Admin Officer

Đảm bảo các công việc hành chính của văn phòng được vận hành thông suốt, hiệu quả, đồng thời phụ trách công tác mua hàng, cung cấp đầy đủ trang thiết bị, vật tư cần thiết cho hoạt động của công ty với chỉ phí tối ưu nhất.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
1. Công tác Hành chính (60%)
• Soạn thảo, rà soát, lưu trữ và quản lý hợp đồng, phụ lục hợp đồng, công văn, văn bản nội bộ; đảm bảo định dạng chuyên nghiệp, tuân thủ quy trình hành chính.
• Phụ trách công tác hành chính: đón tiếp khách, trực điện thoại, xử lý thư từ, bưu phẩm.
• Quản ly tài sản, thiết bị văn phòng: lập danh sách, theo dõi, điều phối sử dụng và đề xuất bảo trì, sửa chữa khi cần.
• Sắp xếp và chuẩn bị cho các cuộc hop, sự kiện nội bộ của công ty (phòng họp, thiết bị, tea-break...).
• Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn, và các thủ tục cần thiết cho chuyến công tác của nhân viên.
• Thực hiện các thủ tục thanh toán chỉ phí văn phòng (điện, nước, internet, điện thoại, chuyền phát nhanh...)
• Lưu trữ, quản lý hồ sơ, công văn, giấy tờ của công ty một cách khoa học.
• Duy tri không gian làm việc chung sạch sẽ, chuyên nghiệp.
2. Công tác Mua hàng (40%)
• Quản lý, theo dõi và mua sắm văn phòng phẩm, vật tư, trang thiết bị văn phòng.
• Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp mới; duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp hiện tại.
• Lấy báo giá, so sánh, đàm phán giá cả và các điều khoản thương mại để có được thỏa thuận tốt nhất về chi phí, chất lượng và tiến độ.
• Theo dõi quá trình giao hàng, phối hợp với các bộ phận liên quan để nghiệm thu hàng hóa về số lượng và chất lượng.
• Phối hợp với bộ phận Kế toán để hoàn tất các thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.
• Quản lý và kiểm soát chi phí mua hàng một cách hiệu quả.