***Tổng quan công việc:
• Chúng tôi đang tìm kiếm
Trưởng phòng Hành chính hoặc ứng viên có tiềm năng phát triển lên Giám đốc Hành chính để tổ chức và giám sát toàn bộ hoạt động hành chính của công ty.
• Vị trí này đóng vai trò đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, quản lý hệ thống hồ sơ - tài liệu và xây dựng quy trình nội bộ một cách bài bản, rõ ràng.
• Công việc phù hợp với ứng viên có khả năng tổ chức tốt, đáng tin cậy và có thể đồng thời quản lý cả công việc vận hành hàng ngày lẫn xây dựng hệ thống hành chính tổng thể.
***Role Overview:
• We are looking for an Administration Manager or a high-potential candidate who can grow into the role of Administrative Director to organize and oversee all administrative operations of the company.
• This role ensures smooth coordination between departments, proper documentation, and structured internal processes.
• It is suitable for someone who is well-organized, reliable, and able to manage both daily tasks and overall administration structure.
***Trách nhiệm chính:
• Quản lý và điều phối toàn bộ hoạt động hành chính nội bộ của công ty
• Xây dựng, tổ chức và cải tiến hệ thống hành chính, quy trình nội bộ và
quản lý văn phòng phẩm
•
Giám sát hệ thống hồ sơ, tài liệu, hợp đồng và lưu trữ nội bộ
• Điều phối và đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban (bán lẻ, kho vận, tài chính...)
• Quản lý các công việc hành chính nhân sự (hợp đồng lao động, onboarding, hồ sơ nhân viên...)
• Làm việc và duy trì quan hệ với các đối tác bên ngoài (nhà cung cấp dịch vụ, chủ mặt bằng, cơ quan chức năng...)
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và quy trình nội bộ liên quan
• Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất và điều kiện làm việc
• Hỗ trợ vận hành hệ thống cửa hàng (setup, xử lý vấn đề hành chính tại điểm bán)
• Hỗ trợ Ban lãnh đạo trong các công việc vận hành và dự án nội bộ.
***Key Responsibilities:
• Manage daily administrative operations and office activities
• Organize office systems, supplies, and internal processes
• Oversee company documentation, contracts, and internal records
• Coordinate between departments (retail, warehouse, finance)
• Support HR administration (contracts, onboarding, employee records)
• Work with external partners (service providers, landlords, authorities)
• Ensure compliance with company procedures and local regulations
• Manage company assets, equipment, facilities, and workplace conditions
• Support store operations (setup and handling administrative issues at store level)
• Support management in administrative and operational matters.
***Phạm vi công việc (cấp Giám đốc):
• Xây dựng và cải tiến hệ thống hành chính
• Quản lý, đào tạo và phát triển đội ngũ hành chính
• Hỗ trợ xây dựng cơ cấu tổ chức và quá trình mở rộng của công ty
• Đóng vai trò là đầu mối điều phối chính giữa các phòng ban
• Lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách hành chính, tối ưu chi phí vận hành.
***Scope (for Director level):
For more senior candidates, the role may include:
• Building, standardizing, and improving administrative systems and processes
• Managing, training, and developing the administration team
• Supporting company structure and expansion
• Acting as key coordination point across departments
• Planning and controlling the administrative budget, optimizing operational costs.