Chuyên Viên Thu Mua (Bình Chánh - HCM)

1. Mua sắm MMTB, xe cơ giới cho SGX và các công ty con
-Khi nhận được thông tin hoặc phiếu yêu cầu mua sắm.
-Kiểm tra nội dung, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, đầy đủ chữ ký được phê duyệt, phiếu yêu cầu đã cung cấp đầy đủ chiết tiết MMTB chưa.
-Liên hệ trao đổi trực tiếp với phòng kỹ thuật vận hành đánh giá lại 1 lần nữa về MMTB cần mua về thông số, kích thước....
-Liên hệ trao đổi với bộ phận sử dụng thêm thông tin, cách thức vận hành, cấu tạo để có tiền đề tìm kiếm NCC cho chính xác.
-Liên hệ các NCC gửi yêu cầu, thông tin cơ bản về MMTB cần mua để NCC gửi báo giá, thông số, thiết bị phù hợp.
-Liên hệ, tìm kiếm, tổ chức các chuyến tham quan, khảo sát để đánh giá về MMTB đã phù hợp, tối ưu.
-Sau khi có đủ thông số, thiết bị theo yêu cầu gửi phòng kỹ thuật vận hành xác nhận lại xem đúng mã hàng, thông số chính xác theo yêu cầu hay chưa.
-Tiến hành đàm phán giá, tối thiểu phải từ 3 NCC trở lên để tìm kiếm giá tốt nhất, hậu mãi tốt nhất, uy tín, pháp lý rõ ràng.
-Trình các giá sau khi đàm phán lên cho Trưởng BP thu mua và tham mưu để chọn NCC.
-Sau khi được Trưởng BP thu mua phê duyệt tiến hành úp giá lên ERP về các phần báo giá NCC
-Được phê duyệt tiến hành bước tiếp theo nhập lên phần mềm ERP về lập duyệt giá để cho Phòng Tài chính tiến hành thẩm định, kiểm tra và phê duyệt.
-Tiến hành soạn, thương thảo hợp đồng, điều khoản hợp lệ, pháp lý chặt chẽ, theo hướng công bằng, khách quan, tránh tối đa bất lợi về phía công ty và trình Bộ phận Pháp chế rà sóat, phê duyệt.
-Trình ký Hợp đồng, trình các bộ phận liên quan theo qui định công ty.
-Tiến hành nhận đủ hồ sơ tạm ứng theo điều khoản hợp đồng (nếu có), gửi bộ phận kế toán làm thủ tục tạm ứng, thanh toán.
-Triển khai kế hoạch và giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng
-Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết với nhà thầu để lên kế hoạch theo dõi thiến độ thực hiện hợp đồng của các nhà thầu, nhà cung ứng đảm bảo đầy đủ kịp thời để không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của nhà máy, kiểm tra chi tiết chất lượng vật tư mà nhà thầu, nhà cung ứng sử dụng trong quá trình thực hiện đảm bảo chất lượng đúng như yêu cầu
-Trực tiếp, liên tục theo sát các nhà thầu, nhà cung ứng trong việc thực hiện các hợp đồng từ khi có hiệu lực tới khi hợp đồng kết thúc
- Phối hợp phòng kỹ thuật vận hành với các BP để tiến hành thủ tục nghiệm thu từng giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành cấu kiện đối với các dây chuyền MMTB như các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng (nếu có), gửi bộ phận kế toán làm thủ tục tạm ứng, thanh toán.
-Thông báo ngày hàng về với phòng kỹ thuật vận hành, bộ phận sử dụng, các bộ phận liên quan để tiến hành chuẩn bị mặt bằng, điện, nước....
-Phối hợp với bộ phận sử dụng cùng trực tiếp nhận hàng và giao tới vị trí mong muốn.
- Giám sát việc thực hiện giao MMTB, lắp đặt của nhà thầu tại nhà máy, tham mưu phương án điều chỉnh, thay đổi nếu cần thiết.
-Tiến hành mời các bộ phận liên quan tiến hành đánh giá chạy nghiệm thu.
-Nếu đạt theo yêu cầu của bộ phận sử dụng tiến hành ký biên bản hoàn thành đưa vào sử dụng, còn chưa đạt yêu cầu thì phản hồi để NCC tiến hành điều chỉnh đến khi hoàn thành đưa vào sử dụng.
-Yêu cầu NCC cung cấp đầy đủ hồ sơ để tiến hành gửi bộ phận kế toán (thu mua) làm hồ sơ thanh toán.
- Quản lý, lưu trữ từng bộ hồ sơ đã hoàn thành.
- Phối hợp bộ phận kế toán theo dõi công nợ khách hàng, đảm bảo việc thanh toán thực hiện nghiêm túc, đúng cam kết
- Phối hợp, đôn đốc bộ phận sử dụng sau khi bàn giao MMTB về bảo trì bảo dưỡng MMTB để thời gian sử dụng lâu bền, tránh hư hao, hòng hóc.
2. Sửa chữa MMTB cho công ty và các công ty con
-Khi nhận được thông tin hoặc phiếu yêu cầu sửa chữa từ phòng kỹ thuật vận hành
-Kiểm tra nội dung yêu cầu sửa chữa, bộ phận yêu cầu đầy đủ chữ ký được phê duyệt, phiếu yêu cầu đã mô tả chi tiết hư hỏng đầy đủ chưa
-Trực tiếp xuống bộ phận nơi yêu cầu sửa chữa khảo sát, đánh giá hư hỏng
-Liên hệ trao đổi với bộ phận kỹ thuật thêm thông tin, hư hỏng để tư vấn và đề xuất phương án sửa chữa cải tiến hoặc mua mới nhằm tối ưu hoá chi phí cho công ty
-Liên hệ các NCC gửi yêu cầu, thông tin cơ bản để NCC nắm thông tin và mời vào khảo sát chi tiết hư hỏng.
-Sau khi các NCC vào khảo sát và đưa ra nguyên nhân hư hỏng, thiết bị cần thay, sửa chữa thì gửi lại thông tin cho bộ phận kỹ thuật xem xét tính khả thi, đúng đắn.
-Tiến hành thu thập giá tối thiểu 3 NCC trờ lên, đàm phán giá và đánh giá về việc sửa chữa và mua thay mới có chênh lệch nhiều không, bảo hành như thế nào.
- Trình các giá sau khi đàm phán lên cho Trưởng BP thu mua và tham mưu để chọn NCC
- Được phê duyệt tiến hành bước tiếp theo nhập lên phần mềm ERP về lập duyệt giá để cho Phòng tài chính tiến hành thẩm định, kiểm tra và phê duyệt.
- Đối với sửa chữa giá trị thấp hoàn thành đưa vào sử dụng thì thanh toán, còn đối với sửa chữa có giá trị cao tiến hành soạn, thương thảo hợp đồng, điều khoản hợp lệ, pháp lý chặt chẽ, theo hướng công bằng, khách quan, tránh tối đa bất lợi về phía công ty và trình Bộ phận Pháp chế rà soát, phê duyệt.
-Trình ký Hợp đồng, trình các bộ phận liên quan theo qui định công ty.
-Tiến hành nhận đủ hồ sơ tạm ứng theo điều khoản hợp đồng (nếu có), gửi bộ phận kế toán (thu mua) làm thủ tục tạm ứng, thanh toán
-Triển khai kế hoạch và giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng
-Theo dõi thiến độ thực hiện việc sửa chữa của các nhà thầu, nhà cung ứng đảm bảo đầy đủ kịp thời để không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của nhà máy, kiểm tra chi tiết chất lượng vật tư mà nhà thầu, nhà cung ứng sử dụng trong quá trình thực hiện đảm bảo chất lượng đúng như yêu cầu
- Trực tiếp, liên tục theo sát các nhà thầu, nhà cung ứng trong việc thực hiện các hợp đồng từ khi có hiệu lực tới khi hợp đồng kết thúc
- Phối hợp phòng kỹ thuật vận hành với các BP để tiến hành thủ tục nghiệm thu từng giai đoạn dây chuyền MMTB như các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng (nếu có), gửi bộ phận kế toán (thu mua) làm thủ tục tạm ứng tiếp theo
- Thông báo ngày hàng về với phòng kỹ thuật vận hành, bộ phận sử dụng, các bộ phận liên quan
- Phối hợp với bộ phận sử dụng cùng trực tiếp nhận hàng và giao tới vị trí mong muốn.
- Giám sát lắp đặt của nhà thầu tại nhà máy sau khi sửa chữa, tham mưu phương án điều chỉnh, thay đổi nếu cần thiết.
-Tiến hành mời các bộ phận liên quan tiến hành đánh giá chạy nghiệm.
-Nếu đạt theo yêu cầu của bộ phận sử dụng tiến hành trình ký hoàn thành sửa chữa và nhập phần mềm ERP để lưu thông tin, còn chưa đạt yêu cầu thì phản hồi để NCC tiến hành điều chỉnh đến khi hoàn thành đưa vào sử dụng.
-Yêu cầu NCC cung cấp đầy đủ hồ sơ để tiến hành gửi bộ phận kế toán (thu mua) làm hồ sơ thanh toán.
-Quản lý, lưu trữ từng bộ hồ sơ đã hoàn thành
- Phối hợp bộ phận kế toán theo dõi công nợ khách hàng, đảm bảo việc thanh toán thực hiện nghiêm túc, đúng cam kết
- Phối hợp, đôn đốc bộ phận sử dụng sau khi bàn giao MMTB về bảo trì bảo dưỡng MMTB để thời gian sử dụng lâu bền, tránh hư hao, hỏng hóc
3. Sửa chữa xe cơ giới cho công ty SGX và các công ty con
-Khi nhận được thông tin hoặc phiếu yêu cầu sửa chữa từ phòng kỹ thuật vận hành
-Kiểm tra nội dung yêu cầu sửa chữa, bộ phận yêu cầu đầy đủ chữ ký được phê duyệt, phiếu yêu cầu đã mô tả chi tiết hư hỏng đầy đủ chưa
-Trực tiếp xuống khảo sát xe, đánh giá hư hỏng
-Liên hệ trao đổi với bộ phận kỹ thuật thêm thông tin, hư hỏng để tư vấn và đề xuất phương án sửa chữa.
-Liên hệ các NCC gửi yêu cầu, thông tin cơ bản để NCC nắm thông tin và mời vào khảo sát chi tiết xe hư hỏng.
-Sau khi các NCC vào khảo sát và đưa ra nguyên nhân hư hỏng, thiết bị cần thay, sửa chữa thì gửi lại thông tin cho bộ phận kỹ thuật xem xét tính khả thi, đúng đắn.
-Tiến hành thu thập giá các nhà cung cấp, đàm phán giá và đánh giá về việc sửa chữa và mua thay mới có chênh lệch nhiều không, bảo hành như thế nào.
- Trình các giá sau khi đàm phán lên cho Trưởng BP thu mua và tham mưu để chọn NCC
- Gửi mail thông tin xe hư hỏng, báo giá cho phòng tài chính kế toán duyệt chọn nhà cung cấp
-Sau khi phòng tài chính duyệt chọn nhà cung cấp tiến hành báo nhà cung cấp vào sửa chữa.
-Tiến hành nhận đủ hồ sơ tạm ứng theo điều khoản báo giá (nếu có), gửi bộ phận kế toán (thu mua) làm thủ tục tạm ứng, thanh toán
-Triển khai kế hoạch và giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình thực hiện
-Theo dõi thiến độ thực hiện việc sửa chữa của các nhà thầu, nhà cung ứng đảm bảo đầy đủ kịp thời để không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của nhà máy, kiểm tra chi tiết chất lượng vật tư mà nhà thầu, nhà cung ứng sử dụng trong quá trình thực hiện đảm bảo chất lượng đúng như yêu cầu.
- Xe sau khi sửa xong phối hợp với các BP để tiến hành thủ tục nghiệm thu
-Nếu đạt theo yêu cầu của bộ phận sử dụng tiến hành trình ký hoàn thành sửa chữa và nhập phần mềm ERP để lưu thông tin, còn chưa đạt yêu cầu thì phản hồi để NCC tiến hành điều chỉnh đến khi hoàn thành đưa vào sử dụng.
-Yêu cầu NCC cung cấp đầy đủ hồ sơ để tiến hành gửi bộ phận kế toán (thu mua) làm hồ sơ thanh toán.
-Quản lý, lưu trữ từng bộ hồ sơ đã hoàn thành
- Phối hợp bộ phận kế toán theo dõi công nợ khách hàng, đảm bảo việc thanh toán thực hiện nghiêm túc, đúng cam kết
4. Hoàn thành các công việc khác khi cấp trên yêu cầu