Tóm tắt vị trí
Hỗ trợ Phòng Hành chính trong công tác tổ chức sự kiện nội bộ (YEP 2026, Tết Nguyên Đán, Hội nghị tổng kết, các hoạt động nội bộ khác...) và các công việc hành chính văn phòng hằng ngày, góp phần đảm bảo hoạt động của Công ty vận hành thông suốt; đồng thời học hỏi, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ trong môi trường doanh nghiệp hàng không.
1. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Công tác sự kiện (≈ 45%):
Hỗ trợ xây dựng kế hoạch, dự toán và kịch bản cho các sự kiện nội bộ.
Liên hệ, thu thập báo giá và theo dõi nhà cung cấp (địa điểm, trang trí, quà tặng, âm thanh - ánh sáng, truyền thông...) theo hướng dẫn của cán bộ phụ trách.
Lập danh sách tham dự, gửi thông báo/thư mời, tổng hợp đăng ký và theo dõi xác nhận tham gia.
Chuẩn bị tài liệu, vật dụng, quà tặng; hỗ trợ bố trí, đón tiếp và điều phối trực tiếp tại sự kiện.
Tổng hợp hình ảnh, nội dung, số liệu sau sự kiện; hỗ trợ lập báo cáo tổng kết, hồ sơ thanh quyết toán.
Công tác hành chính chung (≈ 40%):
Hỗ trợ soạn thảo, định dạng, in ấn và lưu trữ văn bản hành chính (công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, biên bản...) theo thể thức của Công ty.
Tiếp nhận, phân loại, theo dõi và lưu trữ công văn, hồ sơ, tài liệu đến/đi; cập nhật sổ theo dõi.
Hỗ trợ theo dõi văn phòng phẩm, trang thiết bị, tài sản và công việc
quản lý văn phòng; phối hợp liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ.
Hỗ trợ theo dõi hồ sơ đề nghị thanh toán, tạm ứng, quyết toán; nhập liệu và cập nhật các bảng theo dõi (Excel).
Hỗ trợ đón tiếp khách, chuẩn bị phòng họp, đặt lịch họp, ghi biên bản họp khi được phân công; hỗ trợ thủ tục công tác (đặt vé, lưu trú, hồ sơ chuyến công tác) và công tác hành chính liên quan đến Đoàn Tiếp viên khi cần.
Công việc khác (≈ 15%): Tham gia hỗ trợ các dự án, chương trình của Phòng Hành chính và thực hiện các nhiệm vụ khác do quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Ban phân công.
2. YÊU CẦU ỨNG VIÊN
Trình độ: Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành Hàng không, Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Truyền thông, Du lịch - Khách sạn, Tổ chức sự kiện hoặc ngành liên quan. Chứng chỉ bắt buộc theo pháp luật/ngành: Không.
Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm; ưu tiên ứng viên đã tham gia tổ chức sự kiện, câu lạc bộ, hoạt động Đoàn - Hội tại trường.
Ngoại ngữ:
Tiếng Anh giao tiếp và đọc hiểu cơ bản.
Tin học: Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint); ưu tiên có kỹ năng thiết kế cơ bản (Canva), xử lý hình ảnh, video đơn giản.
Kỹ năng & Phẩm chất:
Năng lực lõi (mức yêu cầu: cơ bản): Tinh thần trách nhiệm, trung thực, cẩn thận; khả năng làm việc nhóm tốt; chủ động học hỏi, tiếp thu hướng dẫn.
Năng lực chuyên môn (mức yêu cầu: cơ bản): Kỹ năng giao tiếp và viết tốt, soạn thảo văn bản, lập kế hoạch và tổ chức công việc. Có khả năng xử lý nhiều việc cùng lúc, chịu được áp lực khi chuẩn bị sự kiện. Tin học văn phòng và quản lý hồ sơ, dữ liệu.
3. THỜI GIAN & ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC
Địa điểm làm việc: Trụ sở văn phòng công ty - 172 Ngọc Khánh, Phường Giảng Võ, Quận Ba Đình, Hà Nội.
Hình thức làm việc: Toàn thời gian.
4. CÁCH THỨC ỨNG TUYỂN
Nộp hồ sơ ứng tuyển trực tiếp qua Cổng tuyển dụng chính thức của Vietravel Airlines: Ứng tuyển vị trí Thực tập sinh Hành chính (HAN)