Chuyên Viên Quản Lí Kho Vận và Mua Sắm

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
• Thực hiện việc mua sắm hàng hóa hiệu quả.
• Giám sát đảm bảo các hàng hóa được chuyển tới các đơn vị kịp thời, đúng quy định.
• Đảm bảo hàng hóa trong kho được bảo quản đúng quy định, hồ sơ mua sắm và quản lý kho lưu trữ đầy đủ, phù hợp.
• Hướng dẫn, giám sát các thành viên/đơn vị bảo quản hàng hóa đúng quy định
• Phối hợp với thành viên được phân công đón tiếp các đoàn thanh kiểm tra và hoàn thiện các giấy phép liên quan đến kho và hàng hóa (kiểm nghiệm)
Các nhiệm vụ chính
1. Hậu cần
• Đảm bảo hỗ trợ hậu cần và hệ thống hậu cần được thực hiện đúng quy định, hiệu quả, kịp thời
• Đảm bảo các kho thực hiện nghiệp vụ đúng quy định/Giám sát việc thực hiện nghiệp vụ kho của thủ kho HN, đảm bảo luôn thực hiện đúng các quy định của nội bộ/của cơ quan chức năng
• Nắm vững các quy định quản lý kho của tổ chức/của cơ quan chức năng để kiểm tra/giám sát/hướng dẫn các kho/đơn vị
• Hỗ trợ các phụ trách kho thực hiện nghiệp vụ quản lý kho theo đúng quy định
• Kiểm tra việc thực hiện quy trình quản lý kho của các đơn vị/các kho
• Tổ chức, kiểm tra, quản lý việc dán nhãn phụ (nếu có), đóng hàng chính xác, kịp thời
• Phụ trách hoàn thiện GDP, phối hợp, hỗ trợ hoàn thiện quy định quản lý kho/thanh kiểm tra của cơ quan chức năng
• Làm việc với các đơn vị vận chuyển đảm bảo hàng đến người nhận đúng hạn.
• Theo dõi, kiểm tra, lấy biên bản giao nhận và làm thanh toán chi phí vận chuyển
• Hỗ trợ trực kho cho thủ kho BK HN khi thủ kho nghỉ
• Hỗ trợ/giám sát/theo dõi việc nhận hàng (từ nhà cung cấp lớn, khi hàng về nhiều, khi nhận hàng trực tiếp từ nhà cung cấp hoặc từ forwarder)
• Hoàn thiện báo cáo kho theo đúng quy định (chính xác, đầy đủ, đúng hạn)
• Lưu báo cáo kho theo đúng quy định phục vụ cho kiểm tra/kiểm toán
• Hướng dẫn quy trình quản lý kho khi có yêu cầu
• Quản lí, giám sát kho vận
2. Mua sắm
• Thực hiện việc mua sắm cho các đơn vị theo đúng quy định, hiệu quả, kịp thời (lấy báo giá, tổng hợp báo giá, hoàn thiện hợp đồng, theo dõi việc giao nhận hàng và làm thanh toán cho các nhà cung cấp)
• Tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá các nhà cung cấp, xây dựng/cập nhật cơ sở dữ liệu nhà cung cấp.
• Tư vấn cho các đội về mua sắm, hậu cần và kiểm tra báo giá khi nhận được yêu cầu.
• Chỉnh sửa, soạn thảo hợp đồng/thanh lý hợp đồng, lấy ý kiến của thành viên liên quan trước khi trình ký và quản hợp đồng/thanh lý hợp đồng.
• Lưu các sản phẩm mẫu, chứng từ mua sắm đầy đủ, đúng quy định
• Hướng dẫn quy trình mua sắm khi có yêu cầu và giám sát các đơn vị thực hiện việc mua sắm
3. Khác
• Theo dõi và kiểm nghiệm hàng hóa theo quy định
• Theo dõi và hiểu chuẩn các thiết bị tại kho theo quy định
• Trực thay thủ kho tại Hà Nội (khi có yêu cầu)