trợ lý Tổng Giám đốc điều hành

Các nhiệm vụ chính:
• Trợ lý Tổng Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm thực hiện các chỉ đạo hàng ngày của Tổng giám đốc điều hành khách sạn (GM) , trong đó nhiệm vụ chính là kiểm soát, theo dõi, đòi và tổng hợp báo cáo từ các Trưởng bộ phận; kiềm soát và theo dõi, gia hạn các giấy tờ hồ sơ pháp lý của khách sạn; kiểm tra rà soát tất cả các giầy tờ, văn bản,hồ sơ,...đảm bảo chính chính xác trước khi trình ký lên GM. Đồng thời, là người hỗ trợ GM trong công việc hàng ngày để đảm bảo kết quả công việc đáp ứng sứ mệnh và tiêu chuẩn thương hiệu của khách sạn, nhu cầu của khách hàng, đảm bảo sự hài lòng của nhân viên và tập trung vào việc cải tiến liên tục chất lượng dịch vụ
• Luôn thể hiện và lan tỏa văn hóa tự hào, hợp tác và thành công trong bộ phận cũng như đối với các phòng ban khác
• Luôn là một hình mẫu đại sứ thương hiệu tốt cho toàn thể nhân viên về tính chuyên nghiệp trong công việc và hiệu suất công việc cao
• Ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho GM để phục vụ việc quản lý điều hành, kiểm soát công việc vận hành hàng ngày.
• Hỗ trợ các bộ phận để thực hiện và hoàn thành công việc được GM chỉ đạo, phân công.
• Tiếp nhận, kiểm tra, rà soát lại tất cả các công văn, hồ sơ, tài liệu, hợp đồng, văn bản,...cần trình duyệt từ các bộ phận trước khi trình lên GM xin ý kiến phê duyệt, chỉ đạo.
• Gửi tài liệu, công văn, hồ sơ, truyền đạt thông tin chỉ đạo của GM tới các bộ phận khi cần theo chỉ đạo của GM
• Thu thập, tổng hợp báo cáo từ các Trưởng bộ phận đúng hạn và đảm bảo chất lượng báo cáo trước khi gửi báo cáo tổng cho GM theo đầu mục công việc và hạn báo cáo được GM chỉ đạo, bao gồm cả báo cáo hàng ngày, báo cáo phát sinh và báo cáo định kỳ.
• Lưu giữ và kiểm soát tài liệu, hồ sơ, giấy tờ pháp lý liên quan đến việc điều hành khách sạn
• Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện công việc theo thông tin chỉ đạo từ GM
• Tiếp nhận, theo dõi lịch làm việc và lịch đi công tác của GM để phối hợp làm việc với các phòng ban liên quan.
• Xây dựng, kiểm soát và duy trì hệ thống tài liệu.
• Kiểm tra tình trạng của các thiết bị văn phòng và liên hệ đặt mua nếu cần thiết.
• Kiểm soát, theo dõi số lượng tài sản, trang thiết bị của bộ phận điều hành.
• Theo dõi giấy phép của cơ sở và tiến hành gia hạn khi giấy phép sắp hết hạn
• Có thể được bổ sung thêm các trách nhiệm và nhiệm vụ bất cứ lúc nào tùy theo nhu cầu thực tế
Các kĩ năng bắt buộc:
• Kỹ năng giao tiếp tốt với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác
• Kỹ năng nghe, nói và viết tiếng Anh tốt
• Sử dụng thành thạo Microsoft Office
• Khả năng quản lý các mối quan hệ phức tạp
• Niềm đam mê mang lại kết quả vượt trội