Chuyên Viên Điều Phối Hàng Hóa

Đảm nhiệm vai trò cầu nối trung tâm giữa kinh doanh, cung ứng (phòng hàng hóa), các kho và giao hàng (tài xế hoặc vận chuyển ngoài) để đảm bảo đúng tiến độ thời gian, địa điểm, số lượng hàng hóa giao cho khách, đồng thời tối ưu chi phí và an toàn.
Lập kế hoạch & Tổ chức vận chuyển: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển từ bộ phận kinh doanh, kho vận hoặc khách hàng; Lên kế hoạch lộ trình vận chuyển tối ưu dựa trên yêu cầu về thời gian, chi phí; Lựa chọn phương thức vận chuyển và đối tác vận tải phù hợp; Sắp xếp lịch trình bốc/xếp hàng, giao/nhận hàng tại các địa điểm.
Đàm phán, thuê dịch vụ & quản lý chi phí: Tìm kiếm, xin báo giá, so sánh và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics tốt nhất; Theo dõi, kiểm soát và tối ưu chi phí vận chuyển; Chuẩn bị các chứng từ thanh toán cước phí và phối hợp thanh toán (kinh doanh, hàng hóa, TC-KT).
Xử lý chứng từ: Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và đúng hạn của mọi chứng từ cũng như thông tin cho các bên (kho, vận tải thuê ngoài, tài xế, người nhận...) liên quan. Giao dịch & phối hợp với các bên liên quan, bao gồm nhưng không giới hạn bên trong hoặc/và bên ngoài, cá nhân hoặc/và Bộ phận để đảm bảo trách nhiệm đầu tiên.
Theo dõi, giám sát tình trạng hàng hóa: Thường xuyên theo dõi vị trí, tiến độ vận chuyển của lô hàng; Cập nhật thông tin trạng thái lô hàng lên hệ thống và báo cáo cho các bên có liên quan; Dự báo thời gian giao hàng dự kiến và thông báo kịp thời; Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển: hàng trễ, thất lạc, hư hỏng, sự cố...
Công việc hành chính và báo cáo: Lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến lô hàng một cách khoa học; Lập báo cáo định kỳ (tuần, tháng) về tình hình vận chuyển, chi phí, hiệu quả công việc; Đề xuất cải tiến quy trình để tối ưu hiệu suất và tiết kiệm chi phí.
Tuân thủ Quy định và đảm bảo: Đảm bảo chất lượng dịch vụ, nâng cao sự hài lòng của khách hàng nội bộ và bên ngoài. Không được tiết lộ thông tin nội bộ (tồn kho, giá vận chuyển, chiến lược kinh doanh) ra bên ngoài công ty.