Quản lý & vận hành văn phòng
Setup và vận hành văn phòng theo mô hình làm việc của Công ty từng giai đoạn;
Sắp xếp chỗ ngồi, hỗ trợ onboarding cho nhân sự mới;
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản và văn phòng phẩm;
Thực hiện mua sắm, cấp phát và theo dõi tài sản
phục vụ vận hành văn phòng;
Phối hợp với các bộ phận kỹ thuật, lễ tân, vệ sinh và nhà cung cấp để đảm bảo văn phòng vận hành ổn định;
Theo dõi tình trạng cơ sở hạ tầng văn phòng và xử lý các vấn đề phát sinh;
Đảm bảo khu vực làm việc luôn thông thoáng, sạch sẽ và đúng tiêu chuẩn vận hành.
Hỗ trợ hành chính - lễ tân
Hỗ trợ đăng ký ra/vào văn phòng cho nhân sự và khách;
Đặt phòng họp, hỗ trợ tiếp đón khách;
Hỗ trợ đăng ký gửi xe, cấp phát locker;
Hỗ trợ gửi/nhận thư từ, bưu phẩm;
Hỗ trợ thủ tục visa, công tác trong và ngoài nước cho CBNV;
Đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón cho CBNV và khách theo kế hoạch công tác.
Quản lý ngân sách & thanh toán vận hành văn phòng
Theo dõi và kiểm soát ngân sách phục vụ vận hành văn phòng;
Cập nhật và quản lý các chi phí vận hành: điện, nước, thuê văn phòng, mua sắm thiết bị, văn phòng phẩm,...;
Phối hợp lập kế hoạch chi phí hàng tháng và gửi Kế toán theo timeline;
Chuẩn bị hồ sơ thanh toán và quyết toán theo quy định;
Theo dõi, cập nhật các file quản lý chi phí và đảm bảo chi phí sử dụng đúng ngân sách được duyệt.
Hỗ trợ xây dựng quy trình, quy định vận hành
Hỗ trợ xây dựng, cập nhật và quản lý các quy trình, quy định phục vụ vận hành nội bộ;
Theo dõi việc ban hành và truyền thông các quy định nội bộ;
Phối hợp với các bộ phận để chuẩn hóa quy trình vận hành hành chính.
Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Hành chính, Nhân sự, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan;
Có từ 5 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính tổng hợp/Office Admin/General Affairs;
Có kinh nghiệm
quản lý vận hành văn phòng, cơ sở vật chất và làm việc với nhà cung cấp;
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc và quản lý nhiều đầu việc tốt;
Chủ động, trách nhiệm, tư duy dịch vụ và khả năng phối hợp đa phòng ban;
Thành thạo Excel, PowerPoint và các công cụ văn phòng;
Biết sử dụng SAP hoặc hệ thống ERP là lợi thế;
Có khả năng giao tiếp và xử lý tình huống tốt.