Trưởng Phòng Vận Hành

I. Mục tiêu công việc
Chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời và tuân thủ trong toàn bộ quy trình vận hành, định giá và hạch toán kế toán của các quỹ (Quỹ mở, Quỹ đóng, Quỹ thành viên, Danh mục ủy thác). Đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ.
II. Trách nhiệm chính
1. Quản lý hoạt động vận hành quỹ
• Tổ chức quy trình mở/đóng tài khoản giao dịch chứng chỉ quỹ; phê duyệt các giao dịch quan trọng.
• Giám sát xử lý, đối soát, kiểm tra các giao dịch của nhà đầu tư theo đúng quy trình.
• Đảm bảo hồ sơ, dữ liệu giao dịch được lưu trữ chuẩn hóa, phục vụ kiểm toán/giám sát.
2. NAV & phối hợp ngân hàng lưu ký - giám sát
• Chỉ đạo tính toán NAV hàng ngày/định kỳ; kiểm soát phương pháp và dữ liệu đầu vào.
• Đối chiếu NAV với ngân hàng lưu ký, xử lý kịp thời chênh lệch.
• Chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro vận hành.
3. Kế toán quỹ & báo cáo
• Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của quỹ một cách đầy đủ và chính xác.
• Lập/soát xét các báo cáo:
o Báo cáo NAV
o Báo cáo hoạt động đầu tư
o Báo cáo tài chính quỹ
o Báo cáo phí/quỹ, hoa hồng đại lý, thu - chi
• Phối hợp kiểm toán, ngân hàng lưu ký, pháp chế và các đơn vị liên quan.
4. Quản lý thanh toán & dòng tiền
• Kiểm soát thanh toán giao dịch chứng chỉ quỹ, phí và các khoản chi liên quan.
• Theo dõi dòng tiền đầu tư, đảm bảo minh bạch - đúng hạn - đúng quy định.
5. Tuân thủ & quản trị rủi ro
Đảm bảo tất cả hoạt động vận hành và kế toán quỹ tuân thủ quy định pháp luật, quy chế quỹ, quy trình nội bộ.
• Nhận diện, đánh giá và xây dựng biện pháp kiểm soát rủi ro.
• Tham gia triển khai, tối ưu core quỹ / core chứng khoán.
6. Quản lý đội ngũ & phát triển hệ thống
• Quản lý, phân công công việc, đánh giá hiệu quả nhân sự phòng vận hành.
• Đào tạo nghiệp vụ và chuẩn hóa quy trình làm việc.
• Đề xuất cải tiến hệ thống, công cụ, biểu mẫu nhằm tăng tính tự động hóa và độ chính xác.