VỊ TRÍ: CHUYÊN VIÊN MUA SẮM & QUẢN LÝ TÀI SẢN
Đơn vị: Văn phòng Trường (Phòng Hành chính Tổng hợp)
Địa điểm làm việc: Trường Đại học Thăng Long, Hà Nội
1. Mục tiêu công việc
Thực hiện công tác mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ và quản lý tài sản của Nhà trường; đảm bảo hoạt động mua sắm đáp ứng đúng nhu cầu, tiến độ, chất lượng và ngân sách được phê duyệt, đồng thời tài sản được theo dõi, sử dụng và quản lý hiệu quả theo quy định của Nhà trường.
2. Nhiệm vụ chính
2.1. Công tác mua sắm
Tiếp nhận, tổng hợp và rà soát nhu cầu mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ từ các đơn vị trong Trường.
Khảo sát thị trường, tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp; thu thập báo giá, so sánh phương án về giá cả, chất lượng, điều kiện thanh toán, bảo hành và tiến độ
giao hàng.
Lập phương án mua sắm, dự toán chi phí và hồ sơ trình phê duyệt theo quy trình của Nhà trường.
Thực hiện đặt hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, phối hợp nghiệm thu và bàn giao hàng hóa cho đơn vị sử dụng (đảm bảo đúng tiến độ).
Phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý các vấn đề phát sinh về chất lượng, số lượng, bảo hành, đổi trả và thanh toán.
Quản lý hồ sơ mua sắm, báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản nghiệm thu và các chứng từ liên quan.
2.2. Quản lý tài sản và công cụ dụng cụ
Theo dõi danh mục tài sản, công cụ dụng cụ của Nhà trường; cập nhật thông tin về số lượng, tình trạng, vị trí sử dụng và đơn vị quản lý.
Phối hợp thực hiện bàn giao, điều chuyển, thu hồi và cấp phát tài sản, công cụ dụng cụ giữa các đơn vị.
Thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất; đối chiếu số liệu thực tế với hồ sơ quản lý và đề xuất phương án xử lý chênh lệch.
Theo dõi tình trạng sử dụng, thời hạn bảo hành và nhu cầu sửa chữa, bảo trì tài sản; phối hợp với các đơn vị chuyên môn xử lý khi phát sinh.
Tổng hợp danh mục tài sản hư hỏng, không còn nhu cầu sử dụng hoặc cần thanh lý; phối hợp thực hiện các thủ tục theo quy định.
Phối hợp với bộ phận kế toán trong việc đối chiếu số liệu, hồ sơ tăng giảm tài sản và công cụ dụng cụ theo phân công.
2.3. Quản lý nhà cung cấp và tối ưu chi phí
Xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu nhà cung cấp theo từng nhóm hàng hóa, dịch vụ.
Theo dõi, đánh giá nhà cung cấp dựa trên chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, dịch vụ hậu mãi và mức độ đáp ứng yêu cầu.
Đề xuất các phương án mua sắm phù hợp nhằm tối ưu chi phí, hạn chế lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách.
Theo dõi thời hạn hợp đồng, bảo hành và các cam kết của nhà cung cấp để đảm bảo quyền lợi của Nhà trường.
2.4. Báo cáo và công việc khác
Tổng hợp nhu cầu mua sắm, tình hình thực hiện ngân sách và tình trạng tài sản theo định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Xây dựng, cập nhật biểu mẫu, quy trình và dữ liệu phục vụ công tác mua sắm, quản lý tài sản.
Phối hợp với các khoa, phòng, ban và đơn vị liên quan trong quá trình triển khai công việc.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.
3. Yêu cầu ứng viên
Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Tài chính - Kế toán, Logistics,
Quản lý công nghiệp hoặc các ngành liên quan.
Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm trong lĩnh vực mua sắm, cung ứng, quản lý tài sản, hành chính hoặc
quản lý kho; ưu tiên ứng viên từng làm việc tại trường học, bệnh viện, tổ chức giáo dục hoặc doanh nghiệp có quy mô lớn.
Kiến thức chuyên môn: Hiểu biết về quy trình mua sắm, khảo sát và so sánh báo giá, đánh giá nhà cung cấp, quản lý tài sản và hồ sơ bàn giao, kiểm kê.
Kỹ năng: Thành thạo Excel và các công cụ văn phòng; có khả năng tổng hợp dữ liệu, lập bảng so sánh chi phí, quản lý hồ sơ và theo dõi tiến độ công việc.
Kỹ năng đàm phán: Có khả năng trao đổi, thương lượng với nhà cung cấp về giá, chất lượng, thời gian giao hàng, bảo hành và điều kiện thanh toán.
Phẩm chất: Trung thực, cẩn thận, có trách nhiệm, chủ động, có tư duy tối ưu chi phí và tinh thần phục vụ các đơn vị nội bộ.
Có khả năng phối hợp với nhiều đơn vị, xử lý nhiều đầu việc đồng thời và đáp ứng tiến độ công việc.