I. Main duties
Chúng tôi là một Forwarder đến từ Nhật Bản, công ty dịch vụ chuyên cung cấp các dịch vụ hỗ trợ vận tải cho khác hàng. Chúng tôi đang tìm kiếm
Trợ lý Trưởng phòng Logistics để hỗ trợ công tác vận hành logistics hàng ngày, quản lý đội ngũ, thực hiện báo cáo thanh khoản/quyết toán hải quan, kiểm soát khối lượng công việc và nâng cao chất lượng dịch vụ. We are a freight forwarding company based in Japan, specializing in providing transportation support services to our customers. We are seeking a Logistics
Assistant Manager to support daily logistics operations, team management, customs liquidation/finalization reporting, workload control, and service quality improvement.
II. Responsibilities
• Hỗ trợ quản lý hoạt động Logistics hàng ngày, đảm bảo dịch vụ được thực hiện thông suốt cho khách hàng, booking và các phạm vi dịch vụ. Support daily Logistics operations and ensure smooth service delivery across customers, bookings, and service scopes.
• Kiểm soát và chịu trách nhiệm quản lý khách hàng/booking, phân bổ công việc, các job tồn đọng, trường hợp khẩn cấp và tiến độ hoàn tất dịch vụ. Control customer/booking ownership, workload allocation, pending jobs, urgent cases, and service completion.
• Giám sát và hướng dẫn đội ngũ Logistics, đảm bảo phân công công việc hiệu quả, có nhân sự backup và trách nhiệm rõ ràng. Supervise and coach Logistics team, ensuring effective work allocation, backup coverage, and clear ownership.
• Phối hợp với đội Field/Operation để đảm bảo bàn giao công việc, xử lý vấn đề và duy trì hoạt động liên tục. Coordinate with Field/OP teams to ensure smooth handover, issue resolution, and operational continuity.
• Theo dõi các dịch vụ chính như thông quan, vận chuyển, CDS, C/O, kiểm hóa, Implant, quyết toán hải quản và dịch vụ chuyên biệt cho khách hàng. Monitor key services including customs clearance, trucking, CDS, C/O, inspection, implant, liquidation, and customer-dedicated services.
• Kiểm soát billing và hoàn tất nghiệp vụ, bao gồm Debit Note, hóa đơn đỏ, chứng từ at-cost, đối chiếu và báo cáo. Control billing and operational closure, including Debit Note, red invoice, at-cost evidence, reconciliation, and reporting.
• Nhận diện rủi ro vận hành, kịp thời báo cáo các vấn đề nghiêm trọng và đảm bảo thực hiện hành động khắc phục. Identify operational risks, escalate critical issues, and ensure timely corrective actions.
• Thúc đẩy cải tiến quy trình và hỗ trợ triển khai JD, KPI, Ma trận phạm vi dịch vụ, Ma trận Backup và các hệ thống kiểm soát vận hành. Drive process improvement and support the implementation of JD, KPI, Service Scope Matrix, Backup Matrix, and operational control systems.
Báo cáo trực tiếp/ Direct Reporting Lines: Logistics Manager
a. Qualifications
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Logistics, Quản lý Chuỗi cung ứng, Kinh doanh Quốc tế, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan. Bachelor's degree in Logistics, Supply Chain Management, International Business, Business Administration, or a related field.
b. Knowledge
- Nắm vững nghiệp vụ Freight Forwarding, thông quan (khai hải quan hết 04 loại hình), thanh khoản hải quan, vận tải,
giao nhận, C/O. Strong knowledge of freight forwarding, customs clearance (04 types of customs declaration), Customs liquidation, trucking, delivery, C/O, and customer-dedicated services.
- Sử dụng thành thạo VNACCS và các phần mềm khác liên quan. VNACCS/other related software fluently.
- Hiểu biết về Billing, Debit Note, KPI, SOP và kiểm soát rủi ro vận hành. Understanding of billing, Debit Note, KPI, SOP, and operational risk control.
c. Experience
- Kinh nghiệm quản lý/ Management experience:
Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Freight Forwarding/Logistics ở những công ty dịch vụ Logistics, có kinh nghiệm điều phối hoặc quản lý đội nhóm và trực tiếp thực dịch vụ báo cáo quyết toán. Có kinh nghiệm kê khai đủ 04 loại hình khai báo hải quan. At least 5 years of experience in Freight Forwarding/Logistics in logistics service company, with proven experience in team coordination or management and managing customs liquidation/finalization reporting services.
- Kinh nghiệm quản lý/ Professional Experience:
Ưu tiên ứng viên đã từng đảm nhiệm vị trí Supervisor hoặc Senior Operations. Experience in a supervisory or senior operational role is preferred.
d. Skills
- Lãnh đạo đội nhóm, phân bổ khối lượng công việc và theo dõi hiệu suất. Team leadership, workload allocation & performance monitoring.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề, ra quyết định và xử lý đa nhiệm tốt. Strong problem-solving, decision-making & multitasking skills.
- Kỹ năng chăm sóc/xử lý khách hàng và phối hợp liên phòng ban. Customer handling & cross-functional coordination.
- Cải tiến quy trình, xây dựng SOP và kiểm soát rủi ro. Process improvement, SOP development & risk control.
- Kỹ năng phân tích dữ liệu tốt và sử dụng thành thạo MS Office/Excel skills. Good analytical and MS Office/Excel skills.
- Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh tốt. Good English communication skills.
f. Others
- Chủ động, thực tế, có tinh thần trách nhiệm và khả năng thích ứng cao. Proactive, hands-on, accountable, and adaptable.
- Có khả năng xây dựng/tái cấu trúc quy trình và phát triển năng lực hỗ trợ dự phòng trong đội ngũ. Able to build/restructure processes and develop team backup capability.
- Có tinh thần làm chủ công việc cao và cam kết mạnh mẽ đối với chất lượng dịch vụ. Strong sense of ownership and commitment to service quality.
Điều kiện làm việc/ Working condition.
a. Thời gian làm việc: 8 hours/day, Từ thứ Hai đến thứ sáng thứ Bảy.
b. Địa điểm làm việc/ Working place: 30 Phan Thúc Duyện Street., Tan Son Nhat Ward, HCMC.