Chuyên viên mua hàng

1)Tiếp nhận nhu cầu & tổ chức hồ sơ mua sắm

- Tiếp nhận yêu cầu mua từ các bộ phận; kiểm tra đủ thông tin: tên hàng, số lượng, thời gian cần, địa điểm giao, ngân sách/đề xuất ngân sách.

- Phối hợp bộ phận đề xuất để hoàn thiện hồ sơ: spec/datasheet, tiêu chí nghiệm thu, yêu cầu bảo hành, lắp đặt/chạy thử (nếu có).

- Lập kế hoạch mua theo mức độ ưu tiên: dự án - dừng máy - thay thế/sửa chữa - vật tư dự phòng.

2) Tìm kiếm nhà cung cấp đề xuất lựa chọn nhà cung cấp

- Tìm kiếm/đề xuất danh sách nhà cung cấp phù hợp theo từng nhóm thiết bị.

- Gửi RFQ, thu thập báo giá và hồ sơ thương mại; đảm bảo báo giá đúng cấu hình, có điều kiện giao hàng và thời gian giao.

- Xây dựng và cập nhật database nhà cung cấp, lập bảng so sánh thương mại

- Trình phê duyệt phương án mua: NCC đề xuất, lý do chọn, rủi ro và phương án dự phòng.

3) Đàm phán & ký kết (PO/Hợp đồng)

- Đàm phán giá và điều khoản: thời gian giao, bảo hành, cam kết hỗ trợ kỹ thuật, phạt chậm tiến độ (nếu áp dụng), thanh toán theo mốc.

- Soạn thảo/kiểm tra PO/Hợp đồng theo mẫu; theo dõi quy trình phê duyệt nội bộ.

- Kiểm soát thay đổi phát sinh

4) Theo dõi đơn hàng & bàn giao chứng từ, Phối hợp Kho nhận hàng để sắp lịch giao, tiếp nhận chứng từ và biên bản giao nhận.

5) Quản lý hồ sơ thanh toán & công nợ nhà cung cấp

- Tổng hợp/kiểm tra hồ sơ thanh toán: PO/Hợp đồng, biên bản giao nhận/ nghiệm thu (nếu có), hóa đơn, chứng từ kèm theo.

- Gửi hồ sơ sang Kế toán đúng hạn; theo dõi công nợ NCC, nhắc thanh toán theo điều khoản hợp đồng.

- Đối chiếu công nợ/đơn giá khi có sai lệch; phối hợp xử lý.

6) Báo cáo & kiểm soát chi phí mua hàng

- Báo cáo định kỳ: trạng thái PO, đơn hàng trễ, công nợ NCC, hồ sơ chờ thanh toán.

- Theo dõi biến động giá, đề xuất tối ưu chi phí

- Đề xuất chuẩn hóa: danh mục NCC theo nhóm hàng, khung giá tham chiếu, checklist hồ sơ mua máy móc.

7) Tuân thủ & nhiệm vụ khác

- Tuân thủ quy trình mua sắm, quy định phê duyệt và lưu trữ hồ sơ.

- Thực hiện nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý.