Mô tả Công việc
1. Tiếp nhận và lập kế hoạch mua hàng
Tiếp nhận yêu cầu mua sắm từ Ban Chỉ huy công trường, Phòng Kỹ thuật, Phòng Vật tư và các đơn vị liên quan.
Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ yêu cầu mua hàng, bao gồm chủng loại, quy cách, số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật và thời gian cần hàng.
Phối hợp lập kế hoạch mua hàng theo tiến độ thi công và kế hoạch cung ứng vật tư của từng dự án.
2. Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp
Tìm kiếm, xây dựng và cập nhật danh sách nhà cung cấp vật tư, thiết bị, dịch vụ
phục vụ các dự án xây dựng.
Thu thập hồ sơ năng lực, đánh giá khả năng cung ứng, chất lượng sản phẩm, giá cả, tiến độ
giao hàng và điều kiện thương mại.
Phối hợp đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp theo quy định và tiêu chí mua sắm của Công ty.
3. Thực hiện công tác mua hàng
Lập yêu cầu báo giá, tiếp nhận và tổng hợp báo giá từ các nhà cung cấp.
Phân tích, so sánh báo giá, lập bảng đánh giá và đề xuất phương án lựa chọn nhà cung cấp.
Đàm phán giá cả, điều kiện thanh toán, tiến độ giao hàng, chính sách bảo hành và các điều khoản thương mại.
Lập đơn đặt hàng, hợp đồng mua sắm và trình phê duyệt theo phân cấp.
Theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng, đảm bảo cung ứng đúng chủng loại, số lượng, chất lượng và thời gian yêu cầu.
4. Kiểm soát
giao nhận và chất lượng hàng hóa
Phối hợp với Ban Chỉ huy công trường, bộ phận Kỹ thuật và Kho kiểm tra việc giao nhận vật tư, thiết bị tại công trường.
Theo dõi tình trạng giao hàng, xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến chậm giao, thiếu hàng, sai quy cách hoặc không đạt chất lượng.
Phối hợp thực hiện đổi trả, bảo hành và xử lý khiếu nại với nhà cung cấp.
5. Quản lý hợp đồng và hồ sơ mua hàng
Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, đơn đặt hàng và các cam kết của nhà cung cấp.
Kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ mua hàng, hồ sơ nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán theo quy định.
Phối hợp với bộ phận Kế toán, Kho và các đơn vị liên quan thực hiện thủ tục thanh toán, đối chiếu công nợ nhà cung cấp.
6. Kiểm soát chi phí và báo cáo
Theo dõi, cập nhật giá vật tư, thiết bị và biến động thị trường phục vụ công tác mua sắm.
Phối hợp kiểm soát chi phí mua hàng so với ngân sách, dự toán và kế hoạch chi phí được phê duyệt.
Đề xuất giải pháp tối ưu giá mua, điều kiện thương mại và phương án cung ứng.
Lập báo cáo tình hình mua hàng, tiến độ cung ứng, chi phí và hiệu quả nhà cung cấp theo yêu cầu.