Chuyên Viên Mua Hàng Quốc Tế Cho Tàu/Sà Lan (Làm Việc Thứ 2 - Thứ 6)

* Mua sắm vật tư, thiết bị và dịch vụ sửa chữa
- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận kỹ thuật, kho, hoặc các bộ phận liên quan.
- Thẩm định yêu cầu mua hàng trước khi triển khai mua, bao gồm:
- Đánh giá tính hợp lý của nhu cầu mua hàng so với mục đích sử dụng, tình trạng khai thác, sửa chữa hoặc bảo trì thực tế.
- Kiểm tra số lượng đề xuất có phù hợp với nhu cầu sử dụng, định mức, lịch sử tiêu hao hoặc phạm vi công việc hay không.
- Kiểm tra tồn kho hiện có, hàng đã đặt, hàng đang chờ giao để tránh mua trùng, mua dư hoặc phát sinh tồn kho không cần thiết.
- Kiểm tra chủng loại, quy cách, thông số kỹ thuật, đơn vị tính, thời gian cần hàng và địa điểm giao hàng.
- Phản hồi lại bộ phận yêu cầu nếu thông tin chưa đầy đủ, số lượng chưa hợp lý, vật tư còn tồn kho hoặc có phương án thay thế phù hợp hơn.
Phối hợp với bộ phận yêu cầu để làm rõ thông tin kỹ thuật, quy cách vật tư hoặc các nội dung chưa đầy đủ trước khi tiến hành mua hàng.
- Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với từng nhóm vật tư, thiết bị hoặc dịch vụ.
- Lấy báo giá, so sánh giá và đàm phán các điều kiện thương mại như giá cả, thời gian giao hàng, phương thức giao hàng, thanh toán, bảo hành.
- Lập đề xuất mua hàng, đơn đặt hàng/hợp đồng và trình phê duyệt theo đúng quy trình công ty.
- Theo dõi tiến độ đặt hàng, giao hàng và xử lý các phát sinh trong quá trình mua hàng.
* Quản lý quá trình giao nhận hàng hóa
- Phối hợp với kho, kỹ thuật, khai thác, thuyền trưởng, đại lý tàu hoặc cảng để sắp xếp giao nhận vật tư lên tàu/sà lan đúng thời gian và địa điểm.
- Theo dõi quá trình giao hàng, đảm bảo hàng giao đúng số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng theo đơn đặt hàng.
- Kiểm tra và thu thập đầy đủ chứng từ giao nhận gồm biên bản giao hàng, hình ảnh nhận hàng, xác nhận của tàu/kho/bộ phận sử dụng.
- Phối hợp xử lý các trường hợp giao thiếu, giao sai, hàng lỗi hoặc phát sinh chênh lệch so với đơn hàng.
- Cập nhật tình trạng giao hàng và báo cáo sau mỗi đợt cung ứng.
* Kế hoạch mua hàng, tồn kho và vật tư định kỳ
- Lập kế hoạch mua hàng theo tháng, theo tàu/sà lan hoặc theo từng dự án sửa chữa trên cơ sở nhu cầu đã được phê duyệt, tồn kho thực tế và lịch bảo trì/sửa chữa.
- Phối hợp với kho và bộ phận kỹ thuật để kiểm tra tồn kho trước khi đặt hàng, hạn chế tình trạng thiếu hàng, mua trùng hoặc mua vượt nhu cầu.
- Theo dõi các nhóm vật tư tiêu hao, vật tư định kỳ như dầu, nhớt, lọc, phụ tùng thay thế, vật tư sửa chữa và vật tư vận hành để chủ động nguồn cung.
- Thiết lập danh mục các vật tư cần cấp định kỳ nhằm chủ động chuẩn bị nhà cung cấp, báo giá và thời gian giao hàng.
- Theo dõi chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí đã đề xuất/phê duyệt đối với từng đơn hàng hoặc từng vụ việc.
- Tổng hợp và báo cáo chi phí mua hàng cuối tháng theo từng tàu/sà lan, nhóm vật tư hoặc vụ việc sửa chữa.
* Quản lý và đánh giá nhà cung cấp
- Cập nhật danh sách nhà cung cấp theo từng nhóm vật tư, thiết bị và dịch vụ.
- Tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới nhằm mở rộng nguồn hàng và tăng tính cạnh tranh về giá, chất lượng và tiến độ giao hàng.
- Đánh giá nhà cung cấp định kỳ dựa trên các tiêu chí: giá cả, chất lượng hàng hóa, tiến độ giao hàng, thái độ phối hợp, chính sách bảo hành và năng lực cung ứng.
- Lưu trữ thông tin báo giá, năng lực nhà cung cấp, lịch sử giao dịch để phục vụ việc so sánh và lựa chọn trong các lần mua tiếp theo.
* Hồ sơ, thanh toán và báo cáo chi phí
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ mua hàng gồm yêu cầu mua hàng, báo giá, bảng so sánh giá, đề xuất mua hàng, đơn đặt hàng/hợp đồng, hóa đơn, chứng từ giao nhận và các hồ sơ liên quan.
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ thanh toán trước khi chuyển cho kế toán hoặc trình duyệt theo quy trình.
- Phối hợp với kế toán và nhà cung cấp để theo dõi tiến độ thanh toán, công nợ và xử lý các vướng mắc liên quan đến hồ sơ thanh toán.
- Cập nhật dữ liệu mua hàng hằng ngày để phục vụ việc theo dõi tiến độ, kiểm soát chi phí và lập báo cáo.
- Lập báo cáo chi phí mua hàng định kỳ theo từng tàu/sà lan, từng nhóm vật tư hoặc từng vụ việc sửa chữa.