổng hợp và báo cáo định kỳ Dự án nào thiếu hồ sơ, Dự án nào đang chờ ký, chờ phản hồi...
Nhắc việc các Quản lý Dự án khi hồ sơ chậm hoặc chưa đầy đủ để đảm bảo tiến độ hồ sơ.
Thực hiện các công việc hành chính, báo cáo của Phòng; chịu trách nhiệm tạo, cập nhật, theo dõi và nhắc việc các giao việc theo quy trình kinh doanh trên phần mềm Amis Misa của Công ty.
