Mô tả Công việc
a) Quản lý công tác hành chính văn phòng:
- Thực hiện và kiểm soát các công việc hành chính hằng ngày tại văn phòng.
- Theo dõi tình trạng hoạt động của văn phòng, đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn và chuyên nghiệp.
- Quản lý việc sử dụng phòng họp, khu vực làm việc và các khu vực dùng chung.
- Soạn thảo các thông báo, văn bản, đề xuất và hồ sơ hành chính liên quan.
b) Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và cơ sở vật chất:
- Theo dõi, quản lý và cập nhật danh sách tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị văn phòng.
- Thực hiện cấp phát, thu hồi và theo dõi tình trạng sử dụng đồng phục, tài sản, công cụ dụng cụ.
- Phối hợp kiểm kê tài sản định kỳ và xử lý các trường hợp mất mát, hư hỏng theo quy định.
- Theo dõi tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị và đề xuất sửa chữa, thay thế khi cần thiết.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc bảo trì, sửa chữa và đảm bảo vận hành văn phòng.
c) Quản lý dịch vụ hành chính:
- Theo dõi và phối hợp quản lý các nhà cung cấp dịch vụ hành chính: vệ sinh,
bảo vệ, văn phòng phẩm, nước uống, chuyển phát, bảo trì, sửa chữa...
- Tiếp nhận yêu cầu từ các phòng ban và phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến dịch vụ hành chính.
- Theo dõi chất lượng dịch vụ, tiến độ thực hiện và phản hồi của các nhà cung cấp.
- Phối hợp thực hiện hồ sơ đề nghị mua sắm, thanh toán các chi phí hành chính theo quy trình Công ty.
d) Công tác hậu cần và tổ chức sự kiện:
- Phối hợp chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, đào tạo, sự kiện và chương trình nội bộ của Công ty.
- Chuẩn bị phòng họp, nước uống, thiết bị và các vật dụng cần thiết theo yêu cầu.
- Phối hợp đón tiếp khách đến làm việc tại Công ty khi được phân công.
e) Công tác 5S, an toàn và môi trường làm việc:
- Theo dõi và phối hợp triển khai 5S tại văn phòng.
- Kiểm tra, nhắc nhở việc sắp xếp hồ sơ, tài liệu, vật dụng và khu vực làm việc.
- Phối hợp thực hiện các yêu cầu về an toàn,
phòng cháy chữa cháy và vệ sinh môi trường tại văn phòng theo phân công.
- Đề xuất các giải pháp cải thiện môi trường và điều kiện làm việc.
f) Quản lý chi phí hành chính:
- Theo dõi các khoản chi phí hành chính được phân công.
- Tổng hợp số liệu, đối chiếu và báo cáo chi phí định kỳ.
- Theo dõi tình trạng sử dụng ngân sách hành chính và đề xuất các giải pháp sử dụng hiệu quả, tiết kiệm.
g) Các công việc khác:
- Phối hợp với các phòng ban để xử lý các vấn đề hành chính phát sinh.
- Thực hiện các báo cáo hành chính định kỳ theo yêu cầu.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý/Trưởng phòng HCNS.