[HÀ NỘI] NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ HÀNG NHẬPCÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI CON ONG (BEE LOGISTICS)

I. Thông tin chung về vị trí

Vị trí: Nhân viên chứng từ Mã vị trí:

Phòng ban: Hàng Nhập Cấp bậc: Nhân viên

Địa điểm làm việc: Hà Nội Người soạn: Phạm Thị Thùy Trang

II. Mục đích (Chỉ ra 3-5 mục đích chính của vị trí)

- Làm các công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan tới chứng từ phòng hàng nhập

- Theo dõi lịch trình hàng hóa và cập nhật, giải đáp thắc mắc của Khách hàng

- Kết hợp với các BP liên quan để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho Khách hàng

- Báo cáo cho TBP, Phó GĐVP và GĐVP

- Thực hiện các nhiệm vụ khác nếu có theo yêu cầu của TBP, Phó GĐVP và GĐVP.

III. Mô tả công việc

# Hạng mục công việc Tỉ trọng Các nhiệm vụ chính

1 Nhận chứng từ lô hàng 10% - Nhận pre-alert từ CSV hoặc Agent
- Kiểm tra các thông tin trên vận đơn
- Theo dõi hàng về cũng như A/N từ hãng tàu, kho hàng.

2 Làm hàng theo quy trình 40% - Mở file
- Khai Manifest và nhận A/N từ hãng tàu với hàng sea, nhận A/N từ kho hàng với hàng air
- Gửi A/N và hóa đơn cước scan cho Khách hàng, và cho bộ phận log nếu làm hàng
- Gửi hướng dẫn giao lệnh/ làm hàng cho các BP liên quan
- Nhập costing hãng tàu và gửi hướng dẫn thanh toán local charges, gia hạn lệnh với hãng tàu cho kế toán, theo dõi thanh toán
- Lấy EDO hãng tàu
- Phát lệnh cho khách
- Kiểm tra thực tế khai thác hàng về với kho
- Gửi POD, debit note cho agent với hàng DDU/DDP/DAP,...
- Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ Khách hàng

3 Close file 20% - Nhập costing hãng tàu, debit note agent và selling/ other debit (nếu có)
- Rà soát kiểm tra costing/selling/ profit của file

4 Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan tới chứng từ 10% - Liên hệ hãng tàu trong trường hợp cont sửa chữa, cont có vấn đề
- Sửa đổi, bổ sung Manifest
- Công văn bổ sung HAWB, dán nhãn, yêu cầu khai thác hàng nhanh, yêu cầu bảo quản lạnh/ cắt lạnh...
- Liên hệ hãng tàu hỗ trợ Bộ phận trucking trả rỗng nếu cần

5 Báo cáo và đánh giá 10% - Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo tháng theo yêu cầu của TBP
- Đánh giá các công việc phát sinh trong tuần, trong tháng và đưa ra các kiến nghị, đề xuất, giải pháp nếu có
- Làm báo cáo tự đánh giá theo quý/năm

6 Các nhiệm vụ khác 10% - Tham giao đào tạo theo yêu cầu của Công ty
- Các nhiệm vụ khác trong phạm vi công việc theo yêu cầu của TBP/GĐVP/Công ty
- Hỗ trợ các đồng nghiệp khác trong phòng trong thời gian nghỉ sinh, nghỉ phép,...
- Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới khi cần
- Làm đăng ký/ công văn/ ủy quyền gửi kho hàng, hãng tàu, coloader hàng năm
- Phát lệnh hộ các VP khác

IV. Quan hệ báo cáo

Báo cáo trực tiếp Phó Phòng và Trưởng Phòng hàng nhập

Báo cáo gián tiếp Phó GĐ và GĐVP

Quản lý trực tiếp

V. Các mối quan hệ bên trong, bên ngoài

Bên trong Bên ngoài

- Phó GĐVP, GĐVP;
- Phó phòng, Trưởng Phòng;
- Nhân viên CSV/ Docs trong phòng;
- Các phòng ban khác; - Agent, hãng tàu, coloader, airlines;
- Khách hàng;
- Hải quan, kho hàng, các VP khác;
- Các đối tác khác;

VI. Yêu cầu

Học vấn, Kinh nghiệm:

- Trình độ: Đại học, chuyên ngành Kinh tế ngoại thương, Logistics;

- Có kinh nghiệm 6 tháng đến 1 năm ở vị trí tương đương, đã làm hàng nhập

Kiến thức:

- Có kiến thức về ngành nghề giao nhận vận tải trong nước và quốc tế.

- Có kiến thức về Incoterms, thanh toán quốc tế, bảo hiểm hàng hóa trong vận tải quốc tế.

Kỹ năng & Năng lực

- Tiếng Anh: Toeic 550 trở lên hoặc trình độ tương đương;

- Trình độ Tin Học: thành thạo Word/ Excel, soạn thảo văn bản, sử dụng thành thạo máy vi tính, email và các công cụ làm việc trên máy tính

- Có kỹ năng về dịch vụ khách hàng

- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán với các đại lý nước ngoài, nhà thầu phụ và các bên cơ quan hữu quan.

- Kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp công việc khoa học;

- Kỹ năng lắng nghe, giải quyết vấn đề, thuyết phục, xoa dịu khách hàng

- Có khả năng chịu áp lực

- Yêu cầu làm việc ngoài giờ