Event Executive

1. Tiếp nhận và lập kế hoạch dự án

• Tiếp nhận đầy đủ hồ sơ bàn giao từ Account Executive.
• Kiểm tra BOM và làm rõ toàn bộ yêu cầu triển khai của dự án.
• Xây dựng kế hoạch thực hiện, timeline tổng và hệ thống checklist.
• Phân bổ đầu việc và xác định trách nhiệm của từng bộ phận liên quan.
• Lập kế hoạch nhân sự, sản xuất, thi công, vận chuyển và tháo dỡ.

2. Quản lý nhà cung cấp và triển khai sản xuất

• Chủ động tìm kiếm, lựa chọn, thương lượng và điều phối nhà cung cấp (Vendor).
• Kiểm soát chất lượng sản xuất và tiến độ thực hiện của từng hạng mục.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo các hạng mục được triển khai đúng kế hoạch và tiêu chuẩn chất lượng.

3. Điều phối và vận hành hiện trường

• Khảo sát, kiểm tra mặt bằng và dự báo các rủi ro có thể phát sinh.
• Điều phối nhân sự, nhà cung cấp và các bộ phận tại hiện trường.
• Kiểm soát toàn bộ checklist trước, trong và sau chương trình.
• Chủ động xử lý các vấn đề phát sinh nhằm đảm bảo chương trình diễn ra an toàn và hiệu quả.
• Phối hợp với đội ngũ Media để ghi nhận hình ảnh, video và các tư liệu của chương trình.
• Tổng hợp và bàn giao hình ảnh, video cho phòng Marketing phục vụ hoạt động truyền thông, quảng bá thương hiệu và xây dựng hồ sơ năng lực công ty.

4. Nghiệm thu và quản lý chi phí dự án

• Tổng hợp phát sinh về khối lượng, chi phí và đề xuất phương án xử lý.
• Thực hiện nghiệm thu với khách hàng, nhà cung cấp và các đơn vị liên quan.
• Đối chiếu BOM, khối lượng thực tế và chốt chi phí triển khai dự án.
• Hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu, chứng từ và bàn giao cho bộ phận Kế toán theo quy định.

5. Đánh giá và cải tiến

• Đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp sau mỗi chương trình.
• Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình vận hành và tối ưu chi phí cho các dự án tiếp theo.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp.

6. Báo cáo

• Cập nhật và báo cáo tình hình chất lượng nhà cung cấp tiến độ dự án định kỳ.