CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH:
A. Hành chính & Vận hành nhà máy
• Quản lý các hoạt động hành chính hàng ngày nhằm đảm bảo cơ sở vật chất vận hành ổn định.
• Điều phối các dịch vụ nhà máy bao gồm: vệ sinh, bảo vệ, vận chuyển, tiện ích (điện, nước) và suất ăn.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ khu vực làm việc (vệ sinh, điều kiện cơ sở vật chất).
• Theo dõi và phối hợp sửa chữa, bảo trì cơ sở vật chất.
• Phối hợp với chủ đầu tư và nhà thầu bên ngoài khi cần thiết.
B. Quản lý nhà cung cấp và hợp đồng
• Quản lý lựa chọn, so sánh và đánh giá nhà cung cấp (suất ăn, vệ sinh, vận chuyển, tiện ích).
• Soạn thảo, theo dõi hợp đồng dịch vụ và thời hạn gia hạn.
• Theo dõi hiệu suất và chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp.
• Chuẩn bị đề nghị thanh toán và phối hợp với kế toán xử lý thanh toán.
• Kiểm soát chi phí và hỗ trợ lập ngân sách hành chính hàng năm.
C. Quản lý Suất ăn & Dịch vụ người lao động
• Quản lý suất ăn hàng ngày và suất ăn tăng ca.
• Tiếp nhận và xử lý phản hồi của người lao động về chất lượng suất ăn.
• Phối hợp cải thiện chất lượng dịch vụ với nhà cung cấp.
• Hỗ trợ các chương trình phúc lợi và chăm sóc người lao động.
D. Hỗ trợ Hành chính Onboarding & Nghỉ việc
• Chuẩn bị công tác tiếp nhận nhân viên mới (đồng phục, tủ đồ, thẻ nhân viên, thẻ ra vào).
• Tổ chức giới thiệu nhà máy và phổ biến nội quy.
• Hỗ trợ thủ tục nghỉ việc và bàn giao tài sản.
E. Hành chính
Lao động thời vụ & Nhà thầu
• Phối hợp hồ sơ tiếp nhận lao động thời vụ.
• Quản lý hồ sơ ra vào của nhà thầu.
• Phối hợp với EHS trong việc chuẩn bị hồ sơ an toàn khi cần.
F. Quản lý Tài sản & Trang thiết bị văn phòng
•
Quản lý văn phòng phẩm và tồn kho.
• Phối hợp mua sắm máy tính và thiết lập tài khoản IT.
• Quản lý danh sách tài sản hành chính (tủ đồ, đồng phục, thiết bị dùng chung).
• Theo dõi sử dụng và kế hoạch thay thế.
G. Hỗ trợ Vận chuyển & Hậu cần
• Quản lý xe công ty và xe đưa đón CBCNV.
• Phối hợp dịch vụ chuyển phát nhanh.
• Hỗ trợ sắp xếp công tác khi cần.
H. Gắn kết Nhân viên & Sự kiện Công ty
• Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động của công ty bao gồm: Tiệc tất niên, Du lịch công ty, Ngày Quốc tế Phụ nữ, Ngày thiếu nhi, Quà Tết, Hoạt động Team building,...
• Bao gồm đàm phán nhà cung cấp, lập ngân sách và theo dõi thanh toán.
I. Kiểm soát Chi phí Tiện ích & Cơ sở vật chất
• Theo dõi sử dụng điện, nước.
• Hỗ trợ phân tích chi phí và báo cáo chi phí hành chính hàng tháng.
• Đề xuất giải pháp tiết kiệm chi phí.
J. Hỗ trợ Quan hệ Cơ quan & Đối ngoại
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ làm việc với cơ quan địa phương.
• Phối hợp quà Tết hoặc tiếp đón cơ quan chức năng.
• Duy trì mối quan hệ tốt với cộng đồng địa phương.
K. Quản lý Hồ sơ & Lưu trữ
• Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ hành chính.
• Đảm bảo hợp đồng và tài liệu dịch vụ được lưu trữ đầy đủ.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ
phục vụ audit liên quan đến phạm vi hành chính.
H. Hỗ trợ phát hành hóa đơn và cách nhiệm vụ khác được giao.