Điều Hành Tour Du Lịch (Phòng Inbound)

I. Điều hành & triển khai tour
Tiếp nhận thông tin booking và chương trình tour từ bộ phận Sales; rà soát tính hợp lý, khả thi của chương trình.
Lập kế hoạch điều hành và triển khai dịch vụ theo đúng timeline vận hành.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tour: booking sheet, service voucher, danh sách khách, thông tin HDV, điều xe, vé dịch vụ và các tài liệu liên quan.
Bàn giao hồ sơ cho Hướng dẫn viên/đơn vị vận hành đúng thời hạn.
Theo dõi sát quá trình tour diễn ra; chủ động xử lý các tình huống phát sinh nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.
Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Sales, Hướng dẫn viên và nhà cung cấp trong suốt quá trình vận hành tour.
Kiểm soát chất lượng dịch vụ trước, trong và sau tour.
II. Đặt dịch vụ & làm việc với nhà cung cấp
Đặt và xác nhận các dịch vụ phục vụ tour: khách sạn, du thuyền, xe vận chuyển, nhà hàng, vé tham quan, vé máy bay, land tour và các dịch vụ liên quan.
Theo dõi tiến độ xác nhận dịch vụ, đảm bảo không xảy ra thiếu sót hoặc chồng chéo booking.
Làm việc, đàm phán với nhà cung cấp về giá, chính sách hợp tác và điều khoản thanh toán.
Kiểm tra tính hợp lý giữa giá mua dịch vụ và giá bán nhằm đảm bảo hiệu quả vận hành.
Xây dựng, cập nhật và quản lý hệ thống dữ liệu nhà cung cấp.
Duy trì mối quan hệ tốt với đối tác nhằm đảm bảo tính ổn định và ưu tiên dịch vụ.
III. Product & phát triển sản phẩm Inbound
Khảo sát, tìm kiếm và phát triển hệ thống nhà cung cấp phục vụ thị trường khách Inbound.
Xây dựng và duy trì mạng lưới đối tác cung cấp dịch vụ cho Travel Agency: khách sạn, resort, du thuyền, vận chuyển, nhà hàng, điểm tham quan, trải nghiệm địa phương, visa, vé máy bay, land tour, v.v...
Đàm phán giá FIT/GIT, allotment và các chính sách hợp tác nhằm tối ưu giá và chất lượng dịch vụ.
Cập nhật, quản lý và tối ưu database sản phẩm - dịch vụ của công ty.
Phối hợp với Sales nghiên cứu và đề xuất sản phẩm mới, tuyến điểm mới phù hợp với nhu cầu khách quốc tế.
Đánh giá chất lượng nhà cung cấp định kỳ; đề xuất thay đổi hoặc tối ưu dịch vụ khi cần thiết.
Tham gia khảo sát dịch vụ thực tế (site inspection/famtrip) nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm.
Hỗ trợ xây dựng costing, rate sheet và cập nhật thông tin sản phẩm nội bộ.
IV. Báo cáo & tổng hợp
Cập nhật chi phí tour, bảng thanh toán dịch vụ và phối hợp với bộ phận Kế toán trong việc đối soát công nợ.
Theo dõi doanh thu, chi phí và hiệu quả vận hành tour theo phân công.
Tổng hợp phản hồi khách hàng sau tour; đề xuất phương án cải thiện chất lượng dịch vụ.
Thực hiện báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của quản lý.
Quản lý và mở rộng danh sách Hướng dẫn viên cộng tác.
V. Công việc khác
Hỗ trợ đào tạo sản phẩm và quy trình nội bộ khi cần.
Tham gia các chương trình khảo sát tuyến điểm, đối tác theo kế hoạch công ty.
Phối hợp hỗ trợ các bộ phận liên quan trong các giai đoạn cao điểm vận hành.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng bộ phận/Ban lãnh đạo.