Chuyên Viên Vận Hành Xuất Khẩu

1. Quản lý Hợp đồng và Đơn hàng:
Soạn thảo Hợp đồng mua vào & bán ra, Đơn đặt hàng, đảm bảo tính hợp lệ, đầy đủ của các điều khoản (giá cả, điều kiện giao hàng Incoterms, điều kiện thanh toán...)
2. Theo dõi Tiến độ Hàng hóa:
Theo dõi sát sao tiến độ sản xuất, đóng gói hàng hóa của nhà cung cấp để đảm bảo hàng sẵn sàng đúng theo lịch hẹn.
Cập nhật liên tục tình trạng đơn hàng cho khách hàng và các bộ phận liên quan
3. Quản lý Chứng từ và Hóa đơn:
Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu (Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Certificate of Origin (C/O), và các giấy tờ chuyên ngành khác nếu có).
Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán để: Theo dõi và xử lý Hóa đơn đầu vào (chi phí logistics, vận tải, phí dịch vụ...); Phát hành Hóa đơn đầu ra (hóa đơn thương mại, hóa đơn VAT) cho khách hàng.
4. Điều phối Logistics và Thông quan:
Chuẩn bị hồ sơ, dữ liệu để lên Tờ khai hải quan (sử dụng phần mềm VNACCS/VCIS).
Chủ động theo dõi quá trình thông quan hàng hóa, làm việc với các bên dịch vụ (forwarder) hoặc hải quan (nếu cần) để xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng, đúng luật.
Gửi chi tiết lô hàng (shipping advice/pre-alert) cho khách hàng sau khi hàng đã lên tàu/máy bay.
5. Báo cáo và Lưu trữ:
Lập báo cáo định kỳ về tình trạng các lô hàng, chi phí logistics và các vấn đề phát sinh.
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ của từng lô hàng một cách khoa học, đầy đủ theo quy định của công ty và pháp luật.