NHIỆM VỤ CHÍNH:
• Chịu trách nhiệm vận hành và kiểm soát các nghiệp vụ học vụ thuộc khối Trung học Việt Nam (THCS -THPT).
• Phối hợp liên phòng ban đảm bảo hoạt động học thuật diễn ra chính xác, đúng hạn, đúng quy định và phù hợp tiêu chuẩn của trường.
• Kết nối với Phòng/Sở GD-ĐT và xử lý công văn theo quy định.
PHẠM VI CÔNG VIỆC:
1. Hoạt động chuyên môn
1.1. Quản lý hồ sơ Học vụ - Khối Trung học Việt Nam
• Quản lý sổ sách, hồ sơ học sinh khối THCS-THPT, bao gồm: hồ sơ nhập học, học bạ, sổ điểm, sổ văn bằng và các giấy tờ học vụ có liên quan.
• Theo dõi và phối hợp với BGH chương trình Trung học Việt Nam đảm bảo cập nhật điểm, phát hành Báo cáo học tập (Report Card) theo đúng tiến độ đã quy định.
• Hỗ trợ đăng ký trên phần mềm của Sở cho các kỳ kiểm tra, đánh giá năng lực học sinh theo quy định.
• Thực hiện các thủ tục chuyển trường đi và đến của học sinh, cập nhật tình trạng học sinh trên hệ thống phần mềm của Sở GD-ĐT khi có thay đổi.
• Hỗ trợ công tác khảo thí: xét tốt nghiệp THCS & thi Tuyển sinh 10; thi tốt nghiệp THPT và tuyển sinh ĐH-CĐ.
• Hỗ trợ cung cấp các văn bản, giấy tờ cho học sinh trong thẩm quyền.
• Tổng hợp các kết quả kiểm tra và lập báo cáo học vụ theo quy định.
• Rà soát, cập nhật các chính sách, quy trình và hướng dẫn liên quan công tác học vụ và hồ sơ học sinh, thuộc quản lý của phòng Giáo vụ.
1.2. Quản trị hệ thống và chuyển đối số
• Vận hành các nền tảng quản lý hồ sơ học sinh trên CSDL Ngành, học bạ điện tử, hệ thống nội bộ Parent Portal.
• Thực hiện lưu trữ số, phân quyền, sao lưu và bàn giao dữ liệu theo quy trình chuẩn của nhà trường.
1.3. Phối hợp liên phòng ban
• Phối hợp và hỗ trợ phòng Tuyển sinh trong việc cập nhật hồ sơ học sinh và xử lý các yêu cầu của phụ huynh liên quan đến bảng điểm, cấp/trả học bạ, trả bằng tốt nghiệp.
• Phối hợp với BGH khối Trung học Việt Nam trong việc in ấn đề thi, quản lý các biên bản học vụ liên quan đến kỳ thi định kỳ để
phục vụ tra cứu và kiểm tra.
• Làm việc với Phòng/Sở GD-ĐT hoặc cơ quan quản lý giáo dục theo phân công và chỉ đạo từ BGH khối chương trình Trung học Việt Nam.
1.3. Khác
• Hỗ trợ dự án kiểm định và tuân thủ chính sách nhà trường.
• Phối hợp với các chuyên viên học vụ khác trong việc chuẩn hóa quy trình giữa các khối chương trình.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác của học vụ được giao bởi Trưởng phòng Giáo vụ,
2. Các hoạt động vận hành
• Hỗ trợ thông tin kịp thời tới bộ phận chịu trách nhiệm cập nhật danh sách thi đua khen thưởng khi có điều chỉnh/thay đổi điểm số học sinh.
• Ghi nhận và báo cáo chất lượng kiểm tra hồ sơ sổ sách chủ nhiệm khối Trung học Việt Nam.
3. Các hoạt động quản trị tài chính
• Lập kế hoạch đề xuất mua sắm các văn phòng phẩm học vụ và hồ sơ học sinh.
• Trình độ: Tốt nghiệp Đại học, ưu tiên các ngành Giáo dục, sư phạm, quản trị giáo dục, hành chính, hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm giáo vụ/học vụ/hành chính học thuật tại các trường phổ thông, ưu tiên đã có kinh nghiệm làm việc trong môi trường phổ thông song ngữ/quốc tế/liên cấp.
• Các kỹ năng cần thiết:
o Công nghệ: thành thạo tin học văn phòng, ưu tiên ứng viên đã từng làm việc với hệ thống quản trị hồ sơ học sinh (Student Information System), Canvas, các phần mềm xử lý và trực quan hóa dữ liệu.
o Các kỹ năng khác: Tinh thần làm việc trách nhiệm, giao tiếp chuyên nghiệp, chủ động trong công việc, chịu áp lực tốt, chi tiết và cẩn trọng trong việc đối soát dữ liệu.