CHUYÊN VIÊN THU MUA (FMCG/CVS)

Mô tả Công việc
1. Quản lý và phát triển nhà cung cấp FMCG/CVS
• Tìm kiếm, đánh giá và phát triển nhà cung cấp/nhà phân phối/nhà sản xuất/đối tác nhập khẩu phù hợp với định hướng ngành hàng của Si Mer.
• Xây dựng và cập nhật danh sách nhà cung cấp theo từng nhóm hàng: đồ uống, bánh kẹo, thực phẩm đóng gói, sữa, hàng tiêu dùng cá nhân, gia dụng, hàng đông/lạnh/mát và các nhóm hàng bán lẻ liên quan.
• Đánh giá năng lực nhà cung cấp về giá, chất lượng, năng lực giao hàng, vùng phủ, dịch vụ hậu mãi, hồ sơ pháp lý và khả năng đồng hành khi hệ thống mở rộng.
• Duy trì quan hệ hợp tác với nhà cung cấp chiến lược, đồng thời phát triển nguồn thay thế nhằm giảm rủi ro phụ thuộc nguồn cung.
2. Phát triển danh mục hàng hóa và SKU bán lẻ
• Phối hợp với bộ phận Vận hành, Kinh doanh/Category, Kho vận và các bộ phận liên quan để đề xuất danh mục hàng hóa phù hợp với mô hình CVS và nhu cầu khách hàng.
• Thu thập báo giá, mẫu sản phẩm, thông tin barcode, quy cách đóng gói, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản và hồ sơ pháp lý trước khi đề xuất đưa hàng vào hệ thống.
• Theo dõi vòng đời SKU, tình hình bán hàng, hàng chậm luân chuyển, hàng mới thử nghiệm và đề xuất điều chỉnh danh mục nhằm tối ưu hiệu quả kinh doanh.
• Phối hợp cập nhật dữ liệu master hàng hóa: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, quy cách, nhà cung cấp, giá mua, thuế, MOQ, lead time và điều kiện giao hàng.
3. Đàm phán giá và điều khoản thương mại
• Tham gia đàm phán giá mua, chiết khấu, rebate, công nợ, MOQ, lead time, điều kiện giao nhận, đổi trả, hỗ trợ trưng bày/khuyến mãi và các điều khoản thương mại khác.
• So sánh giá mua giữa các nhà cung cấp, theo dõi biến động giá thị trường và đề xuất phương án tối ưu chi phí/margin cho từng nhóm hàng.
• Kiểm soát việc cập nhật bảng giá, thời hạn hiệu lực giá, điều kiện áp dụng chương trình khuyến mãi và các thỏa thuận thương mại đã thống nhất.
• Đề xuất cơ hội saving cost, cải thiện điều khoản thanh toán và tối ưu tổng chi phí mua hàng.
4. Thực hiện mua hàng và theo dõi cung ứng
• Thực hiện quy trình mua hàng theo quy định nội bộ: đề xuất mua hàng, báo giá, so sánh, trình duyệt, tạo PO/hợp đồng và theo dõi xác nhận đơn hàng.
• Phối hợp với Kho vận, Kế hoạch hàng hóa và Cửa hàng để theo dõi lịch giao hàng về kho trung tâm hoặc giao trực tiếp cửa hàng theo mô hình vận hành được duyệt.
• Theo dõi các chỉ số cung ứng như tỷ lệ giao đủ, giao đúng hạn, lead time, tồn kho, nguy cơ thiếu hàng/OOS và hàng cận date để kịp thời đề xuất xử lý.
• Xử lý phát sinh trong quá trình giao nhận: thiếu hàng, sai hàng, lỗi chất lượng, chênh lệch chứng từ, đổi trả, thu hồi hàng và các vấn đề vận hành với nhà cung cấp.
5. Quản lý hồ sơ pháp lý, chất lượng và tuân thủ
• Thu thập, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp, hợp đồng, báo giá, phụ lục thương mại, chứng từ mua hàng và các tài liệu liên quan theo quy định của Công ty.
• Phối hợp kiểm tra hồ sơ pháp lý sản phẩm FMCG như công bố/kiểm nghiệm/chứng nhận liên quan, thông tin nhãn hàng hóa, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, nguồn gốc xuất xứ và hóa đơn chứng từ.
• Phối hợp với QA/QC, Kho vận và Vận hành trong việc xử lý sản phẩm lỗi, hàng không đạt chất lượng, hàng cận hạn, hàng thu hồi hoặc khi có yêu cầu truy xuất nguồn gốc.
• Đảm bảo hoạt động mua hàng tuân thủ quy trình nội bộ, quy định pháp luật liên quan và nguyên tắc minh bạch trong lựa chọn nhà cung cấp.
6. Báo cáo, phân tích dữ liệu và cải tiến quy trình
• Lập báo cáo định kỳ về giá mua, tình hình nhà cung cấp, tiến độ PO, saving cost, biến động giá, tình trạng giao hàng và các vấn đề cung ứng.
• Phân tích dữ liệu bán hàng/tồn kho/mua hàng để hỗ trợ quyết định về đặt hàng, điều chỉnh danh mục, tối ưu nguồn cung và kiểm soát chi phí.
• Chủ động đề xuất cải tiến quy trình mua hàng, chuẩn hóa dữ liệu, rút ngắn thời gian xử lý PO và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa Thu mua - Kho vận - Vận hành - Kế toán.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng nhóm Thu mua, Trưởng/Phó Phòng Thu mua và định hướng vận hành của Công ty.
7. Chỉ tiêu đánh giá chính/KPI tham khảo
• Mức độ hoàn thành kế hoạch mua hàng, tỷ lệ giao hàng đúng hạn/đủ số lượng và mức độ đáp ứng nguồn cung cho hệ thống cửa hàng.
• Hiệu quả đàm phán giá, saving cost, cải thiện điều khoản thương mại và kiểm soát biến động giá mua.
• Tỷ lệ hoàn thiện hồ sơ nhà cung cấp/hồ sơ pháp lý sản phẩm và mức độ chính xác dữ liệu hàng hóa/giá mua.
• Hiệu suất xử lý PO, tốc độ xử lý phát sinh, chất lượng phối hợp nội bộ và mức độ tuân thủ quy trình mua hàng.