Chuyên Viên Đấu Thầu, Hợp Đồng Phát Sinh

1. Mục tiêu công việc
Thực hiện công tác đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và quản lý hợp đồng cho các dự án của Công ty; đảm bảo quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện đúng quy trình, minh bạch, hiệu quả và các hợp đồng được quản lý chặt chẽ trong suốt quá trình thực hiện.
2. Nhiệm vụ chính
2.1. Công tác đấu thầu và lựa chọn nhà thầu
• Phối hợp xây dựng kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo tiến độ và nhu cầu của dự án.
• Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu, các tài liệu liên quan đến việc lựa chọn nhà thầu.
• Tiếp nhận, quản lý và kiểm tra hồ sơ dự thầu/hồ sơ đề xuất theo quy định.
• Phối hợp đánh giá hồ sơ dự thầu về năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và thương mại.
• Tổng hợp, lập báo cáo đánh giá và hồ sơ trình phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
• Phối hợp làm việc, trao đổi và thương thảo với nhà thầu trong quá trình lựa chọn.
2.2. Quản lý hợp đồng
• Soạn thảo, rà soát và hoàn thiện các điều khoản thương mại của hợp đồng theo mẫu và quy định của Công ty.
• Theo dõi quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng.
• Quản lý các nội dung liên quan đến giá trị hợp đồng, phạm vi công việc, tiến độ, điều kiện thanh toán, bảo lãnh và các nghĩa vụ của các bên.
• Theo dõi và xử lý các phát sinh, thay đổi, gia hạn hoặc điều chỉnh hợp đồng trong quá trình thực hiện.
• Phối hợp với Ban Quản lý Dự án, Ban Quản lý Thiết kế và QS để đánh giá các phát sinh có liên quan đến hợp đồng.
• Theo dõi việc thực hiện các cam kết của nhà thầu và kịp thời báo cáo các rủi ro, vi phạm hoặc vấn đề phát sinh.
2.3. Kiểm soát hồ sơ và báo cáo
• Quản lý đầy đủ hồ sơ đấu thầu, hồ sơ lựa chọn nhà thầu và hồ sơ hợp đồng.
• Cập nhật tình trạng đấu thầu, ký kết và thực hiện hợp đồng của các gói thầu được phân công.
• Lập báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Trưởng Ban.
• Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ đầy đủ, chính xác và thuận tiện cho công tác kiểm tra, quyết toán sau này.
2.4. Phối hợp công việc
• Phối hợp với các Ban Quản lý Dự án, Quản lý Thiết kế, QS/QC và các đơn vị tư vấn trong quá trình đấu thầu và thực hiện hợp đồng.
• Phối hợp với các phòng/ban liên quan để đảm bảo tiến độ lựa chọn nhà thầu và triển khai hợp đồng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng Ban.