Trưởng Phòng Quản Lý Tàu

1) MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
- Quản lý phòng Quản lý tàu:
• Xây dựng, tổ chức và quản lý đội ngũ nhân sự của Phòng Quản lý tàu đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu của công việc.
• Bố trí, phân công công việc cho từng nhân viên thuộc phòng theo đúng
-Tàu bị sự cố:
• Họp với bộ phận kỹ thuật, phân tích nguyên nhân tai nạn, hư hỏng, tham khảo ý kiến tư vấn bên ngoài nếu cần. Hướng dẫn tàu khắc phục hư hỏng.
• Soạn kháng cáo hàng hải, báo cáo sự cố cho tàu, hướng dẫn tàu chuẩn bị các hồ sơ tài liệu liên quan. Làm việc với chính quyền cảng và các bên liên quan đến trách nhiệm dân sự nếu có.
• Tổ chức điểu tra nguyên nhân tai nạn sự cố.
• Liên hệ với đơn vị bảo hiểm và đơn vị giám định, trực tiếp làm việc với giám định viên để đưa ra các thông báo có lợi cho việc đòi bồi thường tổn thất.
• Phê duyệt phương án sửa chữa, phương án mua phụ tùng vật tư khắc phục sự cố. Thông báo và lấy ý kiến của bảo hiểm/giám định về các chi phí liên quan đến việc khắc phục sự cố, tổ chức họp với bảo hiểm/giám định trong trường hợp cần thiết.
• Hướng dẫn bộ phận kỹ thuật vật tư, kế toán, thu thập các hồ sơ liên quan để gửi bảo hiểm/giám định.
• Thúc đẩy bảo hiểm/giám định nhanh chóng phê duyệt hồ sơ và tiến hành bồi thường.
• Triển khai đánh giá toàn bộ sự cố, rút kinh nghiệm tránh lặp lại. Lưu hồ sơ thống kê theo dõi.
- Tàu lên đà:
• Thống nhất với bộ phận khai thác về thời gian lên đà.
• Yêu cầu bộ phận kỹ thuật, thuyền viên tàu kiểm tra và gửi các hạng mục dự trù lên đà. Tổng hợp gửi chào đà, chọn đà phù hợp cho việc sửa chữa, kinh tế. Trực tiếp thương lượng và tiến hành ký hợp đồng với nhà máy sửa chữa.
• Dà soát toàn bộ các hạng mục sửa chữa, phụ tùng vật tư phải mua. Chỉ đạo cho bộ phận kỹ thuật gửi các hạng mục đã được phê duyệt cho các nhà thầu phụ, lựa chọn nhà thầu phụ phù hợp. Chỉ đạo bộ phận vật tư chào mua vật tư các phụ tùng vật tư cho lên đà, kiểm tra các báo giá và phê duyệt.
• Tổ chức cho các nhà thầu phụ khảo sát tàu trước khi lên đà, thống nhất hạng mục, số lượng.
• Chỉ đạo cho các bộ phận kỹ thuật vật tư tiến hành ký kết các hợp đồng sửa chữa, cung cấp phụ tùng vật tư. Kiểm tra và phê duyệt các hợp đồng. Chỉ đạo các bộ phận thượng lượng lại các điều khoản tạm ứng, bảo hành, giá cả nếu cần.
• Chỉ đạo và theo dõi kế toán tổng hợp các chi phí dự trù cho lên đà.
• Theo dõi lịch tàu và thông báo cho nhà máy sữa chữa thống nhất ngày lên đà.
• Thông báo mời đăng kiểm, liên lạc với đăng kiểm viên trước khi lên đà.
• Tổ chức hợp với đăng kiểm và các bên liên quan khi tàu lên đà, thống nhất lần cuối các hạng mục, tiến độ.
• Giám sát đốc thúc các bộ phận, các nhà thầu tiến thực hiện công việc theo tiến độ đề ra.
• Kiểm tra và phê duyệt các hạng mục phát sinh.
• Kiểm tra và phê duyệt các biên bản nghiệm thu công việc.
• Thu xếp với bộ phận kế toán tiến hành tạm ứng tiền cho các hợp đồng với nhà máy và các nhà thầu.
• Thông báo cho bộ phận khai thác ngày rời nhà máy đưa tàu vào khai thác.
• Kiểm tra phê duyệt các quyết toán sửa chữa. Theo dõi việc thanh toán cho các nhà thầu.
• Làm việc với đăng kiểm để tàu có đủ giấy tờ sau khi rời đà.
- Bảo quản bảo dưỡng, sửa chữa:
• Lập kế hoạch bảo quản bảo dưỡng cho đội tàu.
• Theo dõi đôn đốc việc bảo quản bảo dưỡng hàng ngày của bộ phận boong.
• Chỉ đạo bộ phận kỹ thuật kiểm tra định kỳ toàn bộ tình trạng trang thiết bị trên tàu, lập các báo cáo tổng hợp về tình trạng tàu. Theo dõi, đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận kỹ thuật, thuyền viên tiến hành khắc phục.
• Theo dõi các báo cáo hàng tháng tàu gửi về hàng tháng về công tác bảo quản bảo dưỡng.
• Kiểm tra và phê duyệt các công việc là thêm của thuyền viên.
• Chỉ đạo đốc thúc bộ phận kỹ thuật, thuyền viên tiến hành các công việc sửa chữa thông thường, giảm chi phí thuê thợ bờ.
• Chỉ đạo, giám sát bộ phận vật tư cung cấp đủ các phụ tùng vật tư phục vụ công tác bảo quản bảo dưỡng và sửa chữa.
• Giám sát chất lượng sửa chữa, đánh giá các đơn vị sửa chữa, lựa chọn đơn vị sửa chữa, đôn đốc các bộ phận hoàn thiện hồ sơ, kiểm tra giá cả, phê duyệt các hợp đồng sửa chữa. Theo dõi việc thanh toán các hợp đồng sửa chữa.
- Hoạt động mua bán phụ tùng vật tư, dầu nhờn:
• Chỉ đạo bộ phận kỹ thuật/vật tư dà soát lại yêu cầu phụ tùng vật tư của tàu.
• Kiểm tra lại số lượng và phê duyệt.
• Chỉ đạo và giám sát bộ phận vật tư tiến hành chào giá, đàm phán hợp đồng. Kiểm tra và hê duyệt các hợp đồng mua bán. Giám sát, theo dõi, đốc thúc bộ phận vật tư triển khai các hợp đồng, tiến hành bàn giao đúng đủ cho tàu.
• Chỉ đạo và theo dõi bộ phận vật tư thống kê báo cáo việc mua các phụ tùng thiết yếu.
• Theo dõi việc tàu tự mua các vật tư gấp phục vụ hoạt động của tàu.
• Kiểm tra và phê duyệt các báo cáo tài chính của tàu.
• Kiểm tra và giám sát để đánh giá chất lượng phụ tùng vật tư đã cấp, tìm hiểu lựa chon nhà cung ứng phù hợp, chất lượng.
• Kiểm tra số lượng phụ tùng vật tư đã cấp xuống tàu, việc tiêu hao sử dụng. Đôn đốc bộ phận kỹ thuật/vật tư tiến hành kiểm kê, theo dõi và báo cáo.
- Hệ thống Quản lý:
• Giám sát và đôn đốc tàu tuân thủ các quy trình trong sổ tay quản lý an toàn.
• Nhắc nhở ban chỉ huy các tàu về các hoạt động liên quan đến an toàn, quản lý.
• Theo dõi các báo cáo theo hệ thống QLAT tàu gửi về hàng tháng.
• Sừa đổi cập nhật các quy trình, các báo cáo cho phù hợp.
• Theo dõi công tác xếp hàng, các thông báo ổn định của từng tàu, từng chuyến.
• Tiến hành kiểm tra đánh giá tàu định kỳ.
• Theo dõi đánh giá chất lượng thuyền viên, hoạt động cung ứng thuyền viên, đánh giá nhà cung ứng. Tìm nhà cung ứng phù hợp.
• Theo dõi và đề xuất các chế độ lương thưởng cho thuyền viên phù hợp với thị trường.
• Tìm kiếm các thuyền viên đáp ứng yêu cầu cho các chức danh quản lý như Thuyền Trưởng, máy trưởng, đại phó. Tổ chức phỏng vấn ứng viên, báo cáo GĐ phê duyệt.
• Phê duyệt việc thưởng nhiên liệu cho đội tàu.
• Giám sát việc tiêu thụ nhiên liệu, dầu nhờn của đội tàu, đưa ra các định mức phù hợp.
Các công tác khác.