Mô tả Công việc
1. Tổng quan
Nhân viên Sự kiện hỗ trợ nhà trường trong việc lập kế hoạch, tổ chức và triển khai các sự kiện, hoạt động dành cho học sinh và các công việc hành chính hàng ngày. Vị trí này đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, truyền đạt thông tin kịp thời tới các bên liên quan, đồng thời đảm bảo các hoạt động của nhà trường được thực hiện một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, vị trí này còn góp phần tạo ra môi trường học tập và làm việc gọn gàng, thân thiện thông qua việc hỗ trợ hành chính liên tục và phối hợp các công tác hậu cần khi cần thiết.
2. Key Responsibilities
Lập kế hoạch và chuẩn bị sự kiện:
Tham gia lên ý tưởng, lập timeline, checklist công việc cho các sự kiện của Hệ thống Blue Ridge International School (Mầm non, Tiểu học, Trung học cơ sở) như Trung Thu, Halloween, Tết, camping, cuộc thi, lễ tổng kết, tốt nghiệp, v.v. dưới sự dưới dẫn của event leader.
Theo dõi và tuân thủ việc sử dụng ngân sách đã được duyệt cho từng sự kiện
Điều phối và triển khai:
Phối hợp với các phòng ban (Academic, Operations, Marketing,
Purchasing) để đảm bảo tất cả các công việc chuẩn bị được thực hiện đúng tiến độ.
Theo dõi và follow-up với các phòng ban khác để chuẩn bị các hậu cần: setup không gian, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, trang trí, đạo cụ, banner, backdrop, v.v.
Quản lý nhà cung cấp và đối tác:
Làm việc với vendor bên ngoài (catering, in ấn, trang thiết bị, dịch vụ kỹ thuật) theo yêu cầu sự kiện.
Truyền thông và quảng bá sự kiện:
Hỗ trợ chuẩn bị poster, thông báo, email, hoặc bài đăng trên website/social media của trường.
Tham gia truyền thông nội bộ để học sinh, giáo viên và phụ huynh biết về sự kiện.
Hỗ trợ vận hành ngày diễn ra sự kiện:
Đảm bảo tất cả thiết bị, vật dụng, và nhân sự đúng vị trí.
Theo sát tiến độ chương trình, hỗ trợ MC, khách mời, giáo viên và học sinh khi cần.
Xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Báo cáo và đánh giá:
Tổng hợp feedback từ học sinh, phụ huynh, giáo viên.
Lập báo cáo sau sự kiện: chi phí, hiệu quả, đề xuất cải tiến cho sự kiện tiếp theo.
Lưu trữ tài liệu, hình ảnh, video sự kiện để sử dụng cho báo cáo hoặc truyền thông sau này.
Các công việc hành chính khác
Hỗ trợ công tác văn phòng: chuẩn bị biểu mẫu, in ấn, scan, sắp xếp hồ sơ tài liệu.
Theo dõi và
quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng.
Hỗ trợ soạn thảo thông báo, memo hoặc các tài liệu nội bộ đơn giản.
Hỗ trợ trang trí, set up cho các event của Trường.