Chuyên Viên Hành Chính

1. Lập kế hoạch triển khai công tác hành chính
- Lập kế hoạch triển khai công tác hành chính, nhằm giảm tối đa sự trùng lặp công việc giữa các phòng ban, bộ phận, nhà hàng, chủ động với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy, là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết giữa các phòng ban/bộ phận/nhà hàng, sơ về việc thành lập Công đoàn: Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, thang bảng lương.
2. Xây dựng, triển khai và cập nhật các quy trình, quy chế, quy định, nội quy công ty
- Hỗ trợ Cấp trên xây dựng các quy trình, quy chế, quy định, nội quy của Công ty;
- Triển khai, cập nhật áp dụng các quy trình, quy chế, quy định, nội quy của công ty.
3. Quản lý công việc hành chính và các hạng mục liên quan
- Kiểm soát việc thực hiện, tuân thủ các nguyên tắc, quy trình, quy chế, nội quy của công ty.
- Quản lý, kiểm tra, giám sát, phân công và thực hiện các công việc hành chính nhằm đảm bảo hoạt động của Văn phòng và các Nhà hàng với các hạng mục sau:
+ Quản lý trang thiết bị văn phòng, điều kiện làm việc, trang thiết bị làm việc, tham mưu, đề xuất cải tạo, nâng cấp sửa chữa cơ sở làm việc, sinh hoạt của Công ty;
+ Thực hiện công tác hành chính, công chứng Hồ sơ, tổng hợp văn thư, lưu trữ, soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính. Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ cho các nhân viên làm công tác văn thư thuộc văn phòng và nhà hàng;
- Tham mưu cho cấp trên về việc ký kết hợp đồng; giám sát, theo dõi việc thực hiện và quản lý chi phí các hạng mục:
+ Thu gom rác sinh hoạt, rút hầm mỡ cho các nhà hàng;
+ Điện lực, nước sinh hoạt, nước uống của Văn phòng;
+ Đề xuất làm mới/ gia hạn và giám sát chi phí visa/ giấy phép lao động/ vé máy bay/ thuê căn hộ cho chuyên gia người nước ngoài (nếu có).
4. Quản lý văn phòng phẩm và tài sản
- Quản lý cấp phát, theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm, các ấn phẩm của văn phòng và các nhà hàng, đảm bảo đủ nhu cầu và tiết kiệm chi phí;
- Quản lý, kiểm tra, theo dõi, đặt may và cấp phát đồng phục cho Nhân viên nhà hàng theo quy định của Công ty;
- Theo dõi, kiểm tra việc bàn giao tài sản của Công ty khi nhân viên nghỉ việc;
- Quản lý tài sản của Khối Văn phòng Công ty.
5. Hỗ trợ các phòng ban và quản lý chi phí hành chính
- Hỗ trợ Phòng ban/Bộ phận/nhà hàng về công tác hành chính;
- Quản lý, kiểm tra, giám sát các chi phí hành chính phát sinh khác.
6. Các trách nhiệm công việc khác liên quan theo sự phân bổ từ cấp trên.